A fremmet i begynnelsen av desember 2011 krav til X sykehus om utlevering av søkerlister for første kvartal 2011 for klinikk Y. I brev til ombudsmannen 17. januar 2012 klaget A over at hun fremdeles ikke hadde mottatt søkerlistene – og det til tross for at X sykehus i brev til henne 16. desember 2011 hadde gitt henne medhold i utleveringskravet. Hun klaget også over at X sykehus ikke opprettet søkerlister.
X sykehus ble bedt om å sende over saksdokumentene. I forbindelse med oversendelsen, orienterte X sykehus om at brevet til A 16. desember 2011 ikke var en innvilgelse av innsyn, men et foreløpig svar i saken jf. forvaltningsloven § 11a. Sykehuset understreket at det foreløpige svaret bare ble sendt én dag senere enn lovens krav om fem virkedager. Det ble også pekt på at A i brev til sykehuset 21. desember 2011 hadde endret sin innsynsbegjæring. Sykehuset orienterte videre om at A ble tilskrevet per e-post 16. januar 2012 der de utbedte opplysningene var vedlagt.
Når det gjaldt tidsbruken i saken, viste sykehuset til «mengde med arbeidsoppgaver for personalavdelingen ved X sykehus» og at julehelgen var forestående. Sett hen til den beskjedne tidsoverskridelsen og sakens helhet, mente sykehuset derfor at klagen til ombudsmannen ikke hadde noen saklig grunn. Sykehuset beklaget likevel at fullstendig svar ikke var gitt innen fristene i offentlighetsloven.
Sykehuset avviste at det ikke ble opprettet søkerlister. Det ble vist til at X sykehus er organisert i klinikker ut fra faglig tilhørighet, og ikke ut fra geografi, slik at det derfor var en mer krevende jobb å fremskaffe de etterspurte søkerlistene.
I brevet hit redegjorde X sykehus også nærmere for at As etterspørsel etter opplysninger om en av sykehusets ansatte hadde sin årsak i private forhold. Slik saken fremsto for sykehuset, og som senere ble bekreftet ved dom i straffesak mot A, fryktet sykehuset for at A aktivt ville benytte tilsendte opplysninger overfor ansatte og søkere i søkerlistene. Sykehuset vurderte innsynsbegjæringen og utlevering av søkerlistene ut i fra et farepotensiale for søkere og ansatt. As opptreden, sammenholdt med dommen, ble av sykehuset antatt å legitimere at sykehuset gikk forsiktig frem i saken.
Før saken ble avsluttet her fikk A innsyn i søkerlistene for første kvartal ved klinikk Y, slik hun hadde bedt om.
Ved avslutning av saken uttalte ombudsmannen:
«I As brev 15. februar 2012 påpeker hun at hun først fikk søkerlistene ni måneder etter at søknadsfristen gikk ut. Det følger riktignok av offentlighetsloven 19. mai 2006 nr. 16 § 25 annet ledd annen setning, at organet skal opprette en søkerliste «snarast» etter at søknadsfristen er gått ut. Det må imidlertid skilles mellom organets plikt til å opprette søkerliste og organets behandling av en begjæring om innsyn i denne søkerlisten.
Når det gjelder opprettelsen av søkerlister har sykehuset i brevet hit 1. februar 2012 opplyst at de oppretter slike. Som begrunnelse for at det tok tid å hente ut søkerlistene i denne saken, har sykehuset bl.a. vist til at det ikke finnes noen funksjonalitet i datasystemet for å hente ut søkerlister fra et bestemt geografisk område. På bakgrunn av sykehusets redegjørelse finner jeg ikke grunn til å foreta nærmere undersøkelser av dette spørsmålet slik saken nå står.
For så vidt gjelder utleveringen av søkerlistene, følger det av offentlighetsloven § 29 første ledd annen setning, at begjæringer om innsyn i forvaltningens dokumenter skal avgjøres «utan ugrunna opphald». Jeg har gjentatte ganger lagt til grunn at innsynsbegjæringer normalt skal avgjøres samme dag eller i alle fall i løpet av én til tre virkedager, såfremt det ikke foreligger spesielle praktiske vanskeligheter.
