Formelle feil ved gjennomføring av praksisstudiet

Sakens bakgrunn

A (heretter studenten) er student på bachelorprogrammet i barnevern hos Institutt for sosialfag, Det samfunnsvitenskapelige fakultet ved Universitetet i Stavanger (UiS). Som en del av studiet var han våren 2023 i praksis ved Barneverntjenesten i Stavanger.

Hos barneverntjenesten hadde studenten en veileder. Hun tok 6. juni 2023 kontakt med instituttet og opplyste at hun ikke ønsket å vurdere om studenten skulle bestå praksisstudiet. Dette av hensyn til hans psykiske helse. Det ble i møtet konkludert med at studenten ikke hadde bestått praksisstudiet.

Den 7. juni 2023 skrev veilederen en sluttvurdering hvor hun ikke tok stilling til om studenten hadde bestått. Studenten fikk 8. juni 2023 muntlig beskjed av instituttet om at han ikke hadde bestått praksisstudiet, og at det ville bli satt i gang en skikkethetsvurdering av han. Skikkethetsprosessen ble senere avsluttet fordi tvilsmeldingen var mangelfullt begrunnet.

Avgjørelsen om ikke bestått ble formalisert skriftlig 9. juni 2023. I begrunnelsen sto det blant annet at studenten ikke evnet å anvende faglig kunnskap i praksis eller reflektere kritisk over sin profesjonelle rolle.

Studenten var uenig i avgjørelsen og klagde på denne. Han mente blant annet at det var begått formelle feil ved gjennomføringen og vurderingen av praksisstudiet. Han hadde ikke fått varsel om at han kanskje ikke ville bestå, slik det følger av det interne reglementet for praksis ved instituttet.

Fakultetet var enig i at det hadde blitt gjort en formell feil og opphevet sensurvedtaket. Samtidig ble muligheten for å foreta en ny sensur av praksisperioden undersøkt. Fakultetet stilte derfor spørsmål til flere ansatte på praksisstedet om hvordan studenten hadde gjennomførte praksisen.

Klagen ble til slutt behandlet av Nemnd for studentsaker ved Universitetet i Stavanger. Studenten mente at han skulle få bestå praksisperioden, eventuelt at praksisperioden skulle sensureres på nytt. Nemnda mente at fakultet ikke i tilstrekkelig grad hadde forsøkt å gjøre en ny vurdering av praksisperioden, og at det var uheldig at det var kommunisert til studenten at dette skulle gjøres. Siden instituttet hadde vurdert at det var ansatte på praksisstedet som kunne vurdere studenten, mente nemnda at det skulle foretas en ny sensurering av den gjennomførte praksisperioden.

Instituttet fattet vedtak om ny sensur 4. desember 2023 med ikke bestått som resultat.

Studenten mente at nemndas vedtak ikke var fulgt opp i den nye sensuren. Han klagde derfor saken inn til Sivilombudet 2. januar 2024. Det ble avklart at Sivilombudet kunne behandle den første sensuren som var påklaget og behandlet av nemnda, men ikke den nye sensuren hvor vedtaket ikke var klaget på eller behandlet av fakultetet og nemnda.

Våre undersøkelser

Vi undersøkte saken med Universitet i Stavanger ved Institutt for sosialfag og Nemnd for studentsaker 15. februar 2024. Vi stilte blant annet spørsmål om hvilke formelle feil som ble begått overfor studenten, hvilken betydning feilene hadde, hva som var hensikten med å varsle ved tvil om bestått praksis og om feilene kunne rettes opp ved ny sensurering.

Universitetet svarte 20. mars 2024. Som en følge av vår henvendelse behandlet nemnda klagen til studenten på nytt og omgjorde sitt tidligere vedtak. Nemnda mente nå at studenten skulle gjennomføre en ny praksis, istedenfor ny sensur av den tidligere gjennomførte praksisperioden.

Til våre spørsmål svarte nemnda at:

Det var en feil ved gjennomføringen av praksis at det ikke ble gitt varsel om at det forelå tvil om ikke bestått praksisperiode. Det var en feil ved sensuren at praksisveileder ikke gav sin vurdering.
Feilen ved gjennomføring hadde betydning ved at studenten ikke i tilstrekkelig grad fikk mulighet til å forbedre seg slik at han kunne bestå praksisen. Feilen ved sensuren kunne ha betydning for vurderingen av studentens prestasjon.
Hensikten med å varsle er at studenten får mulighet til å forbedre seg slik at vedkommende kan bestå praksisstudiet. I tillegg skal prosedyren sikre at vurderingene fra instituttet er grundige og at kontradiksjon ivaretas.
Ny sensur var dårlig egnet til å rette feilene. Det ville vært bedre for studenten at sensurvedtaket oppheves. Nemnda har derfor omgjort vedtaket sitt slik at studenten får mulighet til å gjennomføre praksis på nytt, uten at han har brukt et tellende forsøk.

