A hadde i flere år hatt arbeidstillatelse i Norge på grunnlag av familiegjenforening med herboende ektefelle/partner. Ved Oslo politidistrikts vedtak 19. juli 2004 ble han gitt arbeidstillatelse på dette grunnlag frem til 26. juni 2005. I 2005 fremsatte A søknad om bosettingstillatelse. Ifølge ham selv ble søknaden innlevert ved politidistriktet allerede i april 2005, dvs. før utløpet av arbeidstillatelsen, men det var ikke registrert noen søknad på dette tidspunkt hos politiet. A hevdet at han etter å ha purret på svar, fikk opplyst fra politiet at kvitteringen for betalt behandlingsgebyr var borte. Han hadde ikke selv noen kvittering som kunne dokumentere at det ble betalt behandlingsgebyr i forbindelse med søknaden.
I brev 16. november 2005 klaget han til politidistriktet over sen behandling av søknaden om bosettingstillatelse. Brevet ble sendt i kopi til ombudsmannen og Utlendingsdirektoratet. Etter dette var det muntlig kontakt mellom A og politiet, der han på nytt hevdet at søknaden om bosettingstillatelse ble fremsatt i april 2005.
A fremsatte 9. desember 2005 ny søknad om bosettingstillatelse ved Oslo politidistrikt, men uten å betale behandlingsgebyr. I et vedlegg til søknaden viste han til at han allerede hadde betalt gebyr for søknadsbehandlingen og ikke hadde mulighet til å betale samme gebyr to ganger «grunnet forsømmelse/rot i forvaltningen». Det ble i dette tilfellet opprettet sak ved politidistriktet, til tross for manglende gebyrinnbetaling. Spørsmålet om gebyrinnbetaling kunne unnlates ble vurdert av Utlendingsdirektoratet, som 6. oktober 2006 besluttet å returnere søknaden til A med anmodning om at den ble fremmet på riktig måte sammen med dokumentasjon på betalt gebyr. Søknaden ble dermed ikke tatt under behandling av utlendingsmyndighetene.
Etter dette innleverte A en ny søknad om bosettingstillatelse 7. november 2006 og betalte behandlingsgebyret. Politidistriktet noterte på søknaden at gebyret var betalt.
A klaget til ombudsmannen over Oslo politidistrikts saksbehandling av søknaden. Han anførte i klagen at han hadde måttet betale behandlingsgebyret for søknad om bosettingstillatelse to ganger, og at han i november 2006 for tredje gang måtte levere en ny søknad. A opplyste at søknaden fortsatt ikke var avgjort, til tross for flere purringer til Oslo politidistrikt, og at han som en «direkte konsekvens av denne kaotiske saksbehandling» ikke hadde hatt arbeidsinntekt i 2006.
Det ble i første omgang tatt muntlig kontakt med politidistriktet, som i telefonsamtale opplyste at søknaden var ferdigbehandlet hos politiet og at saken var sendt til Utlendingsdirektoratet for videre behandling. Ombudsmannen mottok senere kopi av direktoratets vedtak 14. mai 2007, der As søknad om bosettingstillatelse ble avslått.
Etter en gjennomgang av saksdokumentene ble A orientert om at det var funnet grunn til å undersøke enkelte sider ved Oslo politidistrikts saksbehandling nærmere. Han fikk samtidig opplyst at ombudsmannen vanskelig kunne få avklart uenigheten om de faktiske omstendighetene i saken.
I brev herfra ble politidistriktet bedt om å besvare en rekke spørsmål knyttet til sine rutiner i forbindelse med mottak av søknader, per post og ved personlig innlevering. Videre ble det bedt om en redegjørelse for rutinene ved mottak av gebyrinnbetaling, både ved kontantbetaling og på annet vis.
Det ble også vist til at spørsmålet om As søknad mottatt 9. desember 2005 kunne behandles uten dokumentasjon på betalt gebyr først ble oversendt Utlendingsdirektoratet for endelig avgjørelse 16. mai 2006. Politidistriktet ble bedt om å redegjøre for årsaken til at saksbehandlingen av dette spørsmålet tok fem måneder, og det ble bedt om en kort begrunnelse for fremgangsmåten som ble valgt. Politiet ble også spurt om A fikk veiledning om hvilke konsekvenser en slik fremgangsmåte kunne få.
I svaret hit redegjorde Oslo politidistrikt først for sine rutiner vedrørende gebyr ved kontantinnbetaling:
«Ved kontantinnbetaling i vår publikumsekspedisjon gis hver enkelt gebyrinnbetaling et eget løpenummer i vårt datasystem som også fremkommer på kvitteringsutskrifter. Det tas to kvitteringsutskrifter, den ene vedlegges saken og den andre gis til søker. Innbetalingens løpenummer registreres inn på eget felt i datasystemet på saken og anmerkes som kontantinnbetaling. Disse rutinene ble iverksatt 7. desember 2006, etter at en egen betalingsprotokoll var implementert i datasystemet.
