Sakens bakgrunn
A (heretter klageren) sendte en utleggsbegjæring til Namsmannen i Troms 21. februar 2024. Etter flere skriftlige purringer og telefonhenvendelser til Namsmannen, sendte hun en klage til Sivilombudet 25. september 2024 om lang saksbehandlingstid. Vi oversendte klagen hennes til Namsmannen 27. september 2024, og la til grunn at hun nå ville få svar innen rimelig tid.
Vi mottok en ny klage fra klageren 20. oktober 2024, ettersom det fortsatt ikke var framgang i saken. Vi tok derfor kontakt med Namsmannen per telefon 23. oktober 2024. Namsmannen kunne bekrefte at de hadde mottatt vår oversendelse av klagen. De kunne imidlertid ikke si når saken ville bli ferdigbehandlet. Ettersom saken hadde ligget lenge, skulle den nå prioriteres. I vårt etterfølgende brev til klageren og Namsmannen la vi til grunn at saken nå ville bli gitt prioritet, slik det hadde blitt opplyst om.
Klageren kom tilbake til oss i ny klage 18. november 2024, ettersom hun fortsatt ikke hadde hørt noe i sakens anledning. Namsmannen kunne i telefonsamtale 29. november 2024 med oss fortsatt ikke opplyse om forventet saksbehandlingstid for saken. De håpet at klageren ville få svar før jul, men kunne ikke garantere dette. I vårt brev til Namsmannen 29. november 2024 la vi til grunn at behandlingen av denne saken ville være avsluttet innen utløpet av 2024, alternativt at klageren ville motta et foreløpig svar med angivelse av forventet saksbehandlingstid.
Klageren kom tilbake til oss i ny klage 7. januar 2025. I klagen skrev hun at saken fortsatt ikke er ferdigbehandlet, og at hun heller ikke har mottatt et foreløpig svar. På dette tidspunktet hadde saken hennes vært til behandling i omtrent elleve måneder.
Våre undersøkelser
Vi fant grunn til å undersøke Namsmannens behandlingstid i klagerens sak. I brev herfra 28. januar 2025 ba vi Namsmannen svare på våre spørsmål knyttet til behandlingstiden og orienteringer om status underveis. Vi spurte blant annet om hva som er årsaken til behandlingstiden, og om Namsmannen har rutiner for utsending av foreløpige svar eller orienteringer om forsinkelser i utleggssaker.
Namsmannen viste i svaret sitt til at saken var mer komplisert enn normalt, og at det har vært flere utfordringer med saksbehandlerkapasiteten hos Namsmannen. Det hadde blant annet vært fravær blant saksbehandlere og leder. Namsmannen skrev videre at teamet ble styrket med én ny saksbehandler i januar 2025, at teamet har fått en stabil fagledelse, og at lederen er tilbake i full stilling. Namsmannen mente at det var gode grunner for den lange saksbehandlingstiden, men at de heller ikke kunne se bort fra at saken kunne vært ferdigbehandlet på et tidligere tidspunkt dersom de hadde fulgt den tettere opp.
Namsmannen orienterte om at klageren hadde fått svar på sine skriftlige og muntlige purringer per telefon. Klageren skal i telefonsamtalene ha blitt orientert om lang saksbehandlingstid hos Namsmannen. Klageren fikk imidlertid ikke et konkret tidspunkt for når saken ville være ferdigbehandlet, ettersom dette ifølge Namsmannen ikke var mulig å angi. Namsmannen skrev imidlertid at de ser at de burde ha informert klageren om forventet saksbehandlingstid og eventuelle utsettelser utover forventet saksbehandlingstid.
Namsmannen informerte om at de ikke har rutiner for utsending av slike orienteringer om status i sakene. De skrev blant annet at saksbehandlingssystemet deres ikke er bygd opp for å sende slike orienteringer på en enkel måte. Namsmannen mottar ukentlig flere hundre henvendelser som må besvares, og utsending av orienteringer om status i sakene blir i all hovedsak ikke prioritert. De vil gå over til et nytt saksbehandlingssystem og nytt regelverk i løpet av 2026. Namsmannen ser derfor ikke grunn til å prioritere utvikling av nye rutiner på nåværende tidspunkt.
Namsmannen orienterte 10. mars 2025 om at det hadde blitt avholdt utleggsforretning 4. mars 2025. Saken er dermed nå ferdigbehandlet hos Namsmannen.
