Saken gjaldt forvaltningens plikt til å sørge for at offentlige tjenestetilbud, saksbehandling eller veiledning i størst mulig grad er egnet til å ivareta alle brukeres rettigheter også der forvaltningen bruker digitale systemer. Klagerne i saken hadde ved dom fått tildelt foreldreansvaret for et barn etter at barnets mor døde. Klagerne beskrev utfordringer og hindringer knyttet til utøvelsen av foreldreansvaret på områder som skole, helsehjelp, velferdsordninger (Nav) og politi. Problemene oppstod blant annet fordi de digitale systemene ikke kunne hente ut folkeregistrerte opplysninger om foreldre som hadde fått foreldreansvaret tildelt ved dom. Ombudet undersøkte først saken med Skattedirektoratet, som er registermyndighet for Folkeregisteret, og Barne- og familiedepartementet. Deretter stilte vi spørsmål til klagernes hjemkommune, Helsedirektoratet, Arbeids- og velferdsdirektoratet og Politidirektoratet om deres digitale tilgang til folkeregistrerte opplysninger om personer som er tildelt foreldreansvar ved dom. Flere av de undersøkte systemene hadde tekniske begrensninger som medførte at informasjon om denne gruppen av foreldre ikke kunne innhentes digitalt. Begrensningene førte dermed til et innskrenket tjenestetilbud. Ombudet understreket at borgernes rettigheter og plikter eksisterer uavhengig av digitaliseringen av offentlig sektor, hvis ikke annet er bestemt. Personer som har fått tildelt foreldreansvar ved dom, har de samme rettighetene og pliktene som andre foreldre. Det er uheldig at begrensninger i offentlige aktørers digitale systemer kan medføre vanskeligheter for utøvelsen av foreldreansvaret for visse grupper. Alle foreldre bør ha tilgang til det samme tjenestetilbudet uavhengig av hvordan de digitale systemene er innrettet. Dersom forvaltningen har digitale systemer som hindrer noen brukere fra å benytte det samme tjenestetilbudet som andre, må det finnes gode alternative løsninger. Det offentliges oppgaver må ivaretas i samsvar med loven overfor alle brukere. For å sikre et mest mulig likeverdig tjenestetilbud, må forvaltningsorganer jevnlig avklare om det er mulig å forbedre de digitale systemene. I klagers tilfelle viste det seg at tekniske endringer var mulig. Etter at ombudet tok opp klagernes sak, ble det gjort endringer i Helsenorge slik at personer med foreldreansvar tildelt ved dom fikk tilgang til tjenesten på vegne av sine barn. Ombudet ba klagers hjemkommune, Helsedirektoratet, Politidirektoratet og Arbeids- og velferdsdirektoratet merke seg ombudets synspunkter. Kommunen og Politidirektoratet ble bedt om å gi en skriftlig redegjørelse for oppfølgingen av saken.

Saken gjelder forvaltningens plikt til å gi riktig informasjon, herunder korrigere uriktige opplysninger i Helsepersonellregisteret (HPR). Klager fikk autorisasjon som hjelpepleier i 2006. Helsetilsynet tilbakekalte autorisasjonen i vedtak 10. desember 2021. Vedtaket ble påklaget til Helsepersonellnemnda, som 14. mars 2023 omgjorde Helsetilsynets vedtak om tilbakekall slik at hun fikk tilbake autorisasjonen. I den offentlige versjonen av Helsepersonellregisteret fremgår det nå at klagers autorisasjon er «gyldig fra 14. mars 2023». Klagers advokat ba i april 2023 først Helsedirektoratet, og deretter Helsetilsynet om å korrigere datoen i HPR, slik at det fremgikk at den riktige datoen for klagers autorisasjon var februar 2006. Både Helsetilsynet og Helsedirektoratet henviste til hverandre som ansvarlig for å korrigere informasjonen. Sivilombudet er kommet til at forvaltningens plikt til å gi korrekt informasjon ikke er oppfylt. I tillegg har Helsetilsynet og Helsedirektoratet opptrådt i strid med veiledningsplikten. Opplysningene om klager må rettes slik at informasjonen om klagers autorisasjon ikke er misvisende i den offentlige visningen av HPR. Helsetilsynet og Helsedirektoratet må sammen sørge for at HPR innrettes slik at systemet gir riktig informasjon om autorisasjonsdato i den offentlige visningen av HPR i tilfeller der tilbakekall blir omgjort etter klage. Helsetilsynet og Helsedirektoratet bes merke seg Ombudets syn på innholdet i veiledningsplikten i fvl. § 11. Helsetilsynet og Helsedirektoratet anmodes om å legge Sivilombudets konklusjoner til grunn i sitt videre arbeid, og gi Sivilombudet en tilbakemelding om oppfølgingen av saken innen 16. september 2024.

