Saken gjelder en praksis ved Statsministerens kontor om ikke å opplyse om hvem som er saksbehandler ved behandling av innsynskrav. En journalist ba Statsministerens kontor, i forbindelse med behandlingen av et innsynskrav, om å få opplyst hvem som var saksbehandler i saken. Alle e-postene fra Statsministerens kontor var kun signert med «Med vennlig hilsen Statsministerens kontor, postmottak». Statsministerens kontor svarte journalisten at deres praksis var ikke å opplyse om hvem som var saksbehandler i saken, men at navn på den ansvarlige avdelingsdirektøren kunne oppgis på forespørsel. Ombudet er kommet til at det følger av god forvaltningsskikk, og forutsetningsvis av habilitetsreglene i forvaltningsloven, at en part skal få kjennskap til hvem som har behandlet saken. Statsministerens kontor sin generelle praksis om ikke å opplyse om navnet på saksbehandler i innsynssaker, er etter ombudets syn i strid med god forvaltningsskikk. Statsministerens kontor bes på denne bakgrunn om å endre sin praksis for signering av innsynsavgjørelser slik at saksbehandlers navn rutinemessig opplyses om i svaret på innsynskravet.

På bakgrunn av blant annet en uttalelse fra Sivilombudet utarbeidet Utlendingsnemnda (UNE) en rapport om sin tidligere praksis i saker om familieinnvandring på bakgrunn av ekteskap. Dette gjaldt saker der det var spørsmål om søkers hovedformål med ekteskapsinngåelsen var å oppnå oppholdstillatelse i Norge (omgåelsesekteskap). Rapporten handlet blant annet om UNE har fulgt føringer i lovforarbeidene for den skjønnsmessige vurderingen (kan-skjønnet) av om oppholdstillatelse skal innvilges. Disse føringer sier at utlendingsmyndighetene – selv om det foreligger omgåelsesekteskap – «som hovedregel» ikke skal avslå søknader fra «søkere fra den fattigere del av verden som vurderer ekteskap med en vestlig person som en mulighet for en bedre tilværelse for seg og sine barn», forutsatt at ekteskapet skal ha en realitet og det ikke foreligger en særlig dominerende omgåelseshensikt. I rapporten kom UNE blant annet til at det ikke var funn som tilsa at UNE i sin alminnelige praksis hadde anvendt uriktig lovtolkning eller generelt hadde hatt en uforsvarlig saksbehandling. Rapporten konkluderte også med at det ikke var grunn til å gå gjennom tidligere saker på eget initiativ. Sivilombudet er positiv til at UNE i rapporten har foretatt en vurdering av skjønnsutøvelsen i tidligere praksis. Ombudet har imidlertid flere merknader til grunnlaget for UNEs konklusjoner om at de aller fleste sakene i perioden frem til mai 2020 er riktig behandlet. Etter ombudets syn er det fortsatt begrunnet tvil om hvorvidt UNEs praksis frem til mai 2020 har vært i tråd med forarbeidenes føringer. Ombudet ber på denne bakgrunn UNE om å være særlig oppmerksom på muligheten for feil ved sin tidligere skjønnsutøvelse når de behandler eventuelle begjæringer om omgjøring av avslag fra perioden før mai 2020.

Statsforvalteren i Agder omgjorde Kristiansand kommunes tillatelse til ulike tiltak på klagernes eiendom. Statsforvalteren mente at bygningssymbolene i plankartet regulerte lovlig plassering og størrelse for bebyggelse på eiendommene i reguleringsplanens boligområde, og at vilkårene for å gi dispensasjon fra disse kravene ikke var oppfylt, jf. plan- og bygningsloven § 19-2 andre ledd. Ombudet har kommet til at bygningssymbolene sett i lys av reguleringsbestemmelsene ikke angir lovlig plassering og størrelse for bebyggelsen i reguleringsplanens boligområde. Ordlyden i reguleringsbestemmelsene er ikke klar, og ombudet legger stor vekt på at det i perioden 1967–2012 synes å ha vært en entydig, konsekvent og alminnelig kjent kommunal praksis for å tolke bygningssymbolene som et uttrykk for at eiendommene kunne bebygges med én bolig med tilhørende garasje. Videre har ombudet kommet til at rammene for bruken av boligområdet er tilstrekkelig klarlagt i reguleringsplanen til å oppfylle plankravet som følger av kommuneplanen. Det var derfor i denne saken ikke nødvendig med dispensasjon fra plassering og størrelse. Ombudet ber Statsforvalteren om å behandle saken på nytt.

