Sakens bakgrunn
A søkte i mars 2018 på et treårig vikariat som førsteamanuensis/førstelektor/høyskolelektor i idrett og kroppsøving ved X. Etter at søknaden var mottatt, ble A i e-post fra høyskolen bedt om å oppgi referanser, og det ble foretatt en referansesjekk av ham. Han ble imidlertid ikke innkalt til intervju, og han ble heller ikke innstilt til stillingen.
A klaget til ombudsmannen 11. mai 2018. I klagen fremholdt han sine faglige kvalifikasjoner og arbeidserfaring, og han mente seg forbigått i ansettelsesprosessen. Han påpekte også at høyskolen hadde sjekket oppgitte referanser uten at han først hadde vært på et intervju.
I e-post til ombudsmannen 13. september 2018 tok han opp at det av utlysningsteksten fremgikk at søkernes faglige kvalifikasjoner ville bli vurdert av et sakkyndig utvalg, og dette ikke var gjort i denne saken.
Våre undersøkelser
I brev 13. juni 2018 ba vi høyskolen om å redegjøre for om de anså A som formelt kvalifisert for stillingen, og hvorfor han i så fall ikke ble innkalt på intervju. Dersom han ikke ble ansett som formelt kvalifisert, stilte vi spørsmål om årsaken til at høyskolen hadde foretatt referansesjekk av ham.
I brev av 28. juni 2018 svarte høyskolen at de mente det var foretatt en korrekt ansettelse. I utlysningen var det stilt krav om at søkeren måtte «vere kvalifisert til å dekke arbeidsområda motorikk, helse og rørsle i barnehagelærarutdanninga», noe klager ikke hadde dokumentert å ha kompetanse på eller erfaring fra. Høyskolen fremholdt at han derfor ikke var kvalifisert for stillingen. Videre skrev høyskolen at siden han ikke ble ansett som formelt kvalifisert, hadde det heller ikke vært nødvendig å foreta en referansesjekk.
Klager kommenterte høyskolens svar i brev 17. juli 2018 der han fastholdt at han var godt kvalifisert både gjennom utdanning og erfaring. Hadde høyskolen kalt han inn på et intervju, ville hans relevante praksis og kvalifikasjoner kunne blitt tilstrekkelig belyst.
Vi tok deretter opp spørsmålet om sakkyndig bedømmelse med høyskolen. Høyskolen svarte i brev 18. oktober 2018 at ansettelsesorganet hadde valgt å gjøre unntak fra bestemmelsen om å opprette utvalg for sakkyndig bedømmelse. Dette ble gjort fordi det var et vikariat som ble lyst ut, og fordi det ikke «melde seg søkjarar med førstekompetanse».
Klager har fastholdt at han er kvalifisert for stillingen, og at det var en feil at høyskolen ikke hadde opprettet et sakkyndig utvalg.
Ombudsmannens syn på saken
1. Sakkyndig bedømmelse
Det følger av universitets- og høyskoleloven § 6-3 tredje ledd at innstilling til undervisnings- og forskerstillinger skjer på grunnlag av sakkyndig bedømmelse. Et unntak fra hovedregelen følger av § 6-3 tredje ledd tredje punktum, der det er bestemt at:
«Ansettelsesorganet kan i særskilte tilfeller bestemme at kravet om sakkyndig bedømmelse kan fravikes for undervisnings- og forskerstillinger som ikke er førstestillinger eller professorstillinger.»
Denne unntaksbestemmelsen ble tatt inn i loven i 2002. I forarbeidene (Ot.prp. nr. 40 (2001-2002) avsnitt 12.1.8) er lovendringen omtalt slik:
«Nytt er også oppmyking av gjeldende bestemmelse om sakkyndig bedømmelse. Gjeldende lovs absolutte krav om sakkyndig bedømmelse i alle undervisnings- og forskerstillinger er upraktisk og vanskelig å etterleve. I rundskriv F-14-95 av 1. februar 1995 er det allerede tatt inn retningslinjer som svekker det absolutte kravet til sakkyndige vurderinger. Av dette fremgår at sakkyndig vurdering av søkerne normalt skal foretas ved tilsetting i alle undervisnings- og forskerstillinger bortsett fra høgskolelærer/øvingslærer.»
