Sakens bakgrunn
A – heretter «klageren» – klaget 10. april 2018 til Oslo politidistrikt over to politibetjenters opptreden i forbindelse med en ransakelse, med påfølgende beslag og anmeldelse. I klagen skrev han at politibetjentene som utførte beslaget, opptrådte sint og voldsomt, og at de ignorerte klagerens forsøk på å dokumentere at det beslaglagte materialet var lovlig. Klageren skrev videre at han oppfattet at den ene betjenten utviste skadefryd da hun informerte ham om at det ville bli tatt ut anmeldelse. Klageren oppfattet også selve anmeldelsen som grunnløs, og som et utslag av sjikane og et urettmessig ønske fra politiets side om å ransake bilen hans. Klagen ble sendt som vedlegg til en e-post til politidistriktet. Klagerens navn og fødselsnummer var oppgitt i selve klagen. Avsendernavnet på e-postadressen var imidlertid et annet enn det som fremgikk av klagen. I selve oversendelsese-posten ba klageren om bekreftelse på at klagen var mottatt og ville bli behandlet umiddelbart.
I løpet av april henvendte klageren seg gjentatte ganger til politidistriktet og ba om bekreftelse på om klagen var mottatt og tatt til behandling. Disse henvendelsene ble sendt fra samme e-postadresse som den han hadde benyttet da han fremmet klagen. Da han ved utløpet av april fortsatt ikke hadde fått noen tilbakemelding fra politidistriktet, klaget han til Sivilombudsmannen over manglende svar. Klagen ble fremmet ved bruk av samme e-postadresse og samme avsendernavn som ble brukt ved de ovennevnte henvendelsene til politiet. Kopier av disse e-postene var også vedlagt klagen hit. Kopi av selve klagen på politiets opptreden var derimot ikke vedlagt. Det fremgikk dermed ikke av henvendelsen at navnet som var benyttet i klagen hit, var et annet enn det klagesaken hos politiet gjaldt.
Våre undersøkelser
På bakgrunn av klagen ble det 15., 22. og 23. mai 2018 forsøkt tatt kontakt per telefon med kontoret til juristen for trafikksaker, via politidistriktets sentralbord. Da ingen av henvendelsene ble besvart av kontoret, spurte vår saksbehandler om sentralbordet kunne gi beskjed til kontoret om å ringe tilbake. Dette ble avvist under henvisning til at sentralbordet generelt ikke tar imot eller legger igjen beskjeder til de enkelte kontorer, avdelinger eller ansatte.
Det ble etter dette besluttet å undersøke saken skriftlig. I brev herfra 23. mai 2018 ble politidistriktet bedt om å redegjøre for fremdriften i saken fra klagen ble fremsatt. Vedlagt brevet var kopi av klagerens oversendelsese-post 10. april 2018 – med angivelse av saksnummeret klagen gjaldt – og senere purringer. Politidistriktet ble bedt om å gi sine merknader til tidsbruken i de enkelte ledd, og til den samlede behandlingstiden så langt. Det ble også spurt om politidistriktet anså at saksbehandlingstiden var forenlig med de krav som følger av forvaltningsloven § 11 a første ledd, ulovfestede forvaltningsrettslige prinsipper og normer for god forvaltningsskikk. Videre ble det bedt om en redegjørelse for hva som ville bli gjort for å sørge for en avslutning av klagesaken.
Politidistriktet ble også bedt om å redegjøre for hvilken informasjon klageren hadde fått mens saken hadde vært til behandling. Det ble spurt om politidistriktet anså at saken på dette punktet hadde vært håndtert i samsvar med de kravene som følger av forvaltningsloven § 11 a og normer for god forvaltningsskikk. Fristen for svar ble satt til 13. juni 2018. Kopi av politiets saksdokumenter ble bedt oversendt sammen med svaret.
Henvendelsen herfra ble ikke besvart innen fristen. Vi sendte derfor et nytt brev til politidistriktet 6. juli 2018, hvor vi minnet om henvendelsen. Ny frist for svar ble satt til 13. juli 2018.
