X kommune innvilget en søknad om dispensasjon fra arealformålet LNF for oppføring av en garasje med en boenhet på søkerens tomt. Etter klage fra en nabo, omgjorde Statsforvalteren vedtaket og avslo søknaden begrunnet i at det ikke forelå en klar overvekt av fordeler ved dispensasjonen. Søkeren ba om omgjøring, og viste til at formålet med garasjen med boenhet var å skape en trygg bolig for datteren, som hadde fylt 18 år og har Downs syndrom. Sivilombudet uttalte at visse typer sosialmedisinske, personlige og menneskelige hensyn kan få avgjørende vekt i en dispensasjonsvurdering. Ombudet mente at det forelå slike helt spesielle hensyn som måtte få betydelig vekt i denne saken, både ut fra klagerens datters spesielle helsesituasjon og i lys av hennes rettigheter etter CRPD. I vedtaket hadde Statsforvalteren i liten grad beskrevet hvilke konkrete ulemper som gjorde seg gjeldende i saken og hvilken vekt disse hadde. Samlet sett var det tvilsomt om det var en riktig konklusjon at fordelene ikke var klart større enn ulempene i saken. Ombudet uttalte også at kravet til god forvaltningsskikk tilsa at Statsforvalteren skulle ha synliggjort hvilke vurderinger som ble gjort knyttet til CRPD da de behandlet omgjøringsbegjæringen. Statsforvalteren ble bedt om å behandle saken på nytt og å merke seg ombudets syn i fremtidige saker.

Sivilombudet har av eget tiltak undersøkt Statsforvalteren i Møre- og Romsdals håndtering av saker om bruk av tvang og makt overfor personer med psykisk utviklingshemning, jf. helse- og omsorgstjenesteloven § 9-5 tredje ledd bokstavene a og b. Bestemmelsen regulerer henholdsvis skadeavvergende tiltak i nødssituasjoner og planlagte skadeavvergende tiltak i gjentatte nødssituasjoner. Bakgrunnen for undersøkelsen var en klage i en enkeltsak overfor Statsforvalteren i Møre og Romsdal. Formålet har vært å klarlegge forståelsen av regelverket. Bokstav a kommer til anvendelse i uforutsette enkeltsituasjoner. Gjentatte skadesituasjoner skal som et utgangspunkt ikke håndteres etter denne bestemmelsen. Bokstav b kommer til anvendelse i situasjoner som gjentar seg og der tiltak for å avverge skade lar seg planlegge. Tiltak som hjemles i bestemmelsen skal være forberedte og gjennomtenkte. Det er strenge prosessuelle vilkår før et vedtak kan iverksettes. Kommunene må tilstrebe å fatte nytt vedtak etter bokstav b i tide slik at det ikke oppstår vedtaksløse perioder der det utøves tvang etter bokstav a. Statsforvalteren, som tilsynsmyndighet og klageorgan, må påse at kommunene etterlever dette. Statsforvalteren har adgang, og plikt, til å prioritere saker som blir oversendt for sent fra kommunen slik at det ikke oppstår vedtaksløse perioder. Forutsetningen for en slik prioritering er at det ikke har uheldige konsekvenser for andre saker som haster like mye. Statsforvalteren ble bedt om å merke seg ombudets syn og legge det til grunn ved behandlingen av fremtidige saker. Statens helsetilsyn, Helsedirektoratet og de øvrige statsforvalterne ble orientert om uttalelsen.

Saken gjelder behandlingstiden av en søknad om beskyttelse fra mai 2022. Da ombudet undersøkte saken var klageren fortsatt ikke innkalt til asylintervju og søknaden var ikke behandlet. Utlendingsdirektoratet (UDI) opplyste at behandlingstiden i saken var ren liggetid, og at det skyldtes ressurssituasjonen og interne prioriteringer. Sivilombudet kom til at UDI ikke hadde forberedt og avgjort klagerens sak «uten ugrunnet opphold» etter forvaltningsloven § 11 a. Når klagerens sak hadde blitt liggende i kø for asylintervju i to år, fikk søknaden en samlet behandlingstid som ikke var akseptabel. I etterkant av ombudets undersøkelse har UDI opplyst at klageren har fått asylintervju i juli, og ombudet la til grunn at asylsøknaden blir avgjort raskt etter dette. UDI hadde heller ikke overholdt kravet etter forvaltningsloven § 11 a andre og tredje ledd, samt kravene til god forvaltningsskikk, om å holde klageren orientert om fremdriften i saken underveis. UDI mente det var mulig at klageren ikke hadde fått orienteringer underveis fordi e-postadressen hennes ikke hadde vært registrert i systemet. UDI må forsikre seg om at orienteringene blir sendt til søkerne, uavhengig av om det er registrert e-postadresse på søkeren. Ombudet kom også med generelle merknader til UDIs behandlingstid i porteføljen av asylsøknader fra voksne søkere uten kollektiv beskyttelse. Ut ifra opplysningene mottatt fra UDI, samt klager ombudet selv har mottatt, er det grunn til å tro at det foreligger brudd på forvaltningsloven § 11 a også i en lang rekke andre saker som gjelder asylsøknader fra enslig voksne asylsøkere uten kollektiv beskyttelse.