Høyskolen har i denne saken vist til at ingen av søkerne hadde såkalt «førstekompetanse». Med førstekompetanse antar ombudsmannen at høyskolen mener ansettelse i stilling som førsteamanuensis eller førstelektor. For tilsetting i slike stillinger kreves det etter forskrift til universitet- og høyskoleloven §§ 1-4 og 1-5 at søkerne må ha henholdsvis doktorgrad eller kunne dokumentere «omfattende forsknings- og utviklingsarbeid» på tilsvarende nivå som en doktorgradsavhandling.
Den gjennomgangen ombudsmannen har foretatt av saksdokumentene, viser at ingen av søkerne synes å ha kvalifikasjoner for såkalte førstestillinger. Det var dermed ansettelse som høyskolelektor som var aktuelt i denne saken. Som uttrykt i forarbeidene var det allerede før lovendringen praksis for at sakkyndig vurdering ikke ble benyttet eller kunne utelates ved ansettelse av høyskolelektor. Sett i sammenheng med at den aktuelle stillingen også er et vikariat – riktignok av lengre varighet – er det etter ombudsmannens syn ikke grunn til å rette noen vesentlige rettslige innvendinger mot høyskolens avgjørelse om ikke å nedsette et utvalg til sakkyndig bedømmelse i dette konkrete tilfellet.
2. Kvalifikasjonsvurderingen
Målet ved en ansettelse er å finne frem til den søkeren som etter en samlet vurdering anses best kvalifisert for stillingen. Vurderingen skal ta utgangspunkt i de kvalifikasjonskravene som er angitt i utlysningsteksten, samt eventuelle lov- og avtalefestede krav. Øvrige sentrale momenter vil være søkernes utdanning, eventuelle praksis og personlig egnethet. Det sentrale hensynet bak kvalifikasjonsprinsippet er å sikre at forvaltningen rekrutterer personer med best mulig kompetanse i de oppgavene det offentlige skal utføre. Avgjørelsen må skje på en måte som sikrer likebehandling og som hindrer at det tas usaklige hensyn.
Klagers anførsel om at han var bedre kvalifisert enn de som ble ansatt, har ikke vært en del av ombudsmannens undersøkelse. Spørsmålet er imidlertid tatt opp av klager, og er kommentert av høyskolen i svaret hit.
I utlysningsteksten ble det stilt krav om at søkeren særskilt måtte oppfylle kvalifikasjonskrav knyttet til motorikk, helse og bevegelse i barnehagelærerutdanningen. Det var videre uttrykt at søker «bør ha erfaring frå barnehagefeltet». Høyskolen mente klager ikke hadde dokumenterte kvalifikasjoner/erfaring på dette området, og at han av den grunn ikke var formelt kvalifisert for stillingen.
Verken i utlysningen eller i øvrige saksdokumenter ombudsmannen har hatt tilgjengelig, er det klart spesifisert hva det innebærer å kunne dekke de omtalte fagområdene i barnehagelærerutdanningen. Klager har en mastergrad i idrettsfag, har undervist i kroppsøving på videregående skole og har opplyst å være friidrettstrener for barn på frivillig basis. Han har så langt ombudsmannen kan se av saksdokumentene, verken erfaring fra undervisning eller arbeid tilknyttet barnehage, men dette er formulert i utlysningsteksten som en ønsket kvalifikasjon og ikke et absolutt krav.
På bakgrunn av klagers søknad og CV – og slik utlysningsteksten er formulert – knytter det seg en begrunnet tvil til høyskolens vurdering av at klager ikke var formelt kvalifisert. Noen endelig konklusjon er det imidlertid ikke nødvendig å trekke, da ombudsmannen mener klager ikke er urettmessig forbigått.