Sivilombudet har av eget tiltak undersøkt Utlendingsdirektoratets (UDIs) behandlingstider i familieinnvandringssaker, samt hvordan UDI prioriterer slike saker som gjelder barn. Behandlingstidene i et stort antall familieinnvandringssaker er i strid med de lovbestemte kravene til behandlingstid i forvaltningsloven § 11 a). Av søkerne som ventet på svar per januar 2022 hadde 453 søkere allerede ventet på svar i rundt 2 år eller mer, mens den aller eldste saken gjaldt en søknad fra 2013. Selv om drøye 60 % av sakene har en behandlingstid på under seks måneder, ser Sivilombudet alvorlig på at UDI over flere år har hatt mange saker med svært lange behandlingstider. Det er særlig alvorlig at dette også gjelder mange saker om barn. Lange behandlingstider i familieinnvandringssaker utgjør en risiko for brudd på retten til familieliv etter Den Europeiske Menneskerettighetskonvensjonen artikkel 8. I saker som gjelder eller berører barn kan svært lange behandlingstider dessuten innebære et brudd på bestemmelsene om at barnets beste skal være et grunnleggende hensyn, jf. Grunnloven § 104 annet ledd og FNs barnekonvensjon artikkel 3 nr. 1. Ombudet mener det er begrunnet tvil om UDIs system for prioritering av barn i tilstrekkelig grad sikrer oppfyllelse av disse bestemmelsene. Sivilombudet vil følge med på den videre utviklingen i saksbehandlingstidene i familieinnvandringssaker. UDI bes om å i januar 2023 oversende en oppdatert oversikt over behandlingstider med tall for 2022 og en redegjørelse for hva som er gjort for å forbedre dem. Uttalelsen oversendes også til Justis- og beredskapsdepartementet, som bes om å holde ombudet orientert om hva de foretar seg for å forbedre situasjonen. Orienteringene må koordineres med tilbakemeldingene på ombudets uttalelse 7. juni 2022 om politiets ventetider for intervjuer i familieinnvandringssaker, SOM-2022-1232.

Sivilombudet har av eget tiltak undersøkt politidistriktenes ventetider for å få intervju hos politiet i saker om familieinnvandring. Bakgrunnen var at Utlendingsdirektoratets (UDIs) behandlingstider for mange søknader om familieinnvandring har vært svært lange over tid, og at direktoratet har pekt på lange ventetider for å få intervjuet de involverte hos politiet som en av årsakene til dette. Etter ombudets syn er ventetiden for å få time til intervju alt for lang hos de fleste politidistriktene. Nesten halvparten av politidistriktene har ventetider på 8 måneder eller mer. De lengste ventetidene finnes i Oslo politidistrikt med 19 måneder, og i distriktene Øst og Vest med 16-17 måneder. Ventetidene hos politiet fører til at behandlingstidene i et stort antall familieinnvandringssaker hos UDI blir alt for lange, og ikke oppfyller de lovbestemte kravene til behandlingstid i forvaltningsloven § 11 a. I saker der søkerne er adskilt i påvente av behandlingen av familieinnvandringssaken vil lange behandlingstider også innebære en risiko for brudd på retten til familieliv etter Den Europeiske Menneskerettighetskonvensjonen artikkel 8. Sivilombudet vil følge med på utviklingen i ventetiden for intervju. Politidirektoratet bes om å i januar 2023 oversende en oppdatert oversikt over behandlingstidene og en redegjørelse for hva som er gjort for å forbedre dem. Sivilombudet ber også Justis- og beredskapsdepartementet om å orientere om hva de vil foreta seg for å forbedre situasjonen.

