Sivilombudet har av eget tiltak undersøkt saksbehandlingstiden ved byggesaksavdelingen i Frøya kommune. Ombudet har blant annet sett på kommunens saksbehandlingstid og restanser hva gjelder byggesaker, klager i byggesaker og ulovlighetsvarsler. Vi har også stilt spørsmål om kommunens rutiner for informasjon til borgerne under sakens gang. Kommunen har erkjent at åtteukersfristen i byggesaksforskriften § 7-1 bokstav c for å behandle byggesaksklager ikke overholdes i dag. Kommunen har opplyst at de har iverksatt flere tiltak. Kommunen har opplyst at ulovlighetsvarsler prioriteres. Kommunen synes imidlertid ikke å ha oversikt over det totale antallet innkomne ulovlighetsvarsler, og alderen på disse. Ombudet vil bemerke at den manglende oversikten gir grunn til bekymring for kommunens mulighet til å oppfylle sine plikter etter plan- og bygningsloven § 32-1. Kommunen har opplyst at de etterstreber å bli flinkere til å sende foreløpig svar i tråd med forvaltningsloven § 11 a annet ledd. Ombudet ber videre om at kommunen etablerer rutiner for foreløpig svar og forsinkelsesmeldinger, med et reelt estimat om forventet behandlingstid. Ombudet ber kommunen om en ny statusoppdatering innen 15. april 2023.

Saken gjaldt spørsmålet om hvilke krav som stilles til innholdet av en klage etter skatteforvaltningsloven § 13-5. Den samme dagen som klageren i saken mottok vedtak om endret skattefastsetting, henvendte han seg til skattekontoret. I henvendelsen fremholdt han blant annet at det var «en rekke feil beregninger» med vedtaket. Skatteklagenemnda mente at henvendelsen ikke oppfylte kravene som stilles til en klage. Ombudet kom til at Skatteklagenemnda hadde lagt til grunn en uriktig forståelse av skatteforvaltningsloven § 13-5 tredje ledd. Det sentrale måtte være at henvendelsen fra klageren ga uttrykk for at vedkommende var uenig i vedtaket, og at det kort ble pekt på hva i vedtaket den skattepliktige mente var feil, enten det gjaldt faktum, rettsanvendelse eller skjønnsutøvelse. Etter ombudets syn oppfylte henvendelsen fra den skattepliktige kravene som stilles til en klage. Ombudet mente videre at den skattepliktige ikke hadde fått tilstrekkelig veiledning i saken. Ombudet ba om at Skattedirektoratet nå sørget for at saken ble klagebehandlet, og at den ble gitt prioritering med utgangspunkt i når klagen først ble fremsatt.

Saken gjelder Nav Klageinstans’ avgjørelse om ikke å endre fastsettelsen av klagerens trygdeavgift for inntektsårene 2011 og 2013 fra høy til lav sats. Trygdeavgiften ble for inntektsåret 2012 satt til lav sats etter dom i Høyesterett. Spørsmålet i saken er om endring av trygdeavgiften for inntektsårene 2011 og 2013 følger av, eller forutsettes i, utfallet av høyesterettsdommen, jf. skatteforvaltningsloven §§ 12-1 tredje ledd bokstav a og 12-8 bokstav a. Ombudet mener Nav har plikt til å endre skattefastsettingen også for inntektsårene 2011 og 2013, og ber om at saken blir vurdert på nytt.