Sivilombudets syn på saken
Spørsmålet for ombudet er om Namsmannens tidsbruk på litt over ett år er i tråd med kravene til saksbehandlingstid, samt om Namsmannen har holdt klageren tilstrekkelig orientert om saksgangen underveis.
1. Saksbehandlingstid
1.1 Rettslige utgangspunkter
Det følger av forvaltningsloven § 11 a at saker skal forberedes og avgjøres «uten ugrunnet opphold». For saker om utlegg hos namsmannen, kommer imidlertid ikke forvaltningsloven direkte til anvendelse, jf. forvaltningsloven § 4 første ledd bokstav b. Det er likevel flere bestemmelser i tvangsfullbyrdelsesloven som legger til grunn at de enkelte steg i behandlingen av saker etter loven, blant annet utleggssaker, skal skje raskt.
Det fremgår for eksempel av tvangsfullbyrdelsesloven § 5-4 første ledd: «Når en begjæring om tvangsfullbyrdelse innkommer til namsmannen, skal denne snarest mulig foreta en foreløpig prøving av begjæringen. Dersom namsmannen av eget tiltak skal nekte fullbyrdelsen fremmet, treffer namsmannen straks avgjørelse om det.» [ombudets understrekning].
Videre følger det av tvangsfullbyrdelsesloven § 7-7 første ledd at namsmannen skal avgjøre om utleggsforretning skal holdes når saksøkte har uttalt seg eller fristen for å uttale seg har løpt ut, jf. § 7-6. I merknad til § 7-7 i Ot.prp.nr.65 (1990-1991) s. 146 står det at «[a]vgjørelsen skal fattes uten ugrunnet opphold». Videre fremgår det av merknadene til § 7-8 i Ot.prp.nr.65 (1990-1991) s. 147: «Så vel lovutkastet som gjeldende lov forutsetter at alle saker om tvangsfullbyrding og midlertidig sikring skal søkes gjennomført uten ugrunnet opphold».
Saker om utlegg er av en slik karakter at det er avgjørende med rask behandling dersom intensjonene som ligger til grunn for ordningen skal oppfylles.
Ombudet har tidligere tatt opp namsmennenes saksbehandlingstid i saker om utlegg og gjeldsordning med Politidirektoratet. I uttalelse 11. oktober 2021 (SOM-2020-3898) fremgår det blant annet:
«Politidirektoratet har redegjort for at det er et helt sentralt mål for namsmennenes oppgaveutførelse innen den sivile rettspleien å ivareta personers rettssikkerhet. Borgerne skal ha mulighet til å forutberegne sin rettsstilling og forsvare sine rettslige interesser. Saker som behandles hos namsmennene gjelder forhold som påvirker enkeltpersoners liv i stor grad. Direktoratet mener det er avgjørende for parter å få behandlet sine saker til rett tid. Sivilombudet er enig i disse vurderingene.»
Etter en gjennomgang av tvangsfullbyrdelsesloven § 5-4 og § 7-7, Ot.prp.nr. 65 (1990-1991) og tidligere uttalelser, blant annet SOM-2010-2085, konkluderte ombudet slik:
«Oppsummert mener ombudet at det følger både av tvangsfullbyrdelsesloven og gjeldsordningslovens formål og intensjoner at saker om utlegg og gjeldsordning skal søkes behandlet raskt og uten ugrunnet opphold.»
I tillegg følger det av Innst.O.nr.4 (1994-1995) punkt 8 at det etter «uskrevne normer for god forvaltningsskikk foreligger […] en plikt til å påbegynne og gjennomføre saksbehandlingen uten ugrunnet opphold». Ombudet har også tidligere uttalt at forvaltningsloven § 11 a første ledd om alminnelige regler om saksbehandlingstid må anses som et utslag av kravet til god forvaltningsskikk, se uttalelse 4. mars 2018 (SOM-2017-4037). Hensynet til effektivitet taler også for at forvaltningen behandler sine saker så raskt som mulig.
Etter dette legger ombudet til grunn at utleggssaker i sin alminnelighet skal behandles så raskt som mulig, og uten ugrunnet opphold.
1.2 Namsmannens behandlingstid i denne saken
Klageren sendte sin utleggsbegjæring til Namsmannen 21. februar 2024. Saken ble avsluttet 4. mars 2025, som er litt over ett år etter at Namsmannen mottok saken. Spørsmålet er om saken ble behandlet tilstrekkelig raskt og uten ugrunnet opphold.
