Uttalelse
Sakens bakgrunn
A ble i brev 25. august 2015 fra Høgskolen i Hedmark, oversendt på e-post, bedt om å levere inn originaler av dokumentasjonen hun hadde sendt inn i forbindelse med søknaden om opptak til skolen. Da hun ikke hadde gjort dette innen fristen 8. september 2015, fikk hun i nytt brev 10. september 2015, også oversendt på e-post, ny frist for innlevering.
Da den nye fristen var utløpt, fattet høgskolen 15. september 2015 vedtak om inndragning av studieretten. Vedtaket ble sendt til oppgitt postadresse, som var den samme som foreldrenes. I vedtaket ble det vist til forskrift 1. mars 2010 nr. 300 § 6-2 (5), der det fremgår at studieretten kan inndras, dersom avkrevde originale dokumenter ikke fremlegges innen fristen.
I klage 18. september 2015, vedlagt det aktuelle dokumentet, beklaget A at hun ikke hadde oversendt det innen fristen. Hun tilkjennega at hun ikke hadde lest ordentlig gjennom alle e-poster hun hadde mottatt og viste blant annet til at hun hadde fått diagnosen ADD vinteren samme år. Videre viste hun til at det burde vært stilt krav om bekreftelse fra adressaten på at et brev med et så alvorlig innhold var mottatt.
Klagenemnda ved Høgskolen i Hedmark behandlet klagen i møte 18. november 2015 og tok ikke klagen til følge. Det ble vist til at vilkårene for inndragning var oppfylt og at nemnda ikke hadde grunnlag for å overprøve høgskolens skjønnsutøving. Senere anmodninger om omgjøring ble ikke tatt til følge.
A brakte saken inn for ombudsmannen i e-post 11. mars 2016. Det ble vist til at skolen burde ha innkalt henne til en samtale om den manglende innleveringen eller i alle fall krevet kvittering for at informasjonen om konsekvensene var mottatt. Videre ble det vist til den lange behandlingstiden av klagen, og til at originaldokumentet var innlevert mer enn to måneder før vedtaket i klagesaken forelå.
Undersøkelsene herfra
I brev 18. mai 2016 herfra til klagenemnda ble det vist til forskrift om opptak til studier ved Høgskolen i Hedmark § 6-5 (5) siste setning, der det fremgår at søkeren «kan» få inndratt studieretten dersom avkrevde originaldokumenter ikke fremlegges innen en fastsatt frist. Det ble stilt spørsmål om klagenemnda kjente til momentene som inngikk i høgskolens skjønnsmessige vurdering, og spørsmålet om det kunne være grunn til å omgjøre vedtaket om inndragning. Blant annet ble det spurt om det ble tillagt betydning at A hadde fremlagt etterspurt originaldokument i forbindelse med klagen på vedtaket, og at klagen ble gitt oppsettende virkning, slik at hun fikk fortsette på skolen frem til klagenemnda hadde fattet vedtak. Videre ble det bedt redegjort for begrunnelsen for at klagen, slik situasjonen var, ikke ble tatt til følge. Det ble også bedt redegjort for praksis i slike saker og begrunnelsen for den.
Klagenemnda svarte i brev 14. juni 2016. Om praksis ble det vist til at klagenemnda hadde bygget avgjørelsen på at høgskolen ikke omgjør inndragning av studierett dersom årsaken til at fristen ikke er overholdt, helt ut skyldes søkerens eget forhold. I tilfeller hvor det er eksterne årsaker som ikke kan legges søkeren til last, vil for sent innkomne dokumenter bli akseptert, eventuelt vil det bli satt ny frist. Kandidater som før fristen utløper, gir beskjed til skolen om at den ikke vil kunne holdes, vil etter omstendighetene kunne få ny frist.
Videre ble det vist til at klagenemnda har lagt til grunn at fristen for innsending er absolutt og preklusiv, likevel slik at det kan dispenseres etter en individuell og konkret vurdering. Fristen er ansett å være beslektet med selve søknadsfristen for opptak. Det er en forenkling å bare kreve originaldokumentasjon fra noen utvalgte. Det var ingenting ved fristangivelsen som tilsa at den er omtrentlig eller fleksibel, og som skulle gi søkeren grunn til å tro at de varslede konsekvensene ikke ville kunne inntreffe ved mindre overskridelser.
