Avsluttende brev
Det avsluttende brevet fra ombudsmannen til Utlendingsdirektoratet er gjengitt her:
«Advokat Jostein Løken klaget på vegne av A til Sivilombudsmannen 14. august 2017. Klagen gjaldt Utlendingsdirektoratets (UDIs) saksbehandlingstid for As kone og barns søknader om familieinnvandring, og avslag på klagers anmodning om å prioritere behandlingen av søknadene. Søknaden om prioritert behandling var begrunnet med at familien fryktet represalier fra Taliban og flere ganger har måtte flytte som følge av dette.
Det ble herfra funnet grunn til å undersøke den delen av klagen som gjaldt avslaget på prioritering av søknadene.
I brev 10. oktober 2017 til UDI ba ombudsmannen om en redegjørelse for direktoratets behandling av anmodninger om prioritering av søknader om familieinnvandring – generelt og i den aktuelle saken.
Bakgrunnen for undersøkelsen var blant annet informasjonen på UDIs nettside om mulighetene for å søke om og få innvilget prioritert saksbehandling. Informasjonen på nettsiden er bygget opp som en skjematisk guide med overskriften «Kan søknaden din gå foran i køen?» I guiden blir søkeren bedt om å grunngi hvorfor vedkommende ønsker at søknaden skal gå foran. Informasjon gis ved at søkeren krysser av på ett av 11 alternative grunnlag som guiden foreslår. Hvis ingen av typetilfellene passer, kan søkeren krysse av for «andre grunner». Det automatiske svaret som dukker opp dersom vedkommende krysser av på 8 av alternativene, herunder «andre grunner» og «sikkerhetssituasjonen i hjemlandet til søkeren», er at søknaden dessverre ikke kan gå foran i køen. Kun ved å velge alternativene «begravelse i nær familie», «søkeren eller et nært familiemedlem i Norge er livstruende og/eller akutt syk», eller «deltagelse på klassetur i utlandet for skoleelever», får søkeren informasjon om at man kan søke om prioritering, samt nærmere veiledning om fremgangsmåte for dette.
Ombudsmannen spurte blant annet UDI om det er riktig at det kun er de tre nevnte forholdene som kan gi grunnlag for prioritering, og hva som i så fall er begrunnelsen for dette.
UDI svarte ombudsmannen i brev 1. desember 2017. Angående den aktuelle saken svarte UDI at behandlingen av søknadene til familien til A hadde blitt gitt prioritet, etter ombudsmannens brev til UDI og advokat Løkens fornyede anmodning om prioritering 16. oktober 2017. UDI opplyser at direktoratet, i forbindelse med den fornyede vurderingen, fant at den tidligere vurderingen av prioriteringsanmodningen hadde vært for streng, og at det nå forelå grunnlag for prioritering. Ombudsmannen tar dette til etterretning, og går ikke nærmere inn på spørsmålet om den aktuelle saken burde vært prioritert på et tidligere tidspunkt.
Når det gjelder UDIs generelle redegjørelse for behandlingen av og veiledning om anmodninger om prioritering, har ombudsmannen enkelte merknader.
Forvaltningsorganer har innenfor sitt saksområde en alminnelig veiledningsplikt, jf. forvaltningsloven § 11 første ledd. Formålet med veiledningen skal være å gi parter og andre interesserte adgang til å vareta sitt tarv i bestemte saker på best mulig måte. Veiledning kan gis på ulike måter, men forvaltningens nettsider er vanligvis en av de viktigste informasjonskanalene, ikke minst for utlendingsforvaltningen.
For at parter og andre interesserte skal kunne vareta sine interesser i bestemte saker på best mulig måte, er det en forutsetning at den veiledningen som gis, er så presis og dekkende som mulig. Dersom informasjonen er villedende eller misvisende, kan dette få som konsekvens at den saken gjelder ikke får ivaretatt sine interesser på tilfredsstillende vis.
I redegjørelsen til ombudsmannen opplyser UDI at informasjonen på nettsiden om hvorvidt en sak kan gå foran i køen, nok fremstår som litt strengere enn det direktoratets faktiske vurdering vil være. Dette er tilsiktet, «for å begrense antall henvendelser om prioritering på et grunnlag som mest sannsynlig ikke vil være tilstrekkelig». Når det gjelder avhuking på kategorien «andre grunner» i informasjonsguiden, erkjenner UDI at responsen nettsiden gir kan være misvisende.
Ombudsmannen mener informasjonen på nettsidene er klart misvisende. UDI opplyser til ombudsmannen at det alltid gjøres en konkret vurdering av anmodninger om prioritering av saker, selv om utgangspunktet er at «det må helt spesielle forhold til». En slik behandling er også i tråd med god forvaltningsskikk.
Nettsidene gir derimot et bestemt inntrykk av at det kun er i de tre oppgitte typetilfellene at en søknad vil kunne bli gitt prioritet. Det er kun ved avkrysning på ett av disse tre alternativene at fremgangsmåten for å anmode om prioritering oppgis. Enkelte av de øvrige grunnlagene det kan krysses av for, vil nok være klare avslagstilfeller, men ikke nødvendigvis alle. Det er derfor betenkelig at avkrysning på alle øvrige grunnlag gir svaret: «søknaden din kan dessverre ikke gå foran i køen». Et slikt svar kan indikere at en søknad alt er avslått eller at det ikke er mulig å søke. Særlig betenkelig er det at dette svaret gis ved avkrysning i kategorien «andre grunner», som lett kan tenkes å romme spesielle omstendigheter ved søknaden som tilsier at den bør prioriteres.
Søknadene til As familie – som UDI nå har prioritert – illustrerer manglene ved veiledningen. I veilederen synes de aktuelle kategoriene for deres situasjon å være «sikkerhetssituasjonen i hjemlandet» eller «andre grunner», som der opplyses å ikke kunne gi grunnlag for prioritering.
Ombudsmannen har forståelse for at UDI søker å utforme veiledningen på nettsiden slik at det klart fremgår at terskelen for prioritering er høy. Verken UDI eller søkerne er tjent med at UDI må behandle et høyt antall grunnløse anmodninger om prioritering. Samtidig er det neppe formålstjenlig – eller i samsvar med veiledningsplikten – å gi informasjon som ikke gjenspeiler at UDI faktisk gjør en konkret vurdering av om en sak har et unikt hastepreg. Det er derfor på sin plass at direktoratet opplyser at det vil vurdere om det er mulig å informere på en annen måte for å gi et mer korrekt bilde av de vurderingene UDI faktisk gjør. Ombudsmannen ber om å bli holdt orientert om resultatet av disse vurderingene og eventuelle endringer i informasjonen på nettsidene.
For øvrig finner ombudsmannen å kunne la saken bero med den redegjørelsen og forklaringen som er gitt.»