I forbindelse med en klagesak ble ombudsmannen kjent med et rutineskriv som etter sin ordlyd var hengt opp på samtlige avdelinger i Ringerike fengsel. I rundskrivet het det blant annet på generelt grunnlag:
«Utgående brev skal være [åpne] for kontroll.»
På bakgrunn av innholdet i rundskrivet, ble det funnet grunn til å undersøke fengselets rutiner for kontroll av postsendinger til enkelte særskilte grupper mottakere, der adgangen til kontroll er begrenset. I brev herfra til Ringerike fengsel ble det pekt på at rundskrivet etter sin ordlyd syntes å måtte forstås slik at utgående brev ikke kan være lukket når de overleveres til fengselet for videre ekspedisjon. Fengselet ble derfor bedt om å gi en kort redegjørelse for rutinene for ekspedisjon og kontroll av utgående postsendinger til blant annet advokater, offentlige myndighetsrepresentanter og Sivilombudsmannen. Det ble i denne forbindelse vist til forbudet mot gjennomlesning og bestemmelsen om åpning av slik post i nærvær av den innsatte.
I svaret fra fengselet het det blant annet:
«Det omtalte rutineskrivet vedrørende brevkontroll ble ved en feil hengt opp ved to av Ringerike fengsels fire avdelinger. Skrivet ble tatt ned kort tid etter at det ble hengt opp.
Rutineskrivet var ikke i overensstemmelse med straffegjennomføringslovens § 30 sjette ledd, og var heller ikke i overensstemmelse med Ringerike fengsels interne rutiner og praksis for håndtering av denne type postsendinger.»
Fengselet gjenga deretter sin interne instruks og opplyste at det som fremgikk der var kjent både for innsatte og ansatte. For ordens skyld hadde imidlertid fengselet hengt opp et notat på boenhetene om kontroll av innsattes korrespondanse med enkelte personer og instanser. Dette ble senere erstattet av et oppslag datert samme dag som svaret hit. I oppslaget het det blant annet:
«Ved sending av brev til grupper som innsatte kan korrespondere ukontrollert med, skal innsatte levere konvolutten åpen. Tjenestemannen sjekker at det bare er brevet til adressaten som ligger i konvolutten. Tjenestemannen limer igjen konvolutten i påsyn av innsatte. Brevet skal ikke leses av tjenestemannen.»
Ved avslutning av saken uttalte jeg:
«Det følger av straffegjennomføringsloven § 30 sjette ledd at kontroll ved gjennomlesing ikke skal finne sted for postsendinger til eller fra «advokat og offentlig myndighetsrepresentant, herunder diplomatisk eller konsulær representant». Før en lovendring i 2007 var muligheten til ukontrollert korrespondansen med advokater begrenset til den innsattes offentlige oppnevnte forsvarer, men denne begrensningen ble fjernet fordi den ikke ble ansett å være forenlig med Den europeiske menneskerettskonvensjon artikkel 8, jf. Ot.prp. nr. 31 (2006–2007) kapittel 9.
Når det gjelder «offentlig myndighetsrepresentant» fremgår det av Ot.prp. nr. 5 (2000–2001) side 161 at dette ikke omfatter alle offentlige ansatte, men «personer som i kraft av sin stilling har hjemmel i lov eller internasjonale konvensjoner til ʻfortrolige samtalerʼ med innsatte». Det heter videre at det i forskrift må reguleres nærmere hvilke personer som omfattes av bestemmelsen. Noen slik forskriftsregulering foreligger ikke, men Kriminalomsorgens sentrale forvaltning har i retningslinjer til loven m.v. punkt 3.33 listet opp en del grupper som faller inn under begrepet. Opplistingen kan etter sin ordlyd ikke uten videre oppfattes som uttømmende.