Til de samme spørsmålene svarte instituttet at:

Det ble begått feil ved at prosedyre og regler ved tvil om ikke bestått ikke ble fulgt, slik det er beskrevet i praksisreglementet.
Feilen hadde ikke avgjørende betydning for studentens prestasjon eller bedømmelsen av den. Han fikk i løpet av praksisperioden mange muntlige tilbakemeldinger og utvidet oppfølging fra kontaktlærer, uten at det førte til endringer.
Hensikten med å varsle er at studenten får mulighet til å forbedre seg slik at vedkommende kan bestå praksisstudiet. I tillegg skal prosedyren sikre at vurderingene fra instituttet er grundige og at kontradiksjon ivaretas.
Fakultetet mente at det opprinnelige sensurvedtaket burde annulleres. Fakultetet tar til etterretning at nemnda etter ny behandling har omgjort vedtaket.

Studenten fikk kommentere svarene fra nemnda og instituttet. Han var fortsatt uenig i at han hadde fått tilstrekkelige tilbakemeldinger under praksisperioden.

Sivilombudets syn på saken

Spørsmålet i saken er om de formelle feil som ble begått ved gjennomføringen og vurderingen av praksisstudiet kunne rettes opp ved ny sensur, eller om det måtte gjennomføres en ny praksisperiode.

Hvilke formelle feil ble begått?

Reglene for klage på formelle feil ved eksamen og karakterfastsettingen står i universitets og høyskoleloven §§ 5-2 og 5-3. For vurdering av praksisstudier er det i utgangspunktet ikke klagemulighet for karakterfastsetningen, jf. § 5-3 femte ledd første setning. Det vil si at en klage på praksisstudiet må gjelde formelle feil. Hva som er en formell feil, må vurderes konkret. Lovforarbeidene nevner «feil ved oppgavegivning, eksamensavvikling eller ved gjennomføring av sensuren», jf. Ot.prp.nr.85 (1993-1994)
s. 77.

Reglene for gjennomføring av praksis følger blant annet av det interne reglementet for praksis ved instituttet. Det står under prosedyre og regler ved tvil om bestått/ikke bestått at studenten skal varsles snarest. Videre skal det arrangeres et møte mellom studenten, praksisveileder, kontaktlærer og emneansvarlig. Tvilen skal i tillegg begrunnes skriftlig for studenten senest en uke før møtet.

Sivilombudet mener som nemnda og instituttet at det er klart at prosedyren ikke ble fulgt, og at dette er en formell feil ved gjennomføringen av praksisstudiet. Avgjørelsen om å gi ikke bestått ble tatt uten å involvere studenten. Forholdene som gjorde at han ikke besto ble tatt opp med han muntlig først etter avsluttet praksis. Den skriftlige begrunnelsen kom senere.

I tillegg til at det ikke ble varslet om at studenten var i fare for å ikke bestå praksisstudiet, mener nemnda at det ble gjort feil ved selve sensureringen ved at praksisveileder ikke gav sin vurdering. Det er uklart for Sivilombudet om instituttet er av samme oppfatning. Sivilombudet mener uansett at det også ble begått en formell feil ved at praksisveileder ikke vurderte studentens prestasjon, som beskrevet i praksisreglementet under vurdering.

Virkningen av feilene

Dersom det foreligger en formell feil må den kunne ha hatt betydning for studentens prestasjon eller bedømmelsen av denne, for å få virkning, jf. universitets og høyskoleloven § 5-2 andre ledd første setning. Dersom feilen «kan rettes opp» ved ny sensur, skal dette velges, jf. andre setning. Hvis ikke feilen kan rettes opp ved ny sensur skal det avholdes ny eksamen eller prøve med nye sensorer, altså i dette tilfellet ny praksisperiode og sensurering, jf. tredje setning.