Saken gjelder krav om innsyn i dokumenter i Innbyggerpanelet i Røros kommunes digitale plattform «Decidim». Innsyn ble avslått etter offentleglova § 14 første ledd, om organinterne dokumenter. Panelet er vedtatt opprettet av kommunestyret, og består av 18 deltakere, som alle er innbyggere i kommunen, og som i en toårs-periode skal komme med innspill og råd til kommunens politikere i saker bestemt av enten kommunestyret eller formannskapet. Statsforvalteren stadfestet avslaget. Det ble lagt til grunn at dokumentene besto av intern saksforberedelse, og at Innbyggerpanelet var en del av Røros kommune. I forbindelse med Sivilombudets undersøkelse mente Statsforvalteren at panelet ikke må defineres som et folkevalgt organ etter kommuneloven. Gitt at panelet måtte anses som et folkevalgt organ, var ingen av dokumentene «saksframlegg med vedlegg» etter offentleglova § 16 første ledd bokstav a. Statsforvalteren mente derfor at dokumentene i alle tilfeller kunne unntas fra innsyn etter § 14. Sivilombudet kom til at Innbyggerpanelet må defineres som et folkevalgt organ etter kommuneloven i relasjon til reglene om offentlighet og innsyn, og at panelet derfor er en del av organet Røros kommune i tilknytning til offentleglova. Ombudet mente at vilkårene for unntak etter offentleglova § 14, jf. § 16 isolert sett var oppfylt, men at dette ikke automatisk ledet til at klageren ikke hadde rett til innsyn. Ombudet ba Statsforvalteren vurdere om dokumentene i plattformen inneholder aktivitet som skulle vært gjort i et møte etter kommuneloven § 11-2, jf. også § 11-5 om møteoffentlighet, og hvilken betydning dette eventuelt har for klagerens rett til innsyn i dokumentene. Statsforvalteren ble bedt om å behandle saken på nytt.

Saken gjelder avslag på bruk av en fremtidsfullmakt for tilgang til helsenorge.no (Helsenorge). Norsk helsenett, som drifter Helsenorge, godtok ikke fremtidsfullmakten under henvisning til at kun egne fullmaktsskjema – eller legeerklæring som dokumenterer varig manglende samtykkekompetanse – blir akseptert for å få tilgang til helseplattformen på vegne av andre. Sivilombudet uttalte at Norsk helsenett – i likhet med andre offentlige og private aktører – må akseptere fremtidsfullmakter. Videre mente ombudet at Norsk helsenett ikke kan forutsette at tilgang til Helsenorge er uttrykkelig nevnt i fullmakten, men at de må tolke fremtidsfullmakten for å vurdere om den gir fremtidsfullmektigen rett til tilgang. Det fremgår klart av forarbeidene til vergemålsloven at hvilken kompetanse en fremtidsfullmakt gir – også på helse- og sosialområdet – beror på en tolkning av fullmakten. Et krav om uttrykkelig samtykke i fullmakten kan heller ikke utledes av personvernforordningen (GDPR). Sivilombudet ber Norsk helsenett vurdere den fremlagte fremtidsfullmakten på nytt i lys av ombudets merknader. Videre ber Sivilombudet Norsk helsenett behandle fremtidige saker om fremtidsfullmakter i samsvar med føringene gitt i denne uttalelsen.

Saken gjelder en klager som ikke fikk svar på sin henvendelse i papirform til Utlendingsdirektoratet (UDI). Ombudet viste til at private i skriftlig kommunikasjon med forvaltningen i utgangspunktet kan henvende seg i papirform, og at man ikke har en plikt til å kommunisere digitalt med forvaltningen. Avvik fra dette utgangspunktet krever et rettslig grunnlag, normalt lovhjemmel. Ombudet forutsatte at UDI ville forholde seg likt til henvendelser i papirform som til digitale henvendelser, så lenge det ikke er rettslig grunnlag for å avvike det nevnte utgangspunktet.

Saken gjelder en kommunes håndtering av en ansatt sin ytring i sosiale medier. Sivilombudet er kommet til at kommunen krenket den ansattes ytringsfrihet først ved at formannskapet i kommunen vedtok å ta avstand fra den ansattes ytringsform, uten å først å ha avklart om ytringen lå innenfor det en ansatt har adgang til å ytre seg om. Deretter ved at kommunens ordfører uttalte seg til media på en slik måte at det kunne fremstå som at hun ikke burde ha uttalt seg på den måten hun gjorde. Videre ble den ansattes ytringsfrihet fortsatt krenket ved at kommunens administrasjon kalte henne inn til et møte om saken for å drøfte ytringen med henne, samt oppfordret henne til å unngå å ytre seg på en slik måte på et senere tidspunkt. At kommunens administrasjon opprettholdt møteinnkallingen og gjennomførte møtet med det innholdet det hadde, fremfor å erkjenne at ytringen var legitim også i form og forum, fremstår som utilbørlig opptreden fra arbeidsgivers side. Ombudet ber kommunen gjøre det klart for den ansatte at ytringen hennes var legitim, også i form og forum, gjøre nødvendige endringer i det interne reglementet og beklage håndteringen av saken.

