Sakens bakgrunn
I 2013 besluttet ombudsmannen av eget tiltak å undersøke saksbehandlingstiden for klager i byggesaker etter plan- og bygningsloven i kommunene Bergen, Oslo og Tromsø. Bakgrunnen for undersøkelsen var den gang at ombudsmannen fikk informasjon om at det var lang saksbehandlingstid i slike saker i kommuner med parlamentarisk styreform.
Oslo kommune oppga den gang en gjennomsnittlig saksbehandlingstid på 48 til 50 uker for saker som ble underlagt politisk behandling. For øvrige klagesaker var saksbehandlingstiden 11 til 18 uker. Kommunen opplyste at alle klager på gitt eller avslått dispensasjon fra arealplan ble, etter innføringen av parlamentarisme som styringsform i kommunen, fremlagt for et folkevalgt organ (byutviklingskomiteen).
I ombudsmannens uttalelse 22. november 2013 (SOM-2013-964) ble det rettet kritikk mot Oslo kommune. Det ble uttalt at differansen mellom tidsfristen i byggesaksforskriften og den gjennomsnittlige behandlingstiden for byggesaksklager med politisk behandling var uakseptabelt stor. Ombudsmannen ga uttrykk for at han ville være varsom med å uttale seg om hvordan kommunen skulle organisere klagesaksbehandlingen, herunder om politisk behandling skulle inngå, men anbefalte Oslo kommune å iverksette tiltak for å oppfylle byggesaksforskriftens krav til tidsfrister. Ombudsmannen ba om å bli holdt orientert om hvilke tiltak som ble iverksatt, og om utviklingen i saksbehandlingstiden.
Oslo kommune gjorde etter dette rede for status i saksbehandlingstiden, samt for planlagte og gjennomførte tiltak i brev 25. juni 2014, 19. november 2014 og 27. mars 2015. Kommunen viste blant annet til at en saksbehandler fra Plan- og bygningsetaten ble flyttet over til Byrådsavdeling for byutvikling for å kunne arbeide med klagesaker der, og til et forslag om endring av delegasjonsreglementet for klagesaker som innebar at byutviklingskomiteens myndighet kun skal gjelde klager på avslag om søknad om dispensasjon fra arealplan. Oslo kommune kunne også vise til en nedgang i den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden for klager med politisk behandling som pr. februar 2015 var på 34,4 uker.
I det avsluttende brevet 21. mai 2015 konstaterte ombudsmannen at differansen fremdeles var stor mellom klagesaksbehandlingstiden for klager som behandles politisk, og kravet på 8 uker i byggesaksforskriften. Samtidig var det tydelig at de iverksatte tiltakene hadde hatt en positiv effekt, og at saksbehandlingstiden trolig ville bli ytterligere redusert når de øvrige planlagte tiltakene ble iverksatt. Ombudsmannen fant etter dette grunn til å la saken bero med Oslo kommunes redegjørelse, men forutsatte at kommunen innen 2015 sørget for å oppfylle forskriftens krav også for byggesaksklager med politisk behandling.
Våre undersøkelser
Ombudsmannen har senere mottatt nye henvendelser om lang saksbehandlingstid i byggesaksklager i Oslo kommune. Våre undersøkelser i en klagesak viste at det hadde bygd seg opp restanser i Byrådsavdeling for byutvikling, som forbereder saken for politisk behandling. Kommunen erkjente at saksbehandlingstiden generelt ikke var tilfredsstillende. På bakgrunn av dette ba ombudsmannen i brev 27. juli 2018 kommunen om å gi en tilbakemelding på status for restanser og saksbehandlingstid i byggesaksklager innen 1. januar 2019. Ettersom det ved høye restanser ofte vil være et etterslep som gjør at det vil ta noe tid å få ned saksbehandlingstiden, samt at det normalt vil ta noe tid å undersøke effekten av nye tiltak, ba vi om regelmessige tilbakemeldinger det påfølgende året.
I brev 20. desember 2018 viste kommunen til at den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden for klagesaker som ikke ble behandlet politisk (utelukkende administrativ behandling) var på 9,9 uker i perioden fra januar til november 2018. Når det gjaldt klagesaker med politisk behandling, opplyste kommunen at den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden for sakene som ble behandlet i byutviklingskomiteens møte i desember 2018 var på 54,4 uker. Kommunen viste også til at det var iverksatt et prosjekt for å redusere restansene og saksbehandlingstiden, og at den lange saksbehandlingstiden i stor grad skyldtes et etterslep. Kommunen ga uttrykk for at det hadde vært en sterk nedbygging av restansene, og at dette ville gi et positivt utslag i saksbehandlingstiden fremover.
