Uttalelse
Sakens bakgrunn
A i Mediehuset OPP klaget til ombudsmannen over manglende møteoffentlighet for møte 26. april 2016 mellom forhandlingsutvalgene i Oppdal og Rennebu kommuner. Møtet gjaldt drøfting av en intensjonsavtale om sammenslåing av de to kommunene.
Klageren opplyste at det i åpent møte 26. april 2016 var debattert og vedtatt at møtet skulle lukkes. Det ble ikke opplyst noen hjemmel for lukking av møtet. Han viste til at det i følge kommuneloven er «kommunestyret og ikke forhandlingsutvalgene selv, som setter premisset for åpne/lukkede møter». Det fremgikk videre at Rennebu kommunestyre 21. april 2016 enstemmig vedtok «å lukke fusjonsforhandlingene». Kommunestyret i Oppdal hadde ikke hatt slike drøftinger eller fattet tilsvarende vedtak.
Slik saken er opplyst for ombudsmannen, legges det til grunn at begge kommunene mener at det aktuelle møtet var et møte i folkevalgt organ, som dermed faller inn under bestemmelsene i kommuneloven kapittel 6. Både Rennebu og Oppdal kommune ble derfor i brev herfra bedt om å gjøre rede for hjemmelen og begrunnelsen for lukkingen av møtet.
Rennebu kommune ble dessuten bedt om å svare på om vedtaket i kommunestyre 21. april 2016 om å be «om at forhandlingsmøtet [26. april] går for lukkede dører», ble ansett å være et vedtak om møtelukking. Kommunen ble videre spurt om grunnlaget for å lukke et felles forhandlingsmøte med en annen kommune og eventuell hjemmel for dette.
Begge kommunene ble bedt om å gjøre rede for om saksliste og innkalling til møtet 26. april 2016 ble gjort kjent for allmennheten, jf. kommuneloven § 32. Det ble også spurt om det ble fattet vedtak og/eller gjennomført forhandlinger i møtet, og om dette i så fall ble dokumentert.
I svar 8. august 2016 viste Rennebu kommune til at det var kommunestyrets vedtak 21. april 2016 som ble lagt til grunn for lukkingen, og at dette ble avklart med Oppdal kommune i selve møtet. Videre ble det vist til at det var kort tid mellom kommunestyremøtet og forhandlingsmøtet, og at:
«Rennebu kommunestyres vedtak om lukking av forhandlingsmøtene kom etter et politisk benkeforslag og spørsmålet er ikke drøftet og vurdert i saksframlegget. Det ble ikke anført noen hjemmel for vedtaket. Utfra drøftingene er det rådmannens oppfatning at kommunestyret mente det i møtene kunne komme opp spørsmål om fordeling av stillinger og funksjoner som kunne være sensitive for enkeltpersoner.»
Det ble deretter opplyst at møtet ikke ble kunngjort. Det ble i den sammenheng vist til at «kommunestyres vedtak om lukking bidro til tvil om møtets status» og at den korte tiden mellom kommunestyrets vedtak og det første forhandlingsmøtet førte til at forberedelsene ble «dårligere enn de normalt vil være». Kommunen skrev videre at det ikke ble fattet vedtak i møtet, men at det var et «orienterings-/dialogmøte som ga grunnlag for de senere forhandlingsmøtene hvor intensjonavtalen ble utformet».
Oppdal kommune opplyste i brev 9. august 2016 at den ikke hadde hatt til hensikt å lukke forhandlingsmøtet. Kommunen «så heller ikke at det fantes noen hjemmel for å gjøre det». Det ble i den sammenheng vist til Rennebu kommunestyrets lukkingsvedtak og «[f]or å komme i gang med forhandlingene aksepterte Oppdal kommunes representanter at møtet ble lukket». Kommunen opplyste deretter at øvrige møter mellom de to kommunene er «gjennomført som åpne møter».
Mediehuset OPP viste i svar 19. august 2016 blant annet til at det ble utarbeidet en protokoll fra møtet i etterkant, uten at hjemmel for lukking av møtet fremgår av denne. Det ble også vist til at møtet ble omtalt som et «forhandlingsmøte» ikke et «orienterings-dialogmøte» i denne protokollen.
Verken Rennebu eller Oppdal kommune har hatt ytterligere merknader til saken.
Ombudsmannens syn på saken
Kapittel 6 i kommuneloven inneholder saksbehandlingsregler i folkevalgte organer. Det følger av lovens § 30 nr. 1 at «(f)olkevalgte organer behandler sine saker og treffer sine vedtak i møter». Møtene skal etter § 31 nr. 1 som hovedregel holdes for åpne dører, hvilket innebærer at enhver har rett til å overvære møtene, med mindre det er fattet vedtak om å lukke et møte etter bestemmelsene i §§ 31 og 31 a. Møter i folkevalgte organer skal dessuten gjøres kjent på hensiktsmessig måte, jf. § 32 nr. 3. Videre følger det av § 30 nr. 3 at det skal føres møtebok over forhandlingene.
Verken Rennebu eller Oppdal kommune synes å være uenige med Mediehuset OPP i at det aktuelle møtet var å anse som et «møte i folkevalgt organ», som derfor var underlagt kommunelovens regler om møteoffentlighet. Ombudsmannen er enig i dette. Møtet skulle derfor som utgangspunkt vært åpent for allmenheten, jf. kommuneloven § 31 nr. 1. Slik saken er opplyst hit, ble møtet ikke kunngjort i forkant, slik kravet er etter kommuneloven § 32 nr. 3. Det ble ført protokoll fra møtet, men ut over å vise til at møtet ble lukket, inneholder den ikke hjemmel for slik lukking.
Rennebu kommune har ikke angitt noen hjemmel for lukking, men har i etterkant vist til at det i møtet «kunne komme opp spørsmål om fordeling av stillinger og funksjoner som kunne være sensitive for enkeltpersoner». Dette er opplysninger som verken fremgår av saksfremlegget eller protokollen fra selve møtet. Ombudsmannen kan etter dette ikke se at det forelå hjemmel til å lukke det aktuelle møtet. Forholdet må kritiseres.
Sett i lys av at etterfølgende forhandlingsmøtene mellom de to kommunene synes å ha vært gjennomført som åpne møter, har ikke ombudsmannen ytterligere merknader.