I brev herfra ble Skattedirektoratet på generelt grunnlag, i en såkalt eget tiltak-sak, stilt spørsmål om Skatteetatens registrering av henvendelser sendt til etatens postboksadresser i Mo i Rana.
Bakgrunnen for saken var to klager over manglende svar på brev sendt til postboks 4305 og 4306, 8608 Mo i Rana. Ved telefoniske undersøkelser var det blitt opplyst at til sammen fire av de ubesvarte brevene ikke kunne sees å være registrert mottatt, at det bare var selvangivelser og enkelte andre bestemte skjemaer mv. som skulle sendes til disse postboksadressene og at post som ble sendt dit gikk til et firma som skannet dokumenter for Skatteetaten. Etter dette ble det antatt at det også kunne være andre skattytere som ikke hadde fått svar på henvendelser sendt til Skatteetatens postboksadresser i Mo i Rana, fordi henvendelsene ikke var blitt registrert mottatt.
Det ble derfor bedt om en kort redegjørelse for mulige årsaker til at henvendelser sendt til postboksadressene ikke var blitt registrert mottatt, og for hva som måtte være gjort for å forhindre at dette skjedde. Videre ble det bedt om en vurdering av om det burde iverksettes tiltak for å forhindre at henvendelser kom bort fordi de ble feilsendt til Mo i Rana. Særlig ble det bedt vurdert om det kunne være hensiktsmessig å gjøre oppmerksom på at det bare var bestemte typer post som skulle sendes dit, og om det var behov for bedrete rutiner for å sikre at henvendelser som ble feilsendt til Mo i Rana ble registrert.
Kort tid etter at disse generelle spørsmålene ble tatt opp med Skattedirektoratet, mottok mitt kontor en klage i en sak om endring av ligninger. Skattekontoret hadde lagt til grunn at anmodningen om endringer var mottatt i september 2010, og at den ikke kunne tas under behandling som klagesak, da det var gått mer enn ett år siden ligningene var lagt ut eller vedtak truffet, jf. ligningsloven § 9-2 nr. 9. Brevet der det ble anmodet om endringer var datert i april 2010 og adressert til Skatteetaten, postboks 4305, 8608 Mo i Rana. I brev herfra ble skattekontoret bedt om en nærmere redegjørelse for omstendighetene rundt mottagelsen og registreringen av dette brevet. Skattekontoret ble også bedt om å opplyse om det var sannsynlig at brevet hadde kommet frem før ettårsfristen i ligningsloven § 9-2 nr. 9 utløp for ligningen for inntektsåret 2008. Kopi av foreleggelsen ble sendt Skattedirektoratet til orientering.
Skattekontoret svarte at brevet var levert i april 2010, sammen med selvangivelsen for inntektsåret 2009, men at det først var skannet inn som en klage i september 2010. Anmodningen om endring av ligningen for inntektsåret 2008 ville etter dette bli vurdert som en klage etter ligningsloven § 9-2.
I eget tiltak-saken skrev Skattedirektoratet først dette om Skatteetatens avtale og rutiner for skanning av selvangivelser med vedlegg:
«Skatteetaten har avtale med leverandør i Mo i Rana om skanning av alle selvangivelser med vedlegg for personlige skattytere. I tillegg har Skatteetaten avtale med samme leverandør om skanning av løse vedlegg. Med løse vedlegg menes RF-skjemaer og andre fritekstvedlegg som burde/kunne vært levert sammen med skattyters selvangivelse og som vedrører aktuelt inntektsårs likningsbehandling.
Løse vedlegg må identifiseres og vurderes av Skattekontoret før disse oversendes til leverandør for skanning. Det ble forutsett at fordi selvangivelser for forskuddspliktige ville ha påført leveringsadresse direkte til leverandør i Mo i Rana, så ville det være sannsynlig at skattytere på eget initiativ ville sende annen post til samme adresse. Det er derfor i rutinene at slike bilag skal sorteres ut og overleveres til Skattekontoret i Mo i Rana for klargjøring og identifisering.
Annen post som krever journalføring i Skatteetatens arkivsystem, for eksempel brev/klager mellom skattyter og Skattekontoret, skal ikke oversendes leverandør, men skannes av Dokumentsenteret og journalføres.»
Det ble herfra bedt om et mer utfyllende svar på spørsmålene som var stillet.
Skattedirektoratet opplyste da at det relativt ofte hendte at skattytere i forbindelse med kontroll og utfylling av selvangivelsen oppdaget forhold for tidligere år som de ønsket å ta opp. Ikke sjeldent sendte skattyteren klage og selvangivelse i samme konvolutt. Dette innebar at klagen ble sendt til feil adresse, på samme tid som den største leveransen av post til Skatteetaten i løpet av året, innleveringen av selvangivelsen. Det ble uttalt at mottaksapparatet ikke hadde noen mulighet til å skille mellom vedlegg som skulle følge selvangivelsen og klager for tidligere år uten at det oppsto vesentlige forsinkelser i leveransen til Skatteetatens saksbehandlingssystem. I praksis ble alle sendinger til adressen i Mo i Rana derfor skannet og overført til saksbehandlingssystemet for ligning. Det forelå rutiner for å fange opp innsendte klager under ligningsbehandlingen, men i tidsrommet fra selvangivelsen ble mottatt og til skatteoppgjøret forelå kunne registreringen av klagen bli forsinket.
Det kunne også forekomme at innkommet post ble skannet inn på feil skattyter. Også dette skulle etter etatens rutiner bli oppdaget under ligningsbehandlingen. Dersom klager som var skannet inn som vedlegg til selvangivelsen eller henvendelser som var registrert på feil skattyter ikke ble fanget opp under ligningsbehandlingen, ville årsaken være at rutinene ikke ble fulgt.