Den opplistingen som er gjort i fengselets notat 29. desember 2011, og som synes å være identisk med fengselets interne instruks slik den er gjengitt i svaret hit, fremstår som uttømmende. Det samme gjelder det senere oppslaget datert 10. januar 2012. Opplistingen synes heller ikke etter de siste tilføyelsene å være helt sammenfallende med det som følger av straffegjennomføringslovens bestemmelser og KSFs retningslinjer. På enkelte punkter fremstår angivelsen som for snever, blant annet gjennom henvisningen til «offentlig oppnevnt» forsvarer eller advokat og gjennom avgrensningen av adgangen til å kommunisere med tilsynsrådet til formannen og nestformannen. Enkelte andre avgrensninger kan det også settes spørsmålstegn ved, for eksempel avgrensningen mot prosessfullmektig i sak for «Europarådet eller FNs menneskerettighetsorganisasjoner». Dette vil jo i de fleste tilfeller være en advokat. På noen punkter kan opplistingen muligens oppfattes å innebære en utvidelse sammenlignet med blant annet det som følger av retningslinjene til loven.
Det er uheldig at det er uklart om fengselets interne rutiner er fullt ut i samsvar med straffegjennomføringsloven og retningslinjene til den. Jeg må derfor be om at fengselet gjennomgår instruksen og oppslaget, eventuelt i samarbeid med regionen, for å bringe det som fremgår bedre i samsvar med overordnet regelverk på området.
Med «postsending» må forstås både brev og andre gjenstander, se for eksempel Ot.prp. nr. 5 (2000–2001) side 161, der det vises til «brevet eller gjenstanden». I oppslaget fra Ringerike fengsel heter det at tjenestemannen skal forvisse seg om at det ikke er lagt noe ureglementert i sendingen og at det bare er brevet til adressaten som ligger i konvolutten. Det fremgår videre at sendingen skal leveres til fengselet/tjenestemannen i åpen tilstand.
Formuleringen om at det bare er «brevet til adressaten» som skal ligge i konvolutten, fremstår etter sin ordlyd som noe kategorisk. Det må etter min mening være rimelig klart at den innsatte også må kunne vedlegge andre dokumenter sammen med sitt brev. Etter omstendighetene må også gjenstander kunne oversendes. Eventuelle begrensninger må ligge i hva som kan anses som «ureglementert», jf. retningslinjene punkt 3.33. Hva som ligger i dette er uklart.
Det kan settes spørsmålstegn ved en ordning der postsendinger til de personer og instanser som om er omhandlet i straffegjennomføringsloven § 30 sjette ledd rutinemessig skal leveres til fengselet i åpen tilstand. Jeg viser i denne forbindelse til retningslinjene punkt 3.33, der det heter at «hvis det er nødvendig» (min utheving) med kontroll så skal dette skje i nærvær av den innsatte. Dersom en slik rutinemessig ordning skal kunne aksepteres, må den i alle fall innrettes slik at konfidensialiteten ivaretas. Det innebærer at fengselet må etablere ordninger som gjør det enkelt for de innsatte å levere slike postsendinger til en tjenestemann i fengselet, som umiddelbart sjekker at det ikke er ureglementerte gjenstander m.v. og forsegler konvolutten i den innsattes påsyn. Jeg oppfatter det slik at det er en slik ordning fengselet mener å skulle praktisere, men dette kunne etter min mening ha kommet enda tydeligere til uttrykk i det skriftlige materialet. Fengselet bes om å ta hensyn til dette ved sin gjennomgang.
Avslutningsvis minnes det for ordens skyld om at det fremgår uttrykkelig av sivilombudsmannsloven § 6 annet ledd at innsatte har rett til å klage til ombudsmannen i lukket brev, det vil si uten kontroll av innholdet.
Utover disse merknadene finner jeg å kunne la saken i bero med de redegjørelser som Ringerike fengsel har gitt. Fengselet bes om å oversende kopi av rutinene for postkontroll og oppdatert oppslag på avdelingene etter at disse skrivene er gjennomgått på nytt.»