Uttalelse
Sykehuset X HF utlyste 28. august 2014 to stillinger som turnuslege med arbeidssted ved Y sykehus. På grunn av omstilling ved sykehuset var stillingene begrenset til medisinsk tjeneste, og varigheten av tjenesteforholdet var seks måneder. I utlysningen ble det stilt krav om at søkerne hadde norsk autorisasjon eller turnuslisens, og at de behersket norsk muntlig og skriftlig. I tillegg ble det listet følgende personlige egenskaper: selvstendig, lærevillig, positiv og engasjert.
A var søker til stilling. Hun ble ikke innkalt til intervju og ikke innstilt. A er utdannet cand. med. i Z i 2003. Etter endt utdannelse jobbet hun tre år som henholdsvis turnuslege, legevaktslege og assistentlege i Æ. I perioden 2007–2011 jobbet hun som hjelpepleier og pleieassistent i Norge. Etter at hun fikk norsk autorisasjon som lege i 2013 jobbet hun først som lege i hospitering og deretter som lege i spesialisering (LIS). I perioden mai til august 2014 var hun tilsatt som turnuslege ved et annet sykehus i Norge.
Den ene av de to som ble tilsatt var ferdig utdannet i januar 2014. Ut over praksistjeneste under studiet hadde vedkommende ca. ½ års praksis som LIS-vikar. Den andre som ble tilsatt var ferdig utdannet i juni 2013, hadde noe relevant erfaring under studiet og et drøyt års legeerfaring etter endt utdannelse.
Klagen til ombudsmannen og undersøkelsene herfra
B klaget 8. september 2014 til ombudsmannen på vegne av A. A mente seg forbigått ved tilsettingen.
Etter at ombudsmannen hadde innhentet foretakets saksdokumenter, sendte Sykehuset X HF tilleggsinformasjon i brev 18. november 2014. I brevet gjengis foretakets vurdering av de to kandidatene som ble tilsatt. Ombudsmannen besluttet å undersøke saken nærmere. I brev 27. november 2014 ble sykehuset bedt om å oversende de originale nedtegningene av foretakets vurderinger av de to kandidatene, samt eventuelle nedtegninger av referanseopplysninger og opplysninger/vurderinger fra avholdte intervjuer. Dersom slike opplysninger ikke var nedtegnet, ble det bedt om en begrunnelse for det. Videre ble sykehuset bedt om å redegjøre for sin sammenlignende kvalifikasjonsvurdering av A opp mot de to kandidatene som fikk turnuslegestillingene.
I brev 22. desember 2014 redegjorde sykehuset for bakgrunnen for ansettelsesbehovet. Det er blant annet opplyst at vikarbehovet, som følge av omstillingsprosessen, ikke var klart før i august 2014. Det var derfor kort tid fra stillingene ble lyst ut til de måtte være besatt. Om tilsettingsprosessen skriver sykehuset følgende:
«Det var to (leder og rådgiver) som gjennomførte ansettelsesprosessen. I perioder var den ene sykemeldt. Den ene leste søknader og den andre tok i mot telefoner fra søkere. Det var ca 80 søkere og det kom svært mange telefonhenvendelser. I samme tidsrom pågikk gjennomføring av vedtak i omstillingsplanen for X. Etter det vi vurderer som en grundig vurdering av søknader og telefonhenvendelser gjennomførte vi referansesjekk og intervju. Etter gjennomgang av søkermassen, intervju og referansesjekk, gjorde vi etter beste evne en innstilling, slik oversendt HR.»
Om dokumentasjon og skriftlighet skriver sykehuset:
«Sivilombudsmannen etterlyser originale nedtegninger av innstilling og referansesjekk. En oppsummering av disse ble oversendt i brev av 18. november etter avskrift fra notatblokk/innstilling fra leder. Det som er dokumentert i prosessen er således knyttet til korte notater fra telefonsamtaler med kandidater, notater fra intervjuer med de om ble kalt inn og referansesjekk av de kandidatene som var til intervju.
Det er ikke satt sammen en ytterligere sammenlignende dokumentasjon av de som ble innstilt opp mot de som ikke kom med videre i prosessen.
Det ble således ikke hentet referanser eller avholdt intervju med A. For hennes finnes ingen ytterligere dokumentasjon enn søknaden.»
B etterlyste i brev 23. januar 2015 en nærmere redegjørelse for hvordan kvalifikasjonsprinsippet var ivaretatt i ansettelsesprosessen. Han hadde også merknader til sykehusets manglende dokumentasjon, og det ble uttrykt usikkerhet om det var de best kvalifiserte søkerne som ble ansatt. Sykehuset hadde ikke ytterligere merknader til saken.