Spørsmålet i saken er om Nav kan unnlate å sende et forhåndsvarsel før det fattes vedtak om reduksjon i utbetalingen av uføretrygd ved overskridelse av inntektsgrensen. Vedtak om reduksjon av ytelsen fattes gjennom en helautomatisert løsning uten innslag av manuell behandling. Nav forhåndsvarsler ikke den uføretrygdede før vedtaket treffes. En eventuell klage i etterkant behandles manuelt. EUs personvernforordning, som er del av EØS-avtalen, stiller krav om nasjonalrettslig grunnlag for helautomatisert behandling av personopplysninger. Det er en forutsetning at de internrettslige reglene må sikre en forsvarlig saksbehandling. Kravet om forhåndsvarsling og retten til kontradiksjon i forvaltningsloven § 16 er en sentral saksbehandlingsregel for å sikre en forsvarlig saksbehandling. Etter ombudets syn gir verken bestemmelsen i seg selv eller EUs personvernforordning grunnlag for å unnlate å forhåndsvarsle om reduksjon i uføretrygd. Arbeids- og velferdsdirektoratet erkjenner at Nav mangler rettslig grunnlag for å unnlate forhåndsvarsling. Av hensyn til en effektiv ressursutnyttelse ønsker direktoratet å fortsette å bruke den helautomatiserte løsningen. De har derfor opplyst at de vil igangsette et regelverksarbeid for å skaffe seg rettslig grunnlag for å unnlate varsling. Kravet i Nav-loven § 4 a om forsvarlig saksbehandling ved helautomatiserte avgjørelser følger av EUs personvernforordning artikkel 22 nr. 2 bokstav b og fortalepunkt 71.Et eventuelt unntak fra kravet om forhåndsvarsling ved helautomatiserte vedtak må utformes innenfor rammene av de EØS-rettslige forpliktelsene. Ettersom kravene i personvernforordningen ikke bare gjelder arbeids- og velferdsforvaltningen, men forvaltningen generelt, mener ombudet at det er gode grunner for at den rettslige vurderingen av unnlatelse av forhåndsvarsling ved helautomatiserte avgjørelser bør inngå i arbeidet med ny forvaltningslov.

Saken gjaldt fastsettelse av bosted i fiskermanntallet. Hvor fiskerne er og har vært registrert i manntallet er avgjørende blant annet for adgangen til å fiske kongekrabbe i Finnmark. Fiskeridirektoratet vedtok våren 2021 å endre en fiskers bosted i fiskermanntallet fra Nordkapp kommune i Finnmark til Vestvågøy kommune i Nordland. I bostedsvurderingen tok direktoratet utgangspunkt i folkeregisterloven § 5-1 andre ledd, som sier at personer skal regnes som bosatt der de tar overveiende døgnhvile. Direktoratet kom til at fiskerens reelle bosted var en bolig i Vestvågøy kommune som fiskeren kjøpte høsten 2020, til tross for at denne boligen ble utleid i det aktuelle tidsrommet. Sivilombudet var enig med Fiskeridirektoratet i at reglene om bosted i folkeregisterloven og folkeregisterforskriften er avgjørende for hvor fiskere skal registreres som bosatt i fiskermanntallet. Klageren syntes å ha oppholdt seg overveiende i Vestvågøy kommune. Det var imidlertid feil av direktoratet å registrere klageren som bosatt i den utleide boligen dersom direktoratet mente at klageren under oppholdene i Vestvågøy kommune hadde tatt døgnhvilen hos familiemedlemmer. Dersom klageren tok overveiende døgnhvile hos familiemedlemmene, skulle klageren vært registrert som bosatt der.

Saken gjaldt bosteds- og botidskrav for deltakelse i fiske av kongekrabbe. En fisker søkte høsten 2021 om deltakelse i fangst av kongekrabbe, men Fiskeridirektoratet avslo søknaden. Direktoratet mente fiskeren ikke oppfylte kravet om botid i Finnmark. I vurderingen av hvor fiskeren hadde vært reelt bosatt tok direktoratet utgangspunkt i folkeregisterloven § 5-1 andre ledd om krav til overveiende døgnhvile, og kom til at fiskeren ikke var reelt bosatt i Finnmark før i januar 2021. Fiskeren oppfylte derfor ikke kravet om botid i Finnmark. Sivilombudet var enig med Fiskeridirektoratet i at reglene om bosted i folkeregisterloven og folkeregisterforskriften er avgjørende for fastsettelse av reelt bosted ved vurdering av botidskravet i deltakerforskriften for 2022 § 40 bokstav d. Ombudet kom videre til at direktoratets fastsettelse av klagerens reelle bosted ikke var basert på en riktig anvendelse av reglene i folkeregisterloven og folkeregisterforskriften. Mye talte likevel for at klageren ikke var reelt bosatt i Finnmark før i januar 2021, slik at kravet om botid i Finnmark ikke var oppfylt på vedtakstidspunktet.

