Hjelmeland kommune såg ikkje budsjettkonferansen til kommunen som møte i folkevalt organ etter kommunelova 25. september 1992 nr. 107 §31 nr. 1. Avisa Strandbuen vart difor nekta tilgang til møtet.
På grunnlag av klage frå Strandbuen bad ombodsmannen Hjelmeland kommune om å gjere greie for kvifor konferansen etter kommunen sitt syn ikkje var møte i folkevalt organ etter kommunelova §31 nr. 1. Kommunen synte i svarbrevet til at samlinga «var av rein orienterande karakter, der det ikkje vart gjennomført ordinær saksbehandling i noko konkret forvaltningssak». Programposten «Orienteringar om økonomi, budsjett og HP» var «ei gjennomgang ved administrasjonen av tidlegare gitte og politiske vedtekne økonomiske rammer i kommunen, sett i lys av sentralt gitte økonomiske rammer og føringar for kommunesektoren i nyleg framlagd Statsbudsjett, og konsekvensar av dette for administrasjonen sitt vidare arbeid med økonomiplan, budsjett m.m.» Kommunen peikte på at samlinga også hadde anna innhald, og at «Fagsamling» eller «Fagtur» kanskje hadde vore ei betre nemning enn konferanse. Programmet for konferansen låg ved kommunen sitt brev.
Strandbuen stilte spørsmål om kommunen kan «løfta ut» orienteringssaker i særskilt møte. I alle høve var også orienteringssaker etter avisa sitt syn sakshandsaming. Kommunen gjekk i mot at orienteringssaker vart løfta ut slik avisa hevda, og heldt fram at det avgjerande er at det ikkje var noko form for aktiv deltaking frå dei folkevalde under orienteringane på konferansen.
Ved avslutninga av saka uttalte eg:
«Kommunelova §31 nr. 1 slår fast at møte i folkevalde organ skal haldast for opne dører. Kva som er eit møte i eit folkevalt organ har eg gjeve fråsegner om tidlegare, sjå til dømes ombodsmannen si årsmelding for 2003 s. 16. I vurderinga må mellom anna omsynet til «demokratisk kontroll» vere retningsgjevande, og vidare at opne møte «bidrar til å skape større innsikt i og dermed forståelse for hva som skjer i kommunal/fylkeskommunal forvaltning», jf. NOU 1990: 13 s. 109.
Slik kommunen held fram, kan det i ei viss utstrekning haldast kurs, samlingar og orienteringar for dei folkevalde utan at §31 nr. 1 gjeld. Det må i så fall vere klart at kommunikasjonen går ein veg, og at dei folkevalde ikkje på nokon måte tek til å drøfte realitetar, sjå Overå og Bernt, Kommuneloven med kommentarer, 4. utgåve, s. 232. Om møtet reelt er ein del av den kommunale prosessen fram mot avgjerd, fell det normalt innafor §31 nr. 1. Kva møtet vert kalla og kor det vert halde, er ikkje viktig.
Den skriftlege sakshandsaminga her gjev ikkje høve til å vurdere nærare kommunen si fråsegn om at det på konferansen berre vart gjeve orientering frå administrasjonen, og ikkje innspel frå dei folkevalde, og eg må leggje kommunen si utgreiing til grunn. Likevel talar mykje for at delar av samlinga fell innafor §31 nr. 1 ut frå dei omsyna regelen byggjer på. Når rådmannen, kommunesjefane og økonomileiaren for eit samla formannskap går gjennom «tidlegare gitte og politiske vedtekne økonomiske rammer i kommunen, sett i lys av sentralt gitte økonomiske rammer og føringar for kommunesektoren i nyleg framlagd Statsbudsjett, og konsekvensar av dette for administrasjonen sitt vidare arbeid med økonomiplan, budsjett m.m.» (svarbrevet til kommunen), legg dei premiss for dei folkevalde si vidare handsaming på eit vis som innbyggjarane bør ha høve til å følgje med på. Eg kan vanskeleg sjå anna enn at formannskapet og kommunestyret i arbeidet med budsjettet vil sjå hen til og vise til det som kom fram i ein slik konferanse under til dømes temaet «Orienteringar om økonomi, budsjett og HP», sjølv om dei ikkje kjem med synspunkt under sjølve konferansen. Denne delen av konferansen er såleis ei innleiande fase i dei folkevalde sitt arbeid med budsjettet som vanskeleg kan skiljast frå resten på ein slik måte at han fell utanfor §31 nr. 1.
Eg syner også til at det for ålmenta kan vere vanskeleg å forstå at det på ein budsjettkonferanse for administrasjon og formannskap ikkje vart diskutert, berre orientert.
I alle høve er det ikkje alltid naudsynt med drøftingar om realiteten for at §31 nr. 1 skal gjelde. I saka som er referert i årsmeldinga til ombodsmannen for 2005 s. 107 (Somb-2005-16) mottok eit formannskap orientering frå ei bedrift om status og planar i bedrifta. Eg uttalte mellom anna:
«Etter min mening må det anses som ledd i den kommunale saksbehandlingen når en bedrift i en kommune – etter initiativ fra formannskapet – gir en orientering til dette organet om forhold i bedriften. Begrepet saksbehandling omfatter også en slik ren orientering. Dersom formannskapet er samlet for å få en orientering om forhold som ligger under dets arbeidsområde, vil dette således være tilstrekkelig for at sammenkomsten skal karakteriseres som «møte» i kommunelovens forstand.» (s. 109)
Det same gjeld når formannskapet mottek ei orientering frå administrasjonen om «grovregistrering av innkomne forslag til driftsnivå og tiltak» (svarbrevet til kommunen) i arbeidet med økonomiplan og budsjett, især fordi disponeringa av kommunen sine midlar er den viktigaste saka i året – for kommunen og for innbyggjarane.
Etter dette er det «begrunnet tvil» om kommunen si avgjerd om å halde alle sesjonane på konferansen for lukka dører var i tråd med kommuneloven §31 nr. 1, jf. ombodsmannslova §10 fyrste ledd siste punktum. Eg vil difor bede kommunen om å take omsyn til mine synspunkt ved liknande samlingar i framtida. Det er også grunn til å peike på at møte som fell utanfor påbodet om opne dører i §31 nr. 1, ofte bør vere opne ut frå omsyna bak regelen. Eg kan ikkje sjå at Hjelmeland kommune har vist til gode grunnar for å halde denne konferansen lukka. Saka syner også at lukka dører kan føre til spekulasjonar og misoppfatningar, medan opne dører normalt gjev større forståing for kommunen sitt arbeid.»