Gjennom en ny henvendelse fra klageren 7. juli 2018 ble vi kjent med hvilket navn klageren hadde brukt i klagen til politiet. Vi ble da også oppmerksom på at klageren på et tidligere tidspunkt hadde henvendt seg hit med denne identiteten, og at han i denne forbindelse hadde lagt ved kopi av selve klagen 10. april 2018 til politiet. Som nevnt ovenfor var klagerens fødselsnummer oppgitt i denne klagen.
Den 11. juli 2018 ble vi kontaktet per telefon av en førstekonsulent i politidistriktet. I samtalen ble det opplyst at vårt brev 23. mai ikke var besvart. Dette ble begrunnet med at klagers fødselsnummer ikke var oppgitt, og at klager derfor ikke kunne identifiseres. Fødselsnummeret ble videreformidlet av vår saksbehandler i telefonsamtalen. Førstekonsulenten opplyste at både henvendelsene 23. mai og 6. juli nå ville bli sendt til riktig enhet i politidistriktet.
Vi mottok videre en skriftlig henvendelse fra en politiadvokat i politidistriktet 12. juli 2018. I henvendelsen ble det vist til påminnelsen herfra 6. juli. Det ble samtidig oppgitt at den opprinnelige henvendelsen 23. mai ikke var mottatt. Politiadvokaten henviste for øvrig til en forespørsel fra klager om innsyn i en sak med et annet saksnummer hos politiet enn det som var oppgitt av klageren i klagen hit.
For å bringe klarhet i hvilke av våre og klagers henvendelser politiet hadde mottatt, og hvor i politidistriktet disse lå på daværende tidspunkt, ble det 8. august 2018 forsøkt tatt kontakt med den ovennevnte politiadvokaten per telefon. Politidistriktets sentralbord satte vår saksbehandler over til politiadvokatens kontor. Politiadvokatens kontor besvarte imidlertid ikke henvendelsen.
Da vi fortsatt ikke hadde fått svar på spørsmålene vi hadde stilt i brevet 23. mai, henvendte vi oss på nytt til politidistriktet ved brev 13. august. På bakgrunn av opplysningen om at politiet ikke hadde mottatt brevet 23. mai, ble en kopi vedlagt. I oversendelsen ble det påpekt at saksnummeret klagen over politiets opptreden var registrert på – og som det senere var blitt klaget over manglende svar på – fremkom av e-postene som var blitt vedlagt vårt opprinnelige brev 23. mai. I tillegg til e-postene oversendte vi nå også kopi av selve klagen 10. april 2018 fra klageren til politidistriktet. Vi viste til at klagers fødselsnummer fremkom av denne. Ny svarfrist ble satt til 28. august.
Politidistriktet svarte oss i brev 2. oktober 2018. Politidistriktet beklaget at våre henvendelser ikke var besvart tidligere, og oppga årsaken til å være interne misforståelser om hvem som skulle utføre hva i sakens anledning. Det hadde på grunn av dette oppstått en situasjon hos politiet hvor «en har vært i oppfattelse av at `en annen´ har utført oppgaven». Politiet opplyste videre at klageren samme dag hadde mottatt svar på klagen på politibetjentenes opptreden. Politidistriktet opplyste at det også ovenfor klager hadde beklaget saksbehandlingstiden og oppgitt samme årsak som for henvendelsene herfra.
Med hensyn til det nærmere saksforløpet skrev politiet at klagen på politiets opptreden var blitt mottatt per e-post 10. april 2018. Det ble videre opplyst at vårt brev 23. mai nå var blitt lagt inn på saksnummeret politiadvokaten viste til i brevet hit 12. juli, men at dette skjedde først 14. juli. Distriktet opplyste at det ville undersøke hvorfor det tok én og en halv måned før brevet ble lagt inn i politiets saksbehandlingssystem.
Politiet ga ikke noe eksplisitt svar på om det anså saksbehandlingstiden å være i tråd med kravene som følger av forvaltningsloven § 11 a første ledd, ulovfestede forvaltningsrettslige prinsipper, og normer for god forvaltningsskikk. Distriktet ga videre ingen opplysninger om klageren hadde fått noen informasjon under sakens gang, og om sakshåndteringen på dette punktet hadde vært i samsvar med kravene som følger av forvaltningsloven § 11 a annet ledd og normer for god forvaltningsskikk. Heller ikke dokumentene i saken ble oversendt.
Politiets svar ble sendt til klageren, som hadde enkelte merknader