Saken gjelder Statsforvalteren i Nordlands stadfestelse av en reguleringsplan i Moskenes kommune. Planen åpnet for utbygging i 100-metersbeltet langs sjøen, men inneholdt ikke en egen byggegrense, jf. plan- og bygningsloven § 1-8 tredje ledd. Statsforvalteren innførte derfor, med samtykke fra kommunestyret, en planbestemmelse om byggegrense mot sjø. Sivilombudet er kommet til at det foreligger saksbehandlingsfeil ved vedtakelsen av reguleringsplanen. Det er ikke gjort en tilstrekkelig vurdering og vekting av hensynene som gjør seg gjeldende i strandsonen ved vedtakelsen byggegrensen mot sjø. Det er heller ikke gjort en vurdering av prinsippene i naturmangfoldloven, i strid med lovens § 7. Ombudet har videre kommet til at Statsforvalteren hadde kompetanse til å innføre en planbestemmelse om byggegrense mot sjø, da endringen av planen hadde tilstrekkelig forankring i kommunestyret. Ombudet ber Statsforvalteren vurdere om det er grunn til å omgjøre vedtaket sitt og om å bli orientert om utfallet av vurderingen.

Saken gjelder spørsmålet om dokumenter utarbeidet av Kunnskapsdepartementet for dets interne saksforberedelse fortsatt kan unntas som organinterne jf. offentleglova § 14 etter at de som svar på en anmodning om tilgang til bevis, ble oversendt motparten i forkant av en rettssak. Sivilombudet har kommet til at dokumentene har mistet sin organinterne karakter ved oversendelsen til motparten. For denne vurderingen er det ikke av betydning at kun deler av dokumentene ble påberopt under rettssaken. Oversendelsen til motparten faller ikke inn under unntakene som gjelder i praksis for oversendelse av dokumenter til f.eks. tilsyns- eller kontrollorgan hvor dokumentene beholder sin organinterne karakter. Dokumentene kan derfor ikke lenger unntas som organinterne jf. offentleglova § 14. Ombudet ba departementet om å behandle saken på nytt.

Saken gjelder Nav i X kommunes behandling av en klage over avslag på søknad om kommunal bolig. Nav behandlet klagen internt, uten å oversende saken til en klageinstans. Sivilombudet vurderte om Nav hadde oppfylt forvaltningslovens regler om klage, herunder om Nav hadde endret eller opphevet det påklagde vedtaket på en slik måte at det ikke var behov for klagebehandling hos et overordnet organ. For det tilfelle at klagen skulle vært oversendt til en klageinstans, vurderte ombudet videre hva som er rett klageinstans i saken. Sivilombudet har kommet til at Navs behandling av klagen ikke er i tråd med forvaltningslovens regler. Rett klageinstans for klagen er Klagenemnda i X kommune. Klagen skulle derfor vært oversendt dit, jf. forvaltningsloven § 33 fjerde ledd. Ettersom den ikke ble det, fikk ikke klageren oppfylt sin rett til å få klagen behandlet av et overordnet organ, jf. forvaltningsloven § 28 første ledd. Sivilombudet ba Nav om å oversende klagen til Klagenemnda for endelig behandling der, med Sivilombudet i kopi. Videre ba ombudet Nav om å gjennomgå egne rutiner for å sikre at Navs vedtak får en reell klagebehandling, i tråd med forvaltningslovens regler.