Generelt er vurderingen av hvem som er best kvalifisert for en stilling i stor grad skjønnsmessig. Det gjelder både ved den foreløpige kvalifikasjonsvurderingen som må foretas når kandidater til intervju skal velges ut, og ved den endelige rangeringen ved innstilling og ansettelse. Ombudsmannskontrollen begrenser seg i slike tilfeller til å vurdere om det hefter feil ved skjønnet, og ansettelsesorganets vurdering kan bare kritisere dersom den fremstår som «klart urimelig», jf. sivilombudsmannsloven § 10 annet ledd.
Av saksdokumentene ombudsmannen har gjennomgått, fremgår det at de to søkerne som ble innstilt, fylte kravene i utlysningsteksten. Begge har i tillegg erfaring fra undervisning knyttet til, og/eller arbeid i, barnehage. Kvalifikasjonsvurderingen i innstillingen fremstår som saklig, og det er lagt vekt på relevante hensyn. Vurderingen synes også å bygge på et tilstrekkelig opplyst faktisk grunnlag. Det er derfor ikke grunnlag for noen rettslige innvendinger fra ombudsmannens side mot den ansettelsen som er foretatt.
3. Innhenting av referanseopplysninger
Selv om høyskolen mente at A ikke var formelt kvalifisert for stillingen, ble det likevel foretatt referansesjekk av ham. Dette har høyskolen i redegjørelsen til ombudsmannen opplyst at ikke hadde vært nødvendig. Det er ikke gitt noen utdypende forklaring på årsaken til at dette ble gjort.
Saksdokumentene viser at klager ble kontaktet per e-post av høyskolen og bedt om å sende over referanser. Av den korrespondanse ombudsmannen har sett, ble ikke klager gjort særskilt oppmerksom på at referansene ville bli kontaktet i forkant av et eventuelt intervju.
Ombudsmannen har tidigere uttalt, blant annet i sak 2018/915, at god forvaltningsskikk tilsier at referanser som hovedregel ikke kontaktes før kandidaten har tilkjennegitt at dette er i orden, for eksempel ved å oppføre referansene i søknad eller i CV. Videre bør innhenting av referanseopplysninger i alminnelighet først skje etter at intervju er gjennomført, og primært brukes for å bekrefte eller avkrefte opplysninger søkeren selv har gitt eller det inntrykket som har dannet seg etter et intervju.
Bruk av referanser for å sortere ut en søker som ukvalifisert eller uegnet for stillingen forut for at intervjuer skal gjennomføres, og uten at søker er kjent med dette, fremstår som en uryddig fremgangsmåte og i strid med god forvaltningsskikk.
Det kan ikke utelukkes at det kan forekomme tilfeller der referanseinnhenting i forkant av intervjuet er forsvarlig eller nødvendig. I så fall bør ansettelsesorganet kunne påvise et klart behov som legitimerer fremgangsmåten, og klager må som den klare hovedregel gjøres kjent med at dette skjer. I denne saken mente høyskolen – basert på opplysningene som allerede var tilgjengelig i klagers søknad og CV – at han ikke var formelt kvalifisert for stillingen. I det perspektivet fremstår referanseinnhentingen som unødvendig og i strid med god forvaltningsskikk.
Ombudsmannen ber om at høyskolen merker seg dette til senere ansettelsessaker.
Konklusjon
Innhenting av opplysninger fra referanser, selv om søkeren er kjent med at dette gjøres, bør primært skje som et ledd i å avkrefte eller bekrefte opplysninger som er kommet frem i et intervju. Det fremstår som i strid med god forvaltningsskikk å innhente referanseopplysninger om en kandidat arbeidsgiver mener ikke er formelt kvalifisert for stillingen. Ombudsmannen har ikke grunn til å rette innvendinger mot den ansettelsen som er foretatt, eller at det i dette tilfellet ikke ble oppnevnt et sakkyndig utvalg for bedømmelse.