Sivilombudet har av eget tiltak undersøkt begrunnelsene i vedtak om avslag på sykepenger og uføretrygd fra Nav. I undersøkelsen har vi gjennomgått 100 avslagsvedtak, jevnt fordelt på de to ytelsene. Alle vedtakene er fattet før 15. januar 2023. I tillegg har vi sett på de 15 nyeste avslagsvedtakene (per siste uken i januar 2023) for hver av ytelsene som en kontrollgruppe. Vi har kun sett på begrunnelsene, og ikke vurdert riktigheten av vedtakene. Ombudet kan etter sivilombudsloven § 12 vurdere om forvaltningen har opptrådt i strid med god forvaltningsskikk. Dette betyr at vi ikke bare har sett på om Nav oppfyller minimumsvilkårene for begrunnelse etter forvaltningsloven §§ 24 og 25. Vi har også vurdert begrunnelsene i lys av formålet bak kravet til begrunnelsene og Navs rolle som leverandør av svært viktige tjenester til alle. Vi presenterer i denne rapporten våre funn fra undersøkelsen, og ombudet gir sine anbefalinger til Arbeids- og velferdsdirektoratet.

Sivilombudet undersøkte av eget tiltak Oslo kommunes praksis med å treffe vedtak etter sosialtjenesteloven uten underskrift, og der navnet til den som fatter vedtaket heller ikke fremgår på annen måte. Ombudet stilte kommunen spørsmål om denne praksisen var i tråd med god forvaltningsskikk. Kommunen har opplyst at de erkjenner at det ikke er «optimalt at navn på godkjenner ikke fremkommer i selve vedtaket», men at dette skyldes tekniske begrensninger i fagsystemet og et ønske om mest mulig effektiv saksavvikling. Ombudet kom til at det følger av forvaltningslovens habilitetsregler at parten må få kjennskap til hvem som har fattet vedtaket, og at reglene om god forvaltningsskikk stiller krav til at brev fra forvaltningen skal fremstå som endelige og tillitsskapende. Hensynet til effektivitet kan ikke begrunne å rutinemessig utelate beslutningstakers navn. Ombudet har bedt kommunen om å endre praksis i tråd med overnevnte.

Saken gjelder lovligheten av et krav fra Mesterbrevnemnda om at en søker måtte legge inn søknaden om mesterbrev på grunnlag av realkompetanse på nytt etter innføringen av en ny digital søknadsportal. Klager hadde sendt inn søknaden fire måneder før innføringen av den nye digitale portalen. Søknaden oppfylte kravene til format i gjeldende regelverk på tidspunktet for innsendingen. Sivilombudet er kommet til at Mesterbrevnemnda ikke hadde rettslig grunnlag for å kreve at klager/søker måtte legge inn søknaden om mesterbrev på nytt etter innføring av en digital søknadsportal. Søknaden oppfylte formkravene i regelverket på tidspunktet for innsendelsen. Den må derfor anses som levert og må behandles slik den foreligger. Ved et eventuelt avslag på søknaden, eller ved krav om innsending av utfyllende informasjon/dokumentasjon, etter ikrafttredelsen av forskrift om søknad om mesterbrev på grunnlag av realkompetanse § 2 annet ledd, vil nemnda kunne kreve at en søker benytter den digitale portalen.

Saken gjaldt et krav om innsyn i forslag til vedtak som var lagt inn i «bobla» i Larvik kommunes møteportal for folkevalgte organer («politikerportalen»). I uttalelse 21. desember 2022 (SOM-2022-4149) kom ombudet til at mye talte for at det foregikk møtepliktig saksbehandling i «bobla». Ombudet mente at møteoffentlighetsprinsippet som ligger til grunn for kommuneloven § 11-5 ga rett til innsyn i den møtepliktige aktiviteten, så langt aktiviteten ikke oppfylte vilkårene i § 11-5 andre eller tredje ledd om møtelukking. Etter ombudets uttalelse vurderte Statsforvalteren innsynskravet på nytt. Statsforvalteren la til grunn at ombudet ikke hadde funnet feil ved deres vurdering om at forslagene i «bobla» ikke var «ferdigstilte», og derfor ikke saksdokumenter, jf. offentleglova § 4 andre ledd. Statsforvalteren opprettholdt derfor sin avvisning av klagerens krav om innsyn i «bobla». Ombudet presiserte at et medlems forslag i «bobla» er et ferdigstilt dokument, og dermed et «saksdokument», idet det blir synlig for de øvrige medlemmene av det folkevalgte organet, jf. offentleglova § 4 andre ledd. Ombudet tok ikke stilling til om dokumentene i «bobla» kunne anses som organinterne etter offentleglova § 14. Det var uansett vanskelig å se saklige grunner for at det her skulle gis mindre merinnsyn etter offentleglova § 11 enn hva som skulle være offentlig i medhold av møteoffentlighetsprinsippet som ligger til grunn for kommuneloven § 11-5. Dersom aktiviteten i «bobla» var møtepliktig, var aktiviteten offentlig så langt den ikke oppfyller vilkårene for møtelukking, jf. uttalelse 21. desember 2022 (SOM-2022-4149). Statsforvalteren ble bedt om å vurdere saken på nytt innen 24. mars 2023.