Saken gjaldt innsyn i meldingsutvekslingen mellom en ansatt i Utenriksdepartementet og Rolls-Royce om det varslede salget av Bergen Engines. Meldingsutvekslingen hadde skjedd via Facebook Messenger og på e-post. Utenriksdepartementet hadde gitt innsyn i en versjon av Messenger-meldingene som var oversendt Stortinget, der enkelte opplysninger var utelatt. For Sivilombudet reiste saken spørsmål om departementet hadde de originale meldingene, om arkiv- og journalføringsplikten var overholdt, og om det forelå en plikt til å forsøke å gjenopprette de opprinnelige meldingene. Sivilombudet har undersøkt det rettslige grunnlaget for å utelate navn på saksbehandlere ved innsynskrav. Saken omfattet også oppføringen av en konkret sak knyttet til Bergen Engines-saken på departementets elektroniske postjournal på eInnsyn, og generelle spørsmål om journalføring av E-lisenssaker som gjelder eksportkontroll. Til sist ble det reist spørsmål om saksbehandlingstiden. Sivilombudet kom til at Messenger-meldingene var saksdokumenter som var gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon, og dermed var journalføringspliktig, jf. forskrift om offentlege arkiv § 9. Ombudet minnet også om at arkivplikten – i motsetning til journalføringsplikten – inntrer dersom dokumentet enten har verdi som dokumentasjon eller er gjenstand for saksbehandling. Departementet ble bedt om å vurdere om den beskrivelsen av rekkevidden av arkivplikten av særlig e-post som kom til uttrykk i svarene til ombudet, er korrekt og dekkende for departementets praksis. Sivilombudet uttalte at dokumenter som ellers oppfyller vilkårene for journalføringsplikten, men som både inneholder saksopplysninger og private opplysninger, skal journalføres med sitt opprinnelige innhold. Det er bare dokumenter som «utelukkande» er av privat karakter som ikke er omfattet av sakdokumentbegrepet i offentleglova § 4. Det er etter offentleglova ikke hjemmel til å utelate eller sladde navnet på saksbehandlere med den begrunnelse at saken er «eksepsjonell». Sivilombudet uttalte at det er uheldig at departementet ikke tidligere oppdaget at det finnes arkivert ytterligere en versjon av Messenger-meldingene. Departementet ble også bedt vurdere om de beskrevne rutinene for behandling av innsynskrav er gode nok og om det kan være behov for å innføre rutiner for å avklare med saksbehandler om det finnes saksdokumenter ut over det som er arkivert, før innsynskravet besvares. Departementet har gitt uttrykk for at dersom det er gjort feil i forhold til arkivplikten, er det god forvaltningsskikk å forsøke å rette feilen. Sivilombudet var enig i dette og mente at departementet i tråd med god forvaltningsskikk bør forsøke å gjenopprette Messenger-meldingene med sitt originale innhold. Sivilombudet ba departementet behandle innsynskravet på nytt. Sivilombudet mente det er uheldig at det ikke går tydelig frem av departementets nettsted at departementet har andre journaler i tillegg til den offentlige elektroniske postjournalen. Videre ba sivilombudet om at departementet innen utgangen av 2022 orienterer om status og konklusjoner i arbeidet med leveransen til eInnsyn for E-Lisenssakene. Under henvisning til oppføringen av en konkret sak på eInnsyn, minnet sivilombudet om kravene til opplysningene i journalen som er oppstilt i forskrift om offentlege arkiv § 10. Saksbehandlingstiden var for lang både ved behandlingen av kravet og for den utvidede begrunnelsen. Sivilombudet ba om å bli holdt orientert om utfallet av den fornyede behandlingen av innsynskravet innen 1. juli 2022.