Om en feil kan rettes opp ved ny sensur må vurderes konkret, og det vil bero på arten og omfanget av feilen. Dette er i samsvar med det som er gjengitt i lovforarbeidene til ny lov om universiteter og høyskoler under beskrivelsen av gjeldende rett i Prop. 126 L (2022-2023) s. 343. Som eksempler er det nevnt at feil ved sensureringen som regel vil kunne rettes ved ny sensur, mens feil ved oppgavegivingen eller eksamensavviklingen som regel ikke kan rettes med ny sensur.

Sivilombudet mener at feilene som ble begått kunne ha betydning både for studentens prestasjon og bedømmelsen av den. Manglende varsling om tvil om ikke bestått gjorde at studenten ikke fikk tilstrekkelig mulighet til å forbedre prestasjonen sin. Siden praksisveileders bidrag til sensuren er vesentlig vil det at praksisveileder ikke bidro kunne ha betydning for bedømmelsen av prestasjonen til ikke bestått. Det blir derfor et spørsmål om hvordan feilene kunne rettes opp.

Det er klart for Sivilombudet at feilen om manglende varsling ikke kunne rettes ved ny sensur. Som beskrevet skal varslingsprosedyren gi studenten en reell mulighet til å forbedre seg og kunne bestå praksisstudiet, i tillegg til at grundighet og kontradiksjon sikres for selve prosessen. Ny sensur vil muligens rette opp i at avgjørelsen om ikke bestått ble tatt uten at studenten fikk bidra til sakens opplysning og komme med sitt syn. Ny sensur av den allerede gjennomførte praksisen vil derimot ikke rette opp at studenten ikke fikk mulighet til å forbedre seg underveis i praksisperioden. Praksisperioden er allerede gjennomført. Feilen kan derfor kun rettes opp ved at den gjennomførte praksisperioden annulleres og at det gjennomføres en ny praksisperiode, slik at studenten fortsatt vil ha to forsøk igjen på å bestå praksisstudiet.

Når det gjelder feil ved sensuren vil dette ofte kunne rettes ved en ny sensur. Det er imidlertid et spesielt forhold ved feilen som ble begått at praksisveileder ikke har villet medvirke til sluttvurderingen. Som beskrevet i det interne praksisreglementet er det praksisveilederen som veileder og følger studenten i læringsprosessen på praksisstedet. Sivilombudet antar derfor at det er praksisveilederen som er den på praksisstedet som er best egnet til å vurdere om studenten skal bestå praksisstudiet. Det er dermed vanskelig å se at praksisveilederens vurdering kan erstattes av vurderinger fra andre på praksisstedet, særlig når disse først etter at praksisen er gjennomført blir klar over at vurderingen skal foretas. Sivilombudet er derfor i tvil om at denne feilen kunne rettes ved ny sensur.

Oppsummert mener Sivilombudet at feilene om manglende varsling og medvirkning til sensuren kunne ha betydning for studentens prestasjon og bedømmelsen av den. Feilen om manglende varsling kunne ikke rettes opp i ved ny sensur, slik at det er nødvendig at studenten gjennomfører en ny praksisperiode. Sivilombudet ber instituttet merke seg at feil ved gjennomføringen av praksis kan ha store konsekvenser for en student, som i denne saken. Selv om studenten får et nytt forsøk på å gjennomføre praksisstudiet har han gått glipp av i alle fall ett semester, noe som igjen kan ha betydning for når han kommer i arbeid. På den måten har slike feil både en menneskelig og økonomisk side.

Siden nemnda allerede har omgjort sitt vedtak og kommet til samme resultat som Sivilombudet, behøver ikke universitetet å foreta en ny vurdering av saken. Sivilombudet ber likevel instituttet vurdere hvordan de kan rette opp i de feil som har blitt begått overfor studenten. For å hindre lignende tilfeller ber Sivilombudet også om en tilbakemelding på hvordan instituttet kan sørge for at praksisreglementet følges både av praksisveiledere og ansatte på instituttet.

Konklusjon

Sivilombudet er kommet til at det ble begått formelle feil fra Universitetet i Stavanger ved gjennomføringen og sensuren av studentens praksisstudium. For å rette feilene er det nødvendig med en ny praksisperiode.

Institutt for sosialfag, Det samfunnsvitenskapelige fakultet bør hindre at lignende feil begås og sørge for at praksisreglementet etterleves både av praksisveiledere og ansatte på instituttet. I tillegg må det vurderes hvordan det kan rettes opp i de feil som har blitt begått overfor studenten. Sivilombudet ber om en tilbakemelding før 15. juli 2024.