Saken gjelder klager over Statsforvalteren i Oslo og Vikens avgjørelse i en tilsynssak om brudd på taushetsplikt. I forbindelse med behandlingen av en søknad om BPA hadde saksbehandleren gjort oppslag i klagerens journaler fra samtaler med en behandler om psykisk helse. Klageren hadde gitt samtykke til at kommunen kunne innhente nødvendige opplysninger. Klagerens sentrale anførsel var at behandleren ikke skulle lagret journalen på et sted som var tilgengelige for oppslag fra saksbehandleren. Det ble også anført at saksbehandleren hadde brutt taushetsplikten ved å lese journalen. Statsforvalteren omtalte bare den sistnevnte anførselen, og konkluderte med at taushetsplikten ikke brutt. Sivilombudet er kommet til at det var i strid med begrunnelsesplikten i pasient- og brukerrettighetsloven § 7-4 a at ikke klageren ble informert om hvorfor hans hovedanførsel om at journalen var lagret på feil sted ikke ble behandlet videre. Ombudet ber Statsforvalteren sikre at det i fremtidige saker gis en begrunnelse for hvorfor vesentlige anførsler er utelatt fra tilsynssaker. Ombudet har videre kommet til at det er begrunnet tvil om saken var tilstrekkelig utredet til å konkludere med at det ikke var brudd på taushetsplikten etter helsepersonelloven § 21 a. Ombudet ber Statsforvalteren behandle saken på nytt. Ombudet har også merknader til kommunens praksis med å gi saksbehandlere tilgang til journaler for psykisk helse. Etter ombudets syn gir denne praksisen risiko for brudd på helsepersonelloven § 21 a. Statsforvalteren har påpekt at det er nødvendig med fokus for å unngå spredning av sensitiv informasjon i større grad enn nødvendig og utover det samtykket er ment å omfatte, og at de vil ta med seg dette i sitt videre tilsynsarbeid. Ombudet ber Statsforvalteren være oppmerksom på risikoene denne saken har avdekket.

Saken gjelder retten til innsyn i hvem som har skrevet pasientjournal. Klagerne hadde i utgangspunktet rett til innsyn i pasientjournalen, jf. pasient- og brukerrettighetsloven § 5-1. Stjørdal kommune skjermet navnet til personen som hadde skrevet pasientjournalen med henvisning til arbeidsgivers plikt til å sikre at ansatte ikke utsettes for trakassering, annen utilbørlig adferd, vold eller trusler, jf. arbeidsmiljøloven § 3-4 nr. 3 og 4. Statsforvalteren hadde omgjort kommunens innsynsnektelse, uten at kommunen rettet seg etter vedtaket. Hovedspørsmålet er om kommunen kan anvende arbeidsmiljøloven § 4-3 til å nekte innsyn i pasientjournalen fordi kommunen mener klagerne vil bruke opplysningene på en krenkende måte overfor kommunens arbeidstaker. Saken reiser også spørsmål om kommunen som underinstans har plikt til å rette seg etter klageinstansens endelige vedtak. Stjørdal kommune skulle etter ombudets syn ha rettet seg etter Statsforvalterens endelige vedtak i saken. Ombudet ber kommunen gjennomføre Statsforvalterens vedtak. Stjørdal kommune har videre lagt feil rettsanvendelse til grunn for innsynssaken. Kommunen kan ikke benytte arbeidsmiljøloven § 4-3 for å innskrenke retten til innsyn i pasientjournalen. Etter ombudets oppfatning må unntak fra innsynsretten hjemles i unntaksreglene i pasient- og brukerrettighetsloven § 5-1 andre ledd eller forvaltningsloven § 19 andre ledd bokstav b. Kommunen har ikke vist til konkrete holdepunkter for at det er grunnlag for å holde tilbake den ansattes navn og stilling etter disse bestemmelsene. Ombudet ber kommunen merke seg ombudets vurderinger av anvendelse av arbeidsmiljøloven § 4-3 i lignende fremtidige saker.