Saken gjelder innsyn i og journalføring av dokumenter om utnevnelsen av Norges ambassadør i Washington D.C. Utenriksdepartementet avslo først kravet med hjemmel i offentleglova § 14 om adgangen til å unnta organinterne dokumenter. Departementet svarte på ombudets undersøkelse at det senere var gitt innsyn og at det ikke var gitt avslag på innsynsbegjæringer på noen dokumenter i sakens anledning. Departementet beklaget videre behandlingstiden av innsynskravet og mente at det var i tråd med regelverket at dokumentene var arkivert i forbindelse med statsrådsbehandlingen. Sivilombudet kom til at Utenriksdepartementets utgangspunkt om at «normalt vil det være hjemmel for og behov for å unnta interne dokument» er uriktig og fant grunn til å minne om at offentleglovas utgangspunkt er at saksdokumenter er offentlige. Ombudet fant også grunn til å knytte noen merknader til adgangen til å unnta dokumenter etter offentleglova § 20. Ombudet merket seg at departementet har beklaget saksbehandlingstiden av innsynskravet, men vil i tiden fremover følge særskilt med på behandlingstiden i innsynssaker i Utenriksdepartementet. Ombudet kom til at det ikke vil være i tråd med arkiv- og offentleglovas krav om fortløpende journalføring å avvente journalføringen til statsrådsbehandlingen har funnet sted så fremt det er dokumenter som er journalføringspliktig i saken. Ombudet kom til at det ikke er oppgitt hjemmelsgrunnlag for at dokumentene i to saker i sakskomplekset ikke skal journalføres eller grunnen til at de ikke er synlig på journalen som er publisert på eInnsyn. Departementet er bedt om å synliggjøre disse i journalen så snart som praktisk mulig, eller oppgi grunnen til at dette ikke skal eller kan gjøres.

Saken gjelder saksbehandlingstiden hos Nærings- og fiskeridepartementet av klager i innsynssaker. Sivilombudet undersøkte konkret behandlingstiden av to klagesaker, men ba også generelt om informasjon om gjennomsnittlig saksbehandlingstid for klager i innsynssaker og om hvilke tiltak som var igangsatt etter ombudets forrige undersøkelse og uttalelse i 2021. Departementet hadde brukt henholdsvis omtrent 35 virkedager og i underkant av 60 virkedager på de to klagesakene. Behandlingstiden var begrunnet med vurderinger av potensielle taushetsbelagte opplysninger og behovet for koordinering og kvalitetssikring på tvers av avdelingene i departementet. Departementet erkjente at behandlingstiden var lenger enn hva som prinsipielt er ønskelig. Gjennomsnittlig saksbehandlingstid av klagesakene ble opplyst å være 48 dager. Sivilombudet har kommet til at departementets saksbehandlingstid i begge saken er for lang og i strid med lovens krav. Innsynsklagene ble ikke behandlet «utan ugrunna opphald», jf. offentleglova § 32 tredje ledd. Klageren skulle ha vært holdt orientert om fremdriften og grunnen til at det tok tid å behandle sakene. Den gjennomsnittlige behandlingstiden på 48 dager er for lang og departementet ble bedt om å igangsette ytterligere tiltak for å få ned saksbehandlingstiden ved behandlingen av innsynsklager.

Saken gjelder innsyn i et brev sendt fra Justis- og beredskapsdepartementet til Politidirektoratet i forbindelse med oppfølgingen av et anmodningsvedtak fra Stortinget vedrørende tap av førerrett på grunn av rusmiddelbruk. Justis- og beredskapsdepartementet avslo en journalists innsynskrav i dokumentet med hjemmel i offentleglova § 15 tredje ledd, jf. første ledd. Det ble ikke gitt merinnsyn. Ombudet kom til at det er begrunnet tvil om dokumentet kan unntas fra innsyn. Departementet har ikke i tilstrekkelig grad forklart hvorfor unntak er nødvendig for å sikre forsvarlige interne avgjørelsesprosesser. For ombudet fremstår dokumentet i all hovedsak som en gjennomgang av faktiske og rettslige premisser, ikke fortrolige råd og vurderinger. I den grad det er nødvendig å unnta deler av dokumentet, er det uansett ombudets syn at departementet bør gi merinnsyn i de øvrige delene. På denne bakgrunn ble departementet bedt om å behandle saken på nytt.

Saken gjelder Navs oppfølging av en sak om arbeidsavklaringspenger. Klager hadde på tidspunktet for uttalelsen mottatt arbeidsavklaringspenger i nesten syv år. Sivilombudet kom til at Nav ikke hadde overholdt kravene til oppfølging i saker om arbeidsavklaringspenger som følger av folketrygdloven § 11-11. Videre mente sivilombudet at Nav hadde brutt forvaltningslovens regler om informasjonsplikt, plikten til å nedtegne opplysninger og partens rett til å uttale seg. Det er viktig at Nav informerer brukerne om at alle saksdokumenter ikke er tilgjengelige i MittNav. Det er videre viktig at Nav raskt besvarer krav fra brukerne om innsyn i dokumenter i sin egen sak.