I brev 29. april 2019 viste kommunen til at den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden for klagesaker som ikke ble behandlet politisk, var 9,7 uker i perioden januar til mars 2019. Videre viste kommunen til at den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden for byggesaksklagene som ble behandlet politisk i byutviklingskomiteens møte i april 2019 var på 41,4 uker. Kommunen bemerket at saksbehandlingstiden fortsatt var lang, men at det i Oslo kommune er et politisk ønske om at klager på avslag på søknad om dispensasjon fra arealplan blir behandlet av byrådet og byutviklingskomiteen, samt at deres oppfatning er at mange tiltakshavere ønsker å få klagen sin politisk prøvet.
I brev 18. desember 2019 viste kommunen til at den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden i november 2019 var på 5,6 uker for klager som ble behandlet administrativt. For saker som ble politisk behandlet i byutviklingsutvalgets (tidligere byutviklingskomiteen) møte i desember 2019, var den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden på 38 uker. Når det gjaldt tiltak for å redusere saksbehandlingstiden for klager som blir behandlet politisk, viste kommunen til økte saksbehandlingsressurser, samt utarbeiding av en mal som legger til rette for en forenklet og kortere byrådssak frem til byutviklingsutvalget.
Ombudsmannens syn på saken
Etter forvaltningsloven § 11 a første ledd skal forvaltningsorganet «forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold». Plan- og bygningsloven og byggesaksforskriften setter særskilte saksbehandlingsfrister for enkelte sakstyper. For byggesaksklager bestemmer byggesaksforskriften § 7-1 bokstav c at «klagesaker skal forberedes av kommunen og oversendes til klageinstansen så snart saken er tilrettelagt, og senest innen 8 uker».
Undersøkelsene herfra viser at saksbehandlingstiden for klager som behandles politisk, er vesentlig lengre enn kravet i byggesaksforskriften. Selv om kommunen kan vise til en viss nedgang i behandlingstiden det siste året, er fristoverskridelsen fremdeles uakseptabelt stor. Ombudsmannen har også merket seg at forskjellen i gjennomsnittlig saksbehandlingstid for saker med og uten politisk behandling er markant. For saker som utelukkende behandles administrativt, oppfyller kommunen forskriftens krav.
Undersøkelsene viser at Oslo kommune arbeider aktivt for å redusere restansene og saksbehandlingstiden, og at det er truffet tiltak som bidrar til det. At kommunen har ansatt nye klagesaksbehandlere, samt gjennomført sporadiske overtidsdugnader, har redusert saksbehandlingstiden noe. Ombudsmannen har videre forståelse for at det med høye restanser vil være et etterslep som gjør at det tar noe tid å få ned saksbehandlingstiden. Samtidig må ombudsmannen konstatere at de tiltakene som er gjennomført, ikke har hatt tilstrekkelig virkning. Selv om restansene og saksbehandlingstiden er redusert i den perioden ombudsmannens undersøkelser har pågått, har kommunen ikke klart å sørge for å oppfylle forskriftens krav for byggesaksklager med politisk behandling.
Kommunen har gitt uttrykk for at det er et politisk ønske at klager på avslag på søknad om dispensasjon fra arealplan, blir behandlet av byrådet og byutviklingsutvalget. Som påpekt i uttalelsen 22. november 2013 (SOM-2013-964), vil ombudsmannen være varsom med å uttale seg om hvordan Oslo kommune skal organisere klagesaksbehandlingen. Ombudsmannen mener imidlertid at kommunen må gjennomføre tiltak utover dem som er forsøkt til nå, med sikte på å oppfylle gjeldende krav til saksbehandlingstiden i klagesaker også der saken skal bli behandlet politisk.
Konklusjon
Etter byggesaksforskriften § 7-1 bokstav c skal byggesaksklager være ferdigbehandlet i kommunen innen åtte uker. Ombudsmannen konstaterer at saksbehandlingstiden for klager som behandles politisk i Oslo kommune, er vesentlig lengre enn forskriftskravet.
Ombudsmannen ber Oslo kommune sørge for at byggesaksklager behandles innenfor fristene i byggesaksforskriften § 7-1 bokstav c. Herunder ber ombudsmannen kommunen iverksette ytterligere tiltak for å sikre at fristene blir overholdt, også i klagesaker som blir behandlet politisk. Ombudsmannen ber om å bli holdt orientert om hvilke tiltak som iverksettes og om utviklingen i saksbehandlingstiden innen 1. september 2020.
—
Til orientering er saken behandlet av setteombudsmann, siden den gjelder Oslo kommune. Stortinget har bestemt at sivilombudsmann Hanne Harlem i sin nåværende oppnevningsperiode til 31. desember 2021 er inhabil til å behandle alle slike saker. For samme periode har Stortinget valgt Inge Lorange Backer som fast setteombudsmann.