Sakens bakgrunn
Ved et sykehjem i X kommune skulle det i løpet av sommeren 2018 ansettes en ny teamleder ved korttidsavdelingen. Søknadsfristen var 15. juni 2018. A, som jobbet som sykepleier ved sykehjemmet, var blant søkerne til stillingen. Hun var også blant dem som ble ansett som formelt kvalifisert til stillingen. Kommunen innkalte henne og to andre søkere til intervju i brev 2. juli 2018. Intervjuet med A skulle finne sted 10. juli 2018.
Fordi A var på ferie da brevet fra kommunen ble sendt ut, ble hun ikke gjort kjent med innkallingen før enhetsleder ved sykehjemmet ringte til henne kvelden før intervjuet skulle finne sted for å bekrefte intervjuavtalen. Intervjuet ble ikke avholdt. A kom tilbake fra ferien uken etter, og ble etter hvert kjent med at kommunen hadde ansatt en annen av søkerne.
I klagen til ombudsmannen skrev A at hun mente hun ville ha vært en god kandidat til stillingen dersom hun hadde fått en sjanse til å vise seg frem på intervjuet. Hun stilte spørsmål ved at hele ansettelsesprosessen skulle foregå i de to ukene hun hadde ferie, og mente at saken stred mot forsvarlig saksbehandling og god forvaltningsskikk.
Våre undersøkelser
I undersøkelsen herfra spurte vi kommunen blant annet om hvorfor klageren ikke fikk anledning til å komme på intervjuet hun var innkalt til, og om det ble vurdert å utsette intervjuet til hun var tilbake fra ferie. Til dette svarte kommunen at de ikke kunne etterkomme klagers ønske om å få utsatt intervjuet, fordi det ville ha ført til forsinkelse av ansettelsesprosessen. Dette ville igjen ha fått konsekvenser for åpningen av den nye korttidsavdelingen ved sykehjemmet. Videre var det kommunens oppfatning at det var mulig for klager å komme seg fra der hun oppholdt seg i ferien, til X kommune for å gjennomføre intervjuet.
På spørsmålet om kommunens praksis for å innkalle til intervju, svarte kommunen at det ikke er vanlig å be om bekreftelse på slike invitasjoner. Ofte bekrefter kandidatene på eget initiativ, noe arbeidsgiver vurderer som positiv interesse og engasjement for stillingen. Det har likevel ikke betydning for utvelgelsen. I dette tilfellet ble brevene sendt elektronisk, og kommunen ønsket å bekrefte intervjuene.
I en sammenlignende kvalifikasjonsvurdering av klager og den ansatte gjorde kommunen rede for at klagers kvalifikasjoner ble vurdert ut fra de opplysninger om utdanning, arbeidserfaring og personlig egnethet som forelå gjennom dokumentasjon og personlig kjennskap til henne som ansatt. Hun som ble ansatt i stillingen ble funnet bedre kvalifisert på grunn av mer relevant formell utdanning og mer relevant arbeidserfaring som sykepleier.
I sine merknader til kommunens svar påpekte A blant annet at hun skal ha tilbudt seg å avbryte ferien for å møte opp og gjennomføre intervjuet, men at hun fikk beskjed på telefon at det ikke var nødvendig. A understreket at hun oppfattet denne delen av kommunens redegjørelse som usann.
Ombudsmannens syn på saken
1. Sakens opplysning – manglende gjennomføring av intervju
Målet ved en ansettelse er å finne frem til den søkeren som etter en samlet vurdering anses best kvalifisert for stillingen. Sammen med eventuelle lov- og avtalefestede krav er det utlysningsteksten som danner utgangspunktet for denne vurderingen. Ansettelsesmyndigheten har ikke plikt til å kalle inn alle kvalifiserte søkere til intervju. Det er tilstrekkelig at et det foretas en foreløpig sammenlignende kvalifikasjonsvurdering hvor de som fremstår som best kvalifiserte, blir innkalt.
Etter forvaltningsloven § 17 første ledd har forvaltningen plikt til å «påse at saken er så godt opplyst som mulig før vedtak treffes». Dette gjelder også i ansettelsessaker. Intervjuet vil da være ett av virkemidlene for å bidra til sakens opplysning. Gjennomføring av intervju med aktuelle og formelt godt kvalifiserte søkere, og innhenting av referanser, vil ofte være en forutsetning for å sikre at saken blir tilstrekkelig opplyst. Kravet om at en ansettelsessak må være tilstrekkelig opplyst, er med på å sikre at den best kvalifiserte blir ansatt.
Ut fra opplysningene i søknad og CV mente kommunen at klager fremsto som formelt kvalifisert til stillingen, og de kalte henne derfor inn til intervju. Siktemålet med et intervju vil ofte være å avklare kvalifikasjoner ut over de formelle, som jo fremgår av søknad og CV. Når i alle fall én av de aktuelle søkerne ikke har fått sjansen til å presentere seg og utdype sine kvalifikasjoner, kan det stilles spørsmål om saken er tilstrekkelig opplyst i henhold til forvaltningsloven § 17.