Før denne dato ble kontantinnbetalinger anmerket på selve saken med dato og gebyr betalt samt at det ble innregistrert kontantinnbetaling i eget felt i datasystemet på saken, men uten eget løpenummer på innbetalingen.
Det kan nevnes at før 7.12.2006 var det i vår publikumsekspedisjon kun søknader som ble innlevert som det ble krevet gebyr for. Det var ikke mulig å betale gebyr og ikke levere søknad. Alle søknader som ble betalt kontant ble merket med dato og gebyr betalt på selve søknaden av saksbehandler i ekspedisjonen».
Det ble deretter redegjort for rutinene ved søknader innsendt pr. post. Politidistriktet opplyste at det krever at original kvittering er vedlagt søknaden, og viste til Rundskriv 2003/022 fra Politidirektoratet. Deretter uttalte politidistriktet:
«Når søknad mottas pr. post sjekkes søkegrunnlaget, om gebyr er betalt, om gebyret er korrekt og om kvittering er originalkvittering. Deretter registreres gebyret inn i datasystemet på aktuell søknad med innbetalingsnummer, betalingsdato og betalingstype. Alle søknader mottatt pr. post stemples mottatt med Utlendingsseksjonens datostempel.
Det tas utskrifter av betalingsprotokollen til vedlegg ved regnskapet hvor det fremgår når gebyret er betalt og hvordan.
Søknader som er gebyrpliktige og hvor det ikke er betalt gebyr eller gebyret er mangelfullt returneres som beskrevet i RS 2003/022.
Søknadene har i slike tilfeller ikke blitt registret inn i vårt datasystem. Vi har nå innsett at dette gir grunnlag for diskusjoner hvorvidt en søknad virkelig er returnert eller kommet bort i posten. Vi har derfor pr. 2.7.2007 endret vår praksis slik at alle søknader registreres inn i vårt datasystem, og på de som returneres, anmerkes manglende/for lite betalt gebyr/kvittering mangler».
På spørsmål om muligheten til å «spore» gebyrinnbetalinger til riktig søker/betaler, svarte politidistriktet:
«Vi har muligheter til å sjekke innbetalinger inn til vår gebyrkonto, men det krever at vi får opplysninger om nøyaktig dato for innebetalingen og hvor innbetalingen har skjedd. Dessverre betales mange gebyr inn som kontantbetaling (ikke overføring fra konto) i post eller bank med manglende opplysninger om avsender. Dette gjør det svært vanskelig å spore en enkeltinnbetaling ut fra mottakerkonto når kvittering mangler og det er usikre opplysninger om når betalingen faktisk skjedde.
Alle innbetalinger blir ved vårt økonomikontor registrert inn med blankettnummer og kan spores via dette selv om avsender mangler, men dette fordrer da at det foreligger en kopi av kvitteringen slik at blankettnummeret fremkommer».
Politidistriktet uttalte deretter følgende om behandlingen av As søknad 9. desember 2005:
«Når det gjelder As søknad av 9.12.2005 så ble det sjekket opp mot innbetalte gebyrer fra postkontoret i den aktuelle perioden. Det var flere kontantinnbetalinger fra posten i denne perioden uten at noen kunne knyttes spesifikt til A.»
Om saksbehandlingstiden i As sak het det videre:
«Når det gjelder selve saksbehandlingstiden av sak 005 så ble den videresendt til UDI den 16.5.2006 etter at saksbehandler pr. tlf. den 28.4. etterlyste manglende dokumentasjon. Vi hadde i 2006 en ordinær behandlingstid på fornyelsessøknader på ca. 3 måneder, i dette tilfellet ble saken dessverre liggende i 4,5 måned før den ble behandlet. Dette skyldes utskiftning av ansatte med påfølgende opplæring av nyansatte, noe som dessverre har gjort at saksbehandlingstiden for søknadene på denne tiden ble ekstra lang.
Vi anser at dette er en beklagelig sak både for søker og oss idet det er vanskelig å få utredet hva som egentlig har skjedd. Og på bakgrunn av dette har vi som nevnt over endret våre rutiner på flere områder for om mulig å unngå en lignende sak i fremtiden».
På spørsmålet om A fikk veiledning om hvilke konsekvenser det kunne få at han innleverte ny søknad om bosettingstillatelse 9. desember 2005 uten å innbetale behandlingsgebyret viste politidistriktet til at det hadde vært flere telefonsamtaler mellom A og politiets saksbehandlere, uten at saksbehandlerne i ettertid kunne huske nøyaktig hva som ble sagt til ham om dette. Politiet fant det derfor ikke mulig å utdype spørsmålet om veiledning nærmere.