Lovens ordlyd åpner for at visse omstendigheter kan tilsi at behandlingen og avgjørelsen av en innsynsbegjæring tar noe lenger tid enn normalt. Sakens omfang eller sakens karakter kan i visse tilfeller begrunne noe mer tidsbruk enn ellers. Forvaltningen må også ved stor arbeidsbelastning prioritere sine oppgaver på en forsvarlig måte. I alle tilfeller må det foreligge en saklig begrunnelse for å fravike lovens utgangspunkt.
I denne saken tok det nesten seks uker fra As innsynsbegjæring 6. desember 2011 og frem til oversendelsen av de etterspurte søkerlistene 16. januar 2012. Som begrunnelse for tidsbruken i saken, har X sykehus bl.a. vist til at julehelgen var forestående. Som nevnt ovenfor har fristberegninger etter offentlighetsloven med «virkedager» å gjøre. Den eneste offentlige fridagen i forbindelse med fjorårets jul var annen juledag. Ved vurderingen av eventuelle feriedager for de ansatte utover denne fridagen, må et forvaltningsorgan på vanlig måte prioritere sine oppgaver på en forsvarlig måte. Dette innebærer at det ikke kan innvilges ferie til flere ansatte enn at organet har kapasitet til å behandle innsynsbegjæringer.
Det er generelt viktig å behandle innsynsbegjæringer hurtig. Som jeg har understreket ved behandlingen av saker om partsinnsyn, er innsyn ofte et virkemiddel for å ivareta andre interesser. Et tidsforløp fra 6. desember 2011 til 16. januar 2012 er uansett for lang tid, selv om X sykehus sendte foreløpig svar. At A sendte en ny begjæring 21. desember 2011 har ingen betydning for fristberegningen, da brevet 21. desember faktisk innebærer en begrensning av kravet 6. desember 2011.
X sykehus har redegjort for hvordan deres kjennskap til forholdet mellom A og en av deres ansatte gjorde at det var grunn til å gå forsiktig frem i saken. Det følger direkte av ordlyden i offentlighetsloven § 3 annen setning at «alle» kan kreve innsyn i forvaltningens dokumenter. Sammenholdt med hensynene bak offentlighetsprinsippet er det sikker rett at forvaltningen ikke kan kreve nærmere begrunnelse for et krav om innsyn. Hvem som krever innsyn, og hvorfor, er derfor i utgangspunktet uten betydning for vurderingen av om innsyn skal gis. Dette gjelder også i forhold til offentlighetslovens krav om saksbehandling «utan ugrunna opphald».
Jeg har i flere tidligere saker (ombudsmannens saker 2010/2494 og 2007/431) understreket at det etter offentlighetslovens system ikke er et relevant hensyn i forhold til progresjonen i saksbehandlingen hvem som begjærer innsyn eller hvordan vedkommende i ettertid bruker informasjonen. As opptreden, herunder dommen i straffesaken mot henne, som begrunnet sykehusets frykt for hvordan hun skulle bruke opplysningene, var derfor ikke hensyn som sykehuset hadde adgang til å legge vekt på ved behandlingen av innsynsbegjæringen. Det samme gjelder sykehusets eventuelle kjennskap til at klageren ønsket å bruke søkerlistene som bevis i en senere rettssak med den ansatte.
Ved behandlingen av innsynbegjæringer etter offentlighetsloven er det utelukkende hensynene bak offentlighetsloven som organet har adgang til å vektlegge. Andre hensyn, som for eksempel organets ansvar for en ansatt, må ivaretas på andre måter og eventuelt gjennom andre bestemmelser og organer.
X sykehus hadde totalt sett ingen saklig grunn til å fravike lovens utgangspunkt om fristberegning. X sykehus har i brevet hit 1. februar 2012 beklaget tidsbruken i saken. Beklagelsen er på sin plass. I tillegg bes sykehuset merke seg mine merknader i dette brevet og ta hensyn til dem ved behandlingen av senere innsynsbegjæringer.»