Ombudsmannen anerkjenner kommunens ønske og behov for raskt å få på plass en teamleder til den nye korttidsavdelingen. Selv om prosessen skal skje hurtig, må den allikevel være i samsvar med forsvarlig saksbehandling og god forvaltningsskikk.
Klager har forklart at hun tilbød seg å avbryte ferien for å gjennomføre intervjuet, men at hun fikk beskjed om at det ikke var nødvendig. Kommunen har på sin side fremholdt at klager i telefonsamtalen dagen før det planlagte intervjuet ba om å få utsatt intervjuet til etter ferien, men at hun fikk beskjed om at hennes ønske ikke kunne etterkommes. Tvil om slike faktiske forhold er ombudsmannen med sin skriftlige saksbehandling ikke egnet til å avklare.
På bakgrunn av det som er opplyst i saken her, er det ombudsmannens syn at kommunen i alle tilfelle burde ha vurdert om det var mulig å gjennomføre intervjuet på andre måter – via telefon eller Skype – eller om det å utsette klagers intervju til hun var tilbake fra ferie, likevel kunne ha tilfredsstilt behovet for en rask avklaring av ansettelsesprosessen. Dette særlig tatt i betraktning av at ansettelsesprosessen skjedde i juni og juli, hvor det er påregnelig at folk avvikler ferie, og sett hen til at kommunen ble klar over problemet før intervjuet skulle ha vært avholdt. Ansettelsesprosessen synes derfor ikke å være i tråd med kravet til god forvaltningsskikk.
I kommunens ansettelsesreglement står det blant annet at ansettelsesmyndigheten har ansvar for at det gjennomføres intervju med aktuelle søkere. Selv om ansvaret for gjennomføringen av ansettelsesprosessen ligger hos ansettelsesmyndigheten, kan den konkrete situasjonen også tilsi at den enkelte søker vil ha en oppfordring til å bidra til at dette kan skje på best mulig måte. I dette tilfellet kan det stilles spørsmål ved om klager hadde en særlig oppfordring til selv å undersøke om hun var aktuell for intervju, ettersom hun dro på ferie før dette var avklart. Ombudsmannen finner ikke grunn til å konkludere på dette. Avgjørende er at det i alle tilfelle er tvil om saken var tilstrekkelig opplyst da ansettelsesvedtaket ble truffet, fordi klagers kvalifikasjoner har vært vurdert uten at hun hadde fått anledning til å presisere og utdype disse på et intervju.
2. Kvalifikasjonsvurderingen
Til ombudsmannen har kommunen forklart at det at klager ikke ble intervjuet til stillingen, ikke var avgjørende for at hun ikke ble ansatt. Det ville altså ikke ha spilt noen rolle om klager ble intervjuet; hun ville uansett ikke ha blitt ansett best kvalifisert til stillingen. Kommunen har redegjort for hvorfor den ansatte var bedre formelt kvalifisert enn klageren. Ombudsmannen har ikke grunnlag for å komme med rettslige innvendinger mot den vurderingen. Utlysningsteksten ga imidlertid også anvisning på åtte ulike krav/ønsker til personlige egenskaper, og kommunen har i redegjørelsen til ombudsmannen vist til at også vurderingen av personlig egnethet var bestemmende for at klageren ikke nådde opp som den best kvalifiserte.
Ansettelsesmyndigheten kan i noen tilfeller ha adgang til å legge vekt på egen kjennskap til en søkers personlige egenskaper, uten at dette har vært forelagt søkeren i et intervju. Og som nevnt innledningsvis har ansettelsesmyndigheten heller ikke plikt til å kalle inn alle formelt kvalifiserte søkere til intervju. I dette tilfellet fremstår det imidlertid som uheldig at klager ble vurdert som aktuell for intervju, og at hennes kvalifikasjoner deretter er vurdert opp mot kvalifikasjonene til den ansatte, som har gjennomført intervjuet.
Hvorvidt den manglende gjennomføringen av intervjuet av klager kan ha hatt betydning for ansettelsen, avhenger av om intervjuet med klager ville ha ført til en annen vurdering av hennes personlige egenskaper, og om det ville hatt betydning for vurderingen av hennes samlede kvalifikasjoner. Det kan ombudsmannen vanskelig mene noe sikkert om. Ombudsmannen kan derfor ikke ta standpunkt til om klager ble forbigått ved ansettelsen.
Ansettelsesprosessen er gjennomført, og den ansatte har ikke vært part i saken her. Denne uttalelsen påvirker derfor ikke ansettelsesvedtaket.
Konklusjon
Det er tvil om saken var tilstrekkelig opplyst da kommunen fattet vedtaket om ansettelse. At klager ikke fikk gjennomføre intervjuet hun var innkalt til, synes å være i strid med god forvaltningsskikk. Det er ikke grunnlag for å ta standpunkt til om klager ble forbigått. Ombudsmannen ber kommunen merke seg de synspunktene som fremgår her til senere ansettelser.