Saken gjelder innsyn i statsministerens elektroniske kalender. Innsynskravet gjaldt kalenderoppføringer i Outlook i perioden 1. januar til 1. august 2017. Statsministerens kontor la til grunn at kalenderoppføringene ikke er saksdokumenter i offentleglovas forstand, og dermed ikke er gjenstand for innsyn. Ombudsmannen er kommet til at en lagret kalenderoppføring i Outlook utgjør et «dokument» etter offentleglova. Spørsmålet om en slik kalenderoppføring er å anse som et «saksdokument for organet», og dermed omfattet av hovedregelen om innsynsrett, må vurderes konkret for hver enkelt kalenderoppføring. Den tidsmessige avgrensningen innebærer at kalenderoppføringer som er sendt til eller ut av forvaltningsorganet, i utgangspunktet må anses som saksdokumenter. For øvrige kalenderoppføringer som forvaltningsorganet selv har opprettet, er det avgjørende når de er «ferdigstilt». Ettersom det neppe vil være aktuelt å gjøre endringer eller tilføyelser i kalenderoppføringer for aktiviteter tilbake i tid, må kalenderoppføringer som regel anses som ferdigstilt senest når tidspunktet for den aktuelle aktiviteten har passert. Videre innebærer den innholdsmessige avgrensningen at det kun er arbeidsrelaterte kalenderoppføringer som kan anses som saksdokumenter, idet disse må anses å gjelde forvaltningsorganets ansvarsområde eller virksomhet. Kalenderoppføringer som gjelder private avtaler og møter, vil dermed falle utenfor det som må regnes som saksdokumenter for organet. Saksdokumentbegrepets nedre grense innebærer likevel at kalenderoppføringer som må anses som løse, uformelle kladder som kun er til hjelp for den enkelte saksbehandler, eller som kun inneholder praktiske opplysninger eller avklaringer, faller utenfor innsynsretten. Den nedre grensen gir likevel kun et snevert rom for å anse skriftlig materiale for å falle utenfor innsynsretten.

Saken gjelder innsyn i Det sentrale motorvognregisteret, nærmere bestemt opplysninger om alle kjøretøy med produsent og modellbetegnelse, registreringsnummer og eier. Samferdselsdepartementet avviste innsynskravet under henvisning til at det ikke kunne sies å være en sammenstilling av opplysninger fra databasen, men derimot en søknad om utlevering av hele databasen. Departementet viste blant annet til at identifikasjonskravet i offentleglova § 28 andre ledd var til hinder for at klageren hadde krav på innsyn i hele databasen. Ombudsmannen er kommet til at et krav som gjelder innsyn i en hel database som regel vil kunne avvises etter offentleglova § 28 andre ledd. Dette gjelder selv om kravet er formulert som et krav om sammenstilling av opplysningene i databasen. Innsynskravet i denne saken gjelder ikke alle opplysningene i databasen. Kravet gjelder noen utvalgte opplysninger fra det som må anses som flere saksdokumenter i databasen. Det er følgelig bedt om innsyn i en sammenstilling, og ikke en rekke dokumenter. Begrensningen i offentleglova § 28 andre ledd kommer dermed ikke til anvendelse, og det var ikke adgang til å avvise kravet. Ombudsmannen er imidlertid kommet til at sammenstillingen ikke kunne gjøres med «enkle framgangsmåtar».

Saken gjelder retten til innsyn i et særskilt filformat – i denne saken Excel-format – i de tilfellene der det lages en sammenstilling av opplysninger fra en database. Sivilombudsmannen har kommet til at et uttrekk i Excel-format i denne saken vil inneholde andre og mer detaljerte opplysninger enn den PDF-versjonen det er gitt innsyn i. Kravet om innsyn i Excel-format må derfor anses som krav om innsyn i et annet dokument. Fylkesmannen er derfor bedt om å vurdere de to undersøkte sakene på nytt. Ombudsmannen har kritiske merknader til Fylkesmannens generelle uttalelser om at den innsynsberettigede ikke bør ha mulighet til å redigere eller manipulere innholdet i en kopi av et dokument fra et offentlig organ. Selv om det ikke var avgjørende for de undersøkte sakene, har ombudsmannen uttalt at en innsynsberettiget i utgangspunktet har krav på at det utarbeides en sammenstilling i ethvert filformat, dersom vilkårene for sammenstilling for øvrig er oppfylt. Dette gjelder også i de tilfellene der det allerede er foretatt en sammenstilling i et annet format.