Sivilombudet har av eget tiltak undersøkt Navs rettsanvendelse i beslutninger etter forvaltningsloven § 35 om ikke å omgjøre vedtak utenfor klagesaker. Undersøkelsen viste at Nav i perioden fra juli 2017 til januar 2022 traff beslutninger bygget på en uriktig og for streng tolkning av forvaltningsloven § 35. Feilen besto i at Nav brukte de strengere vilkårene som tidligere gjaldt for den ulovfestede regelen om gjenopptak. Ombudet er ikke overbevist av Arbeids- og inkluderingsdepartementets forklaring om at saksbehandlere i Nav som har skrevet beslutninger med en for streng tolkning av forvaltningsloven § 35, egentlig hadde en god forståelse av bestemmelsen. En viktig bakenforliggende årsak til feiltolkningen er Arbeids- og velferdsdirektoratets mangelfulle oppfølging av hvordan Navs enheter skulle legge om praksis etter en instruks fra departementet 30. mai 2017. Departementet har ikke kunnet gi et anslag over hvor mange saker som er omfattet av feiltolkningen. Ombudet mener departementet burde gjort en større innsats for å kartlegge omfanget av feilen i Nav og en bedre vurdering av hvilke konsekvenser den kan ha hatt for utfallet av de berørte sakene. Direktoratet har varslet at det nå skal oppdatere Navs rundskriv til forvaltningsloven og lage en ny mal for beslutninger om omgjøring. Ombudet ber departementet vurdere hvordan de personene som er berørt av feiltolkningen på en egnet måte kan informeres om feilen og muligheten de har for å be Nav om en ny vurdering av omgjøringsspørsmålet etter en korrekt og mindre streng lovtolkning, samt om en redegjørelse for fremdriften i direktoratets arbeid med rundskrivet og malen.

Saken gjelder Statsforvalterens oppfølgning av en henvendelse fra en person som ikke fikk levert muntlig søknad om økonomisk stønad (nødhjelp). Han mente også at Navs krav til dokumentasjon for søknaden var for omfattende. Samme dag henvendelsen var sendt hadde han fått avslag på søknad om nødhjelp. Statsforvalteren åpnet tilsynssak på bakgrunn av henvendelsen og fikk tilsendt saksutredning og avslagsvedtaket fra Nav, men undersøkte ikke med klageren om henvendelsen var ment som en klage over avslaget. Sivilombudet er kommet til at Statsforvalteren burde ha undersøkt med klageren om henvendelsen også var ment som en klage over enkeltvedtaket. Den som henvender seg til Statsforvalteren i saker etter sosialtjenesteloven, er ikke nødvendigvis kjent med Statsforvalterens rolle både som klage- og tilsynsorgan, og hvilke konsekvenser de ulike funksjonene har. Statsforvalteren bes om å undersøke med klageren om han mente å klage på enkeltvedtaket.

Sivilombudet undersøkte av eget tiltak om Pensjonstrygden for sjømenn har rettslig grunnlag for å kreve at medlemmene må klage over vedtak før de kan anke til Trygderetten og hvilken frist eller frister som gjelder. Ombudet kom til at Pensjonstrygden ikke kan kreve at medlemmene må klage før de kan anke og at det ikke gjelder noen klagefrist. Fristen for å anke følger av trygderettsloven § 9 og er i utgangspunktet seks uker fra underretning om Pensjonstrygdens vedtak er kommet frem til medlemmet. Pensjonstrygden har gitt medlemmene uriktig informasjon om rettsreglene som gjelder for vedtakene. Praksisen synes over tid å ha bygget på en uriktig forståelse av forvaltningsloven og trygderettsloven. Feilen kan ha medført ulemper for medlemmene og risiko for at enkelte kan ha mistet muligheten til å anke. Ombudet ber Pensjonstrygden korrigere sin praksis og informasjon for fremtidige saker, slik at den samsvarer med trygderettsloven.

Saken gjelder Arbeids- og inkluderingsdepartementets saksbehandlingstid i sak om innsyn i e-poster som gjelder daværende statsråd Hadia Tajiks pendlerboliger. Departementet brukte fire uker på å behandle innsynskravet, og begrunnet saksbehandlingstiden med at departementet på kort tid mottok mange og omfattende innsynskrav om sakskomplekset. Krav om innsyn skal avgjøres uten ugrunnet opphold, jf. offentleglova § 29 første ledd andre punktum. Ombudet har kommet til at departementets saksbehandlingstid i denne saken var for lang og i strid med lovens krav. I vurderingen er det blant annet lagt vekt på at innsynskravet gjaldt en svært samfunnsaktuell sak, der rask behandling var særlig viktig.