Ombudsmannens syn på saken
1. Skriftlighet i saksbehandlingen
Utgangspunktet er at hovedpunktene i tilsettingsprosessen bør nedtegnes skriftlig. Kravet er et utslag av det grunnleggende, ulovfestede prinsippet om at all offentlig forvaltning skal være saklig begrunnet, og at saksbehandlingen skal være forsvarlig. Det vises til ombudsmannens tidligere uttalelser om dette, blant annet i sak inntatt i årsmeldingen for 2008 side 96 (somb-2008-22), der det heter:
«Når forvaltningen ikke utarbeider skriftlig begrunnelse til partene, blir det desto viktigere i prosessen å sørge for å sikre at det i ettertid blir mulig å kontrollere at tilsettingsprosessen har vært saklig og forsvarlig. Dette er spesielt viktig for at ombudsmannskontrollen skal bli effektiv.
Dette betyr at hovedpunktene i tilsettingsprosessen bør nedtegnes skriftlig. Erfaring viser at skriftlighet også er egnet til å bevisstgjøre beslutningstakere, og dermed sikre at forvaltningen treffer korrekte avgjørelser med saklig begrunnelse. Nedtegnelser vil også lette andres tilgang til de avgjørende omstendigheter i en sak, som igjen kan sikre likebehandling. Hensynet til bevissikring og sakens opplysning tilsier også at avgjørelsens faktiske grunnlag og tilsettingsorganets vurderinger blir nedtegnet. Dette reduserer også faren for mistanke om at den avgjørelsen som er truffet er bygget på utenforliggende eller usaklige hensyn. Tilsettingsorganet må derfor innrette sin virksomhet slik at det er mulig å føre kontroll med forvaltningens avgjørelser.»
I denne saken synes det å ha vært foretatt enkelte nedtegnelser i forbindelse med intervjuer og referanseinnhenting. Disse er ikke oversendt i forbindelse med ombudsmannens undersøkelser, men en gjengivelse av sykehusets vurdering av de to som ble tilbudt stillingene er gitt i sykehusets brev 18. november 2014. Av sykehusets rutiner for rekruttering og ansettelser fremgår det at de ulike stegene i tilsettingsprosessen skal loggføres i sykehusets rekrutteringsverktøy. Ombudsmannen har ikke fått opplyst hva som eventuelt er registrert i dette systemet. Klageren fremstår som formelt godt kvalifisert til stillingene. Vurderingene av søkerne i de ulike stadiene i tilsettingssaken fremstår derfor som sentrale. Det er etter dette grunn til å minne om at hovedpunktene i tilsettingsprosessen bør nedtegnes skriftlig.
2. Kvalifikasjonsvurderingen
Ved vurderingen av hvem av søkerne som er best kvalifisert for en stilling, må det tas utgangspunkt i de kvalifikasjonskravene som er fastsatt i utlysningsteksten, samt eventuelle lov- og avtalefestede krav. For øvrig vil sentrale momenter være utdanning, praksis og personlig egnethet.
En forutsetning for at ombudsmannen skal kunne kontrollere tilsettingen på en tilfredsstillende måte, er at det foreligger nedtegnelser fra de vurderingene som er gjort. I denne saken finnes det i begrenset grad nedtegnelser som redegjør for sykehusets utvelgelse til intervju, de vurderingene som ble gjort under intervju og referanseinnhenting, eller den nærmere vurderingen som ble gjort ved innstillingen. Sykehuset har heller ikke redegjort for den sammenlignende kvalifikasjonsvurderingen som ble foretatt mellom klageren og de som ble innkalt til intervju, herunder de som ble tilsatt. Det er derfor vanskelig for ombudsmannen å kontrollere de vurderingene som er foretatt.
I utlysningen ble det som nevnt stilt krav om at søkerne hadde norsk autorisasjon eller turnuslisens, og at de behersket norsk muntlig og skriftlig. I tillegg ble det listet enkelte personlige egenskaper.
Klageren fremstår som formelt godt kvalifisert. Hun synes å ha lengre og til dels mer variert erfaring enn de to som ble tilsatt. Sykehuset har ikke i tilstrekkelig grad redegjort for hvorfor hun likevel ble ansett mindre kvalifisert enn de to som fikk turnuslegestillingene. Dette etterlater tvil om det er de best kvalifiserte søkerne som er tilsatt.
3. Oppsummering
Tilsettingsprosessen er i liten grad nedtegnet skriftlig, og sykehuset bes merke seg at hovedpunktene i en tilsettingsprosess bør skriftliggjøres. Manglende skriftlighet har gjort det vanskelig for ombudsmannen å kontrollere om sykehuset har fulgt det ulovfestede kvalifikasjonsprinsippet ved behandlingen av saken. På bakgrunn av klagerens og de to tilsattes formelle kvalifikasjoner, er det grunn til å stille spørsmål om det er de best kvalifiserte søkerne som er tilsatt. Gjennomgangen av saken gir imidlertid ikke ombudsmannen grunnlag for å konkludere med hensyn til hvem av søkerne som etter en helhetsvurdering var best kvalifisert for de to stillingene.
De tilsatte er ikke parter i saken for ombudsmannen. Ettersom tilsettelsene er gjennomført, og det uansett er kort tid igjen av de midlertidige stillingene, gir ikke saken grunn til videre oppfølging herfra. Sykehuset bes imidlertid merke seg ombudsmannens vurderinger ved behandlingen av senere tilsettingssaker.