En annen mulig årsak til at brev ikke ble registrert mottatt, var at det ikke var mulig å identifisere avsender, oftest på grunn av utilstrekkelig oppgitte personopplysninger i kombinasjon med svært vanlige norske for- og etternavn. Det ble opplyst at det hvert år ble satt av ressurser for å forsøke å identifisere flest mulig slike henvendelser. Det forelå også en mulighet for at post kunne bli borte internt. Skattedirektoratet la til grunn at det nesten ville være umulig å gardere seg fullstendig mot dette.
Andre mulige årsaker til at henvendelser ikke ble registrert mottatt kunne være forhold utenfor Skatteetatens kontroll, som manglende frankering eller at henvendelsene var kommet bort i posten.
For å redusere risikoen for at henvendelser ble borte eller at registreringen av henvendelser ble forsinket, var en mulighet å innføre en mottakskontroll før skanningen ble foretatt. Dette ville føre til økte kostnader og at hele ligningsprosessen ble forsinket, og var etter Skattedirektoratets vurdering ikke å anbefale. En annen mulighet var å legge ut spesifikk informasjon om hvilken adresse som skulle benyttes ved henvendelser til Skatteetaten på etatens ordinære informasjonsside på internett om innsendelse av klager. I tillegg kunne det i selvangivelsesperioden bli informert spesifikt om at det bare var selvangivelsen som skulle sendes til adressen i Mo i Rana.
Det var en overordnet strategi, som Skatteetaten hadde kontinuerlig fokus på, å få skattyterne til å benytte etatens elektroniske løsninger, som elektronisk innlevering av selvangivelser og klager på ligningen. Dette ville i seg selv redusere risikoen for at henvendelser ble sendt til feil adresse. Etter Skattedirektoratets oppfatning var det derfor ikke behov for omfattende tiltak for å redusere problemet med at det som ble antatt å være et lite antall brev kom bort.
Ved avslutningen av saken uttalte jeg:
«Det er grunn til å fremheve at det er svært viktig at henvendelser Skatteetaten mottar blir journalført og registrert inn i saksbehandlingssystemene, raskt. Dette er en forutsetning for at henvendelsene skal kunne behandles og for at Skatteetaten skal kunne orientere skattyterne om hvor sakene står. Feil i registreringen av henvendelser vil dessuten kunne føre til gale avgjørelser, dersom det feilaktig legges til grunn at anmodninger, krav og klager ikke er sendt innen utløpet av lovens frister, slik som i saken omtalt ovenfor. Dersom borgerne ikke kan stole på at henvendelser som sendes Skatteetaten blir registrert som de skal, vil det innebære en vesentlig svekkelse i tilliten til etaten.
Jeg er ikke kjent med hvor hyppig det forekommer at post som sendes Skatteetatens postboksadresser i Mo i Rana ikke blir registrert korrekt. Slik jeg oppfatter Skattedirektoratets brev hit i saken, har heller ikke etaten selv noen klar formening om dette. At det i løpet av kort tid innkommer tre klagesaker her, der det til sammen er fire ubesvarte brev som Skatteetaten ikke kan se er registrert mottatt og ett brev som er registrert fem måneder for sent, med registreringsdatoen som mottaksdato, gir grunn til å tro at feil i mottaksregistreringen har rammet et langt høyere antall henvendelser.
Som Skattedirektoratets saksbehandler ble orientert om i telefonsamtale med saksbehandler her, var de fire ubesvarte brevene som foranlediget denne eget tiltak-saken datert 30. mars 2010, 12. juli 2010, 12. juli 2010 og 24. september 2010. Det er altså bare ett av brevene som er sendt inn i tidsrommet rundt innsendingen av selvangivelsen. Dette brevet er skrevet av en advokat, og gir ikke inntrykk av å være sendt som vedlegg til noen selvangivelse. I alle brevene er skattyterne identifisert med både navn og fødsels- og personnummer. Bortsett fra at brevene er sendt til Skatteetatens postboksadresser i Mo i Rana, i stedet for til skattyternes skattekontorer, er det ikke holdepunkter for at den manglende eller feilaktige registreringen av brevene skyldes måten de er sendt på. Det må derfor antas at den mangelfulle registreringen primært skyldes Skatteetaten eller leverandøren av skannetjenester, som må identifiseres med Skatteetaten.
Det er neppe mulig å sørge for at feil i registreringen av mottatte henvendelser aldri vil forekomme. Men når Skattedirektoratet får informasjon om gjentatte, vesentlige feil, burde det bli undersøkt hvordan feilene har oppstått og om noe kan gjøres for å forhindre at tilsvarende feil skjer igjen. Skattedirektoratets svar på foreleggelsen herfra reiser spørsmål om feil i registreringen av mottatte henvendelser blir tatt tilstrekkelig alvorlig.
På denne bakgrunnen vil jeg be om at det blir vurdert om det bør foretas en gjennomgang av de praktiske rutinene for registreringer av innkomne henvendelser til postboksadressene i Mo i Rana, og at eventuelle fremtidige henvendelser om mangelfulle registreringer blir fulgt ordentlig opp. For å forhindre at klagebrev sendes sammen med selvangivelsen og først blir registrert ved ligningsbehandlingen, antar jeg at det vil være hensiktsmessig å presisere overfor skattyterne at klager over tidligere års ligninger skal sendes til skattyterens skattekontor, og ikke til postboksadressene i Mo i Rana, slik Skattedirektoratet har foreslått.
Jeg har funnet grunn til å orientere Riksarkivet om denne saken, ved oversendelse av kopi av dette brevet. Riksarkivet kan som kjent, etter lov 4. desember 1992 nr. 126 om arkiv § 7, gi veiledning og føre tilsyn med arkivarbeidet i offentlige organer.»