Namsmannen har i svaret på ombudets undersøkelse skrevet at de mener at det har vært gode grunner for den lange saksbehandlingstiden. De viser særlig til at saken er mer komplisert enn normalt, stor saksmengde og lavere kapasitet hos teamet som har saken til behandling.
Sivilombudet har i tidligere uttalelser, under henvisning til forvaltningsloven § 11 a, uttalt at kravet til saksbehandlingstid vil variere blant annet med sakens art og omfang, se for eksempel uttalelse 12. september 2024 (SOM-2024-2972) avsnitt 11 og 12. Det at en sak er komplisert kan begrunne en lengre behandlingstid enn i enklere saker. Dette må etter ombudets syn også gjelde i utleggssaker, selv om forvaltningsloven ikke kommer direkte til anvendelse.
Slik ombudet forstår Namsmannens svar, er saken mer komplisert enn vanlig ettersom den saksøkte har fremmet innsigelse mot saksøkers (klagerens) krav. Ut over dette har ikke Namsmannen tilkjennegitt hvilke forhold ved saken som gjør den komplisert. Innsigelsen fra saksøkte ble mottatt 6. mars 2024, men ble ikke forelagt for saksøker før 21. mai 2024. Namsmannen mottok tilsvar fra saksøker angående innsigelse 2. juni 2024. Omtrent seks måneder senere, 20. desember 2024, besluttet Namsmannen å ikke ta innsigelsen til følge. Beslutningen skal ha blitt sendt til både saksøkte og saksøker med ordinær post. Både saksøker og saksøkte opplyste om at de ikke hadde mottatt beslutningen, og Namsmannen traff derfor ny beslutning om å ikke ta innsigelsen til følge 11. februar 2025.
Ombudet har forståelse for at et forvaltningsorgan vil trenge noe lenger tid enn normalt til å behandle en sak som er komplisert. Ombudet har, slik saken er opplyst, ikke grunnlag for å vurdere om denne saken er særlig komplisert, men mener uansett at innsigelsen skulle ha blitt behandlet raskere, noe som ville ført til at sakens totale saksbehandlingstid hadde blitt kortere.
Sivilombudet har også tidligere uttalt, igjen under henvisning til forvaltningsloven § 11 a, at kapasitetsutfordringer et stykke på vei kan begrunne lengre saksbehandlingstid uten at det strider med plikten til å ferdigbehandle en sak uten ugrunnet opphold, se for eksempel uttalelse 12. september 2024 (SOM-2024-2972) avsnitt 16. Det går imidlertid en grense for hvor lenge en sak kan ligge utfra en slik begrunnelse, se uttalelse 14. desember 2022 (SOM-2022-3856) avsnitt 43.
Namsmannen har allerede satt inn enkelte tiltak for å øke kapasiteten, noe som er positivt. Blant annet er det ansatt én ekstra saksbehandler på det aktuelle teamet som behandler saken. Det er likevel uklart for ombudet hvorfor denne saken har vært til behandling i ett år, mens den gjennomsnittlige saksbehandlingstiden hos Namsmannen i 2024 var på cirka tre måneder. Det burde etter ombudets syn ha vært mulig å fordele saksbehandlerkapasiteten slik at denne saken kunne ha blitt behandlet raskere.
Kapasitetsutfordringer og det at en sak er komplisert kan dermed begrunne en lengre behandlingstid enn hva som er vanlig. Det går likevel en grense for hvor lenge en sak kan ligge uten å bli avgjort, uten at dette kommer i konflikt med kravet om god forvaltningsskikk. Etter ombudets syn kan kapasitetsutfordringer og sakens kompleksitet ikke forsvare en saksbehandlingstid på litt over ett år. Saken var til behandling vesentlig lenger enn Namsmannens gjennomsnittlige saksbehandlingstid som er på omtrent tre måneder, og den lange behandlingstiden skyldtes i stor grad liggetid, uten aktive saksbehandlingsskritt. Ombudet mener derfor at det er klart at saken ikke ble behandlet tilstrekkelig raskt og uten ugrunnet opphold.