Veiledningsplikten måtte anses ivaretatt gjennom måten fristen var angitt på, da det må antas at en høgskolekandidat ville kunne forstå innholdet i informasjonen. Søkeren kunne neppe påregne at det var etablert maskinelle eller fysiske rutiner for å påminne kandidater rett i forkant av fristutløpet eller å varsle om overskridelser.
Det ble vist til administrative hensyn for en slik praksis. Dersom begrunnelsen for oversittelse av fristen i denne saken hadde blitt akseptert, ville det bety at fastsatte frister i realiteten ikke er av betydning, men at alle kandidater må få selvvalgte frister. Det ble ansett håndterbart og begrunnet å behandle fristoverskridelser som skyldes forhold utenfor søkerens kontroll. I disse situasjonene blir det ofte bedt om utsatt frist før fristen har gått ut.
Om den konkrete og individuelle vurderingen ble det vist til at fristoversittelsen skyldtes søkerens eget forhold, ikke manglende eller feilaktig informasjon fra forvaltningen. Blant annet ble det vist til opplysningene fra A om at hun hadde trodd at e-postene med varsel om innlevering var fra en annen avsender. Klagenemnda mente at det må kunne stilles krav om at en høgskolekandidat er i stand til å se hvem som er avsender av en e-post. Dessuten fremkom det av e-posten hva den handlet om. Det ville være administrativt umulig for høgskolen å ta hensyn til fristoversittelser med grunnlag i at en søker ikke har oppfattet innholdet i e-poster, et innhold som for øvrig klart tilkjennega konsekvensene av oversittelse av fristen. Videre kunne det ikke ses at diagnosen ADD eller lignende kunne endre vurderingen, da dette betyr at man må innrette seg deretter.
Til det forhold at A fikk fortsette på skolen frem til klagenemnda hadde fattet vedtak, ble det vist til at det alltid vil være slik at for sent innkomne dokumenter vil være innkommet forut for nemndas behandling.
Etter en samlet vurdering fant klagenemnda at det ikke forelå noen uforholdsmessighet.
A har ikke hatt ytterligere merknader.
Ombudsmannens syn på saken
I forskrift om opptak til studier ved Høgskolen i Hedmark § 6-2 (5) fremgår det:
«Søkere kan bli avkrevd å fremlegge originaldokumenter av grunnlaget for opptak under søknadsbehandlingen og etter at opptak er innvilget. Dersom originaldokumentene ikke fremlegges innen fastsatt frist, kan søkeren få søknaden underkjent, eller få inndratt studieretten som ble innvilget i dette opptaket».
As studierett ved høgskolen ble inndratt da hun etter annen gangs varsling ikke leverte inn etterspurt original dokumentasjon. Klagenemnda tok ikke til følge klage over vedtaket da vilkårene for inndragning ble ansett å foreligge, og det ikke var grunnlag for å overprøve skjønnet som var utøvd.
Klagenemndas redegjørelse for praksis, begrunnet i administrative forhold, gir ikke grunn til merknader fra ombudsmannen.
Saken ble tatt opp herfra for særlig å få en nærmere redegjørelse for skjønnet som var utøvd. Blant annet hadde A fått fortsette på skolen frem til klagenemnda hadde fattet vedtak. Det normale er at forvaltningens vedtak ikke gis såkalt oppsettende virkning.
Klagenemnda har redegjort for den individuelle vurderingen og utøvingen av det skjønnet som skal foretas. Til spørsmålet om betydningen av at A fikk fortsette på skolen frem til nemndas avgjørelse forelå, er det vist til at det som regel er utelukket at en søker får fortsette på høgskolen i påvente av klagebehandlingen, men at A i dette tilfellet fikk fortsette. Videre fremkom det at det alltid vil være slik at for sent innkomne dokumenter vil være innkommet på ett eller annet tidspunkt forut for klagenemndas behandling.
Det er vanskelig å se at dette svaret i særlig grad belyser de avveiningene som ble foretatt. Etter ombudsmannens mening fremstår klagenemndas avgjørelse som streng for en ung student som rettet opp feilen etter få dager og lenge før klagenemnda behandlet saken, og fikk fortsette på skolen til saken var ferdigbehandlet.
Likevel er det på det rene at det rettslig sett var adgang til å inndra As studierett. Ombudsmannen skal i begrenset grad uttale seg om forvaltningens skjønnsmessige avgjørelser og finner ikke at klagenemndas vedtak kan karakteriseres som «klart urimelig», jf. sivilombudsmannsloven § 10 annet ledd.
Saken avsluttes med dette her.