Utlendingsnemnda opprettholdt 19. oktober 2007 Utlendingsdirektoratets avslag på As søknad om bosettingstillatelse. Vedtaket ble ikke brakt inn for ombudsmannen til vurdering.
Ved avslutningen av saken uttalte jeg:
«1.Saksbehandlingen av As søknad 9. desember 2005
1.1 Saksbehandlingstiden
Det tok over 5 måneder fra A leverte sin søknad om bosettingstillatelse 9. desember 2005 til saken ble oversendt til Utlendingsdirektoratet for endelig avgjørelse av om den kunne behandles uten dokumentasjon på betalt gebyr. Politidistriktet har opplyst at saken ble liggende hos politiet i 4 ½ måned før det ble klart at det var behov for å avklare den med direktoratet. Samlet gikk det ca. 10 måneder fra A leverte søknaden, til han 6. oktober 2006 fikk beskjed fra direktoratet om at han måtte betale gebyr for å få søknaden behandlet.
Politidistriktet har i brevet hit 5. september 2007 beklaget den lange saksbehandlingstiden og uttalt at saken skulle ha vært gitt prioritet og blitt behandlet med en gang. Dette er jeg enig i.
Jeg har forståelse for at saksbehandlingstiden kan påvirkes av en situasjon med stor utskiftning av ansatte, slik politidistriktet har redegjort for i svaret hit. Det er imidlertid viktig at behandlingen av søknadene innrettes slik at det så snart som mulig avklares om formelle vilkår for å få søknadene behandlet, som for eksempel innbetaling av gebyr, er oppfylt. Dersom slike forhold ikke avklares raskt, slik at søker kan ha mulighet til å rette opp forholdet, vil saksbehandlingstiden fort kunne bli uakseptabel lang. At saken har ligget i 4 ½ måned hos politiet før det ble avklart at dokumentasjon manglet, er ikke tilfredsstillende. Politidistriktets beklagelse er på sin plass.
1.2 Veiledning om fremgangsmåte ved søknad og saksbehandlingen
As søknad 9. desember 2005 ble innlevert til politiet uten dokumentasjon på betalt behandlingsgebyr, men med en skriftlig forklaring fra ham om årsaken til dette. Han anførte at han hadde betalt gebyret tidligere, uten å få søknaden behandlet. At A leverte søknaden uten å betale gebyr bidro til at søknadsprosessen ble forsinket, ettersom Utlendingsdirektoratet ikke aksepterte at søknaden ble behandlet uten dokumentasjon på gebyrinnebetaling.
Politidistriktet har ikke kunnet redegjøre nærmere for om A, da søknaden ble levert 9. desember 2005 uten kvittering på betalt gebyr, fikk veiledning om hvilke konsekvenser dette kunne få for saksbehandlingstiden. På generelt grunnlag vil jeg imidlertid bemerke at det er viktig at søkere gis veiledning, slik at de selv kan ta et informert valg i tilfeller hvor det er mulig å velge ulike fremgangsmåter ved søknadsprosessen. Dersom det gis muntlig veiledning om slike særskilte problemstillinger, vil det også være best i samsvar med god forvaltningsskikk å notere på saken hvilken informasjon som har blitt formidlet til søkeren, slik at dette senere lar seg bringe på det rene.
Jeg har for øvrig merket meg at politiet i brevet 16. juli 2007 uttaler at det på grunnlag av Utlendingsdirektoratets avgjørelse av gebyrspørsmålet i denne saken, heretter ikke anses å ha «noen hensikt å forsøke å få en søknad behandlet hvis det kan stilles tvil om gebyr er betalt».
2. Politidistriktets rutiner for mottak av søknader og gebyrinnbetaling
Oslo politidistrikt har redegjort for rutinene ved mottak av søknader og gebyrinnbetalinger. Det fremgår at gebyrpliktige søknader som mottas per post, og hvor dokumentasjon på betalt gebyr mangler eller gebyret er mangelfullt, tidligere har blitt returnert uten at søknaden er blitt registret inn i politiets datasystem. Jeg har merket meg at politidistriktet i juli 2007 endret praksis slik at samtlige søknader heretter registreres i datasystemet, også de som returneres på grunn av for lite betalt/manglende dokumentasjon på betalt behandlingsgebyr. Endringen synes påkrevet og formålstjenlig, og vil formodentlig kunne bidra til å avklare usikkerheten som i enkelte tilfeller kan oppstå om hvorvidt en søknad faktisk er mottatt og returnert til søker på grunn av manglende gebyrinnbetaling. Dette vil igjen bidra til å øke tilliten til systemet. Jeg har for øvrig ingen merknader til de rutinene som er beskrevet, og lar denne siden av saken bero med den redegjørelsen som politidistriktet har gitt.»