2. Orienteringer om status underveis
2.1 Rettslige utgangspunkter
Det følger av forvaltningsloven § 11 a andre ledd at et forvaltningsorgan snarest mulig skal gi et foreløpig svar dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares. Som nevnt over kommer ikke forvaltningsloven direkte til anvendelse i saker om utlegg. Tvangsfullbyrdelsesloven inneholder ingen tilsvarende bestemmelse. I sin alminnelighet vil borgere ha behov for å holde seg orientert om status i saken sin. Ombudet har i flere saker lagt til grunn at behovet for å få informasjon normalt vil være særlig stort i saker hvor behandlingstiden trekker ut i tid, og er lenger enn det som er normalt for den aktuelle sakstypen
I uttalelse 17. januar 2011 (SOM-2010-2085), som gjaldt saksbehandlingstiden for en utleggssak hos Namsmannen i Oslo, uttalte ombudet blant annet:
«I perioder der saksbehandlingstiden blir lang, er det viktig at partene holdes orientert om forsinkelser i forhold til tidligere gitte opplysninger om forventet saksbehandlingstid. […] Da den faktiske saksbehandlingstiden i så stor grad avvek fra saksbehandlingstiden i normaltilfellene, burde Namsfogden i Oslo på eget initiativ orientert parten om dette avviket.»
Oppsummert, jf. også ovennevnte uttalelse, legger ombudet til grunn at det følger av god forvaltningsskikk at namsmennene bør holde partene i en utleggssak orientert om fremdriften i saken, særlig i tilfeller hvor den faktiske behandlingstiden avviker fra normal og forventet behandlingstid.
2.2 Orienteringer om status underveis i klagerens sak
Klageren mottok et varsel om utleggsforretning fra Namsmannen 27. februar 2024, et par dager etter at hun sendte inn sin utleggsbegjæring. I varselet sto det at utleggsforretningen ville avholdes 19. mars 2024. Namsmannen opplyser i svaret til ombudet at dette varselet ble sendt som del av en masseproduksjon, og at sakene normalt blir avholdt på et senere tidspunkt enn det som fremgår av et slikt varsel. Bakgrunnen for denne praksisen er ikke opplyst for ombudet. En slik praksis, som ikke gir realistisk informasjon om når utleggsforretningen faktisk kan påregnes avholdt, fremstår uansett uheldig, og skaper usikkerhet for dem sakene gjelder.
Klageren sendte sin første purring til Namsmannen 3. april 2024, omtrent to uker etter at utleggsforretningen, ifølge det ovennevnte varselet, skulle vært avholdt. Namsmannen svarte i telefonsamtale samme dag med klageren at de har lang saksbehandlingstid, og at de ikke kan si noe om når de forventer at saken vil være ferdigbehandlet. Klageren har senere vært i kontakt med Namsmannen per telefon flere ganger, og har fått svar om at det ikke er mulig å anslå et tidspunkt for når utleggsbegjæringen vil bli behandlet. Så vidt ombudet kan se, har ingen av klagerens purringer blitt svart ut skriftlig.
Ettersom klageren kun har fått svar per telefon, er det vanskelig for ombudet å ta stilling til innholdet i svarene. Uavhengig av dette, mener ombudet at god forvaltningsskikk tilsier at namsmannen på eget initiativ burde informere klageren om når saken antas å være ferdigbehandlet. God forvaltningsskikk taler også for at Namsmannen på eget initiativ burde ha informert klageren om at utleggsforretningen likevel ikke kunne avholdes 19. mars 2024, og i hvert fall på det tidspunktet da saken hadde vært under behandling lenger enn gjennomsnittlig saksbehandlingstid.
Namsmannen har opplyst at de ikke har rutiner for utsending av slike orienteringer, og at de ikke vil prioritere utviklingen av slike rutiner nå, ettersom de vil gå over til et nytt saksbehandlingssystem og nytt regelverk i løpet av 2026. Selv om det er positivt at de nevnte endringene på sikt kan bidra til at Namsmannens saksbehandling blir i tråd med god forvaltningsskikk, mener ombudet at det allerede nå bør vurderes om Namsmannen på eget initiativ skal sende orienteringer om status i saker med lang behandlingstid.
Ombudet finner etter dette at Namsmannen ikke har overholdt de forpliktelser forvaltningen har til å holde klageren oppdatert under sakens gang.
Konklusjon
Sivilombudet er kommet til at klagerens sak klart ikke ble avgjort tilstrekkelig raskt og uten ugrunnet opphold, og at dette er i strid med god forvaltningsskikk.
Namsmannen har videre opptrådt i strid med god forvaltningsskikk ved ikke å holde klageren tilstrekkelig orientert om status i saken. Ombudet mener at det allerede nå bør vurderes om Namsmannen på eget initiativ skal sende forsinkelsesmeldinger i saker som har vært under behandling i lang tid.