Saken gjelder krav om innsyn i Larvik kommunes digitale «politikerportal». Politikerportalen er en webløsning der alle saker som skal til behandling i folkevalgte organer gjøres tilgjengelige for medlemmene av de folkevalgte organene. Politikerportalen har en funksjon kalt «bobla» der de folkevalgte i forkant av møtene kan sende inn skriftlige forslag til vedtak. Forslagene kan fremsettes, tilbaketrekkes og endres frem til det folkevalgte organet trer sammen i møte og eventuelt voterer over forslaget. Statsforvalteren stadfestet kommunens avvisning av kravet om innsyn i «bobla». Forslagene i «bobla» var etter Statsforvalterens vurdering ikke ferdigstilte dokumenter før de ble lagt frem i det aktuelle folkevalgte organets møte, jf. offentleglova § 4. I forbindelse med Sivilombudets undersøkelser skrev Statsforvalteren at politikernes forslag i «bobla» ikke er omfattet av virkeområdet til offentleglova § 16 første ledd bokstav a om saksframlegg. Sivilombudet kom til at medlemmer av kommunale folkevalgte organer kan utarbeide «saksframlegg med vedlegg», men at offentleglova § 16 første ledd bokstav a ikke omfatter saksbehandling som er møtepliktig etter kommuneloven § 11-2 første ledd. Ombudet mente mye talte for at det foregikk møtepliktig saksbehandling i «bobla», og at kommunen ikke hadde overholdt krav til kunngjøring, saksliste og møteoffentlighet. Dersom medlemmenes aktivitet i «bobla» skulle vært gjort i møte etter kommuneloven § 11-2, mente ombudet at møteoffentlighetsprinsippet som ligger til grunn for kommuneloven § 11-5 ga rett til innsyn i den møtepliktige aktiviteten, så langt aktiviteten ikke oppfylte vilkårene i § 11-5 andre eller tredje ledd om møtelukking. Ombudet mente videre at Statsforvalteren ikke hadde oppfylt kravene til klageinstansens utrednings- og prøvingsplikt. Ombudet var også i tvil om politikerportalen, slik bruken av den var beskrevet i denne saken, var forenlig med forvaltningslovens, offentleglovas og kommunelovens rettslige rammer for saksbehandlingen. Ombudet ba Statsforvalteren være oppmerksom på at tilsvarende problemstilling også kunne oppstå i andre kommuner. Ombudet ba Statsforvalteren behandle saken på nytt og om å bli underrettet om utfallet innen 20. januar 2023.

Saken gjelder vedtak av en reguleringsplan for landbasert oppdrett og tilknyttet, sjørettet næringsvirksomhet på Toftøya i Brønnøy kommune. Planen ble utarbeidet delvis parallelt med ny kommuneplan. Begge planene ble konsekvensutredet, men uten at utredning av alternative lokaliteter inngikk. Etter innsigelse fra Statsforvalteren i Nordland - grunnet virkningene for naturmangfold og friluftsliv - stadfestet Kommunal- og distriktsdepartementet reguleringsplanen. Norges Naturvernforbund klagde saken inn for Sivilombudet, og anførte at alternative lokaliteter skulle ha vært konsekvensutredet. Ombudet kom til at det var begrunnet tvil ved om undersøkelsene av om det fantes «relevante og realistiske alternativer» til plasseringen av næringsområdet på Toftøya, var omfattende nok til å tilfredsstille kravene i konsekvensutredningsforskriften, jf. forskriften § 19 siste ledd. Ombudet mente videre at det ikke var gitt en tilstrekkelig begrunnelse for hvorfor plasseringen på Toftøya ble ansett som det eneste relevante og realistiske alternativet. Undersøkelsene var heller ikke godt nok dokumentert. Etter ombudets syn var det også begrunnet tvil ved om kriteriene som var lagt til grunn ved vurderingen av om det fantes aktuelle alternativer, var egnet til å skape et tilstrekkelig bredt kunnskapsgrunnlag om ulike lokaliseringer og måter å gjennomføre prosjektet på. Etter ombudets syn kunne det ikke utelukkes at manglene hadde hatt innvirkning på resultatet, jf. forvaltningsloven § 41. Ombudet ber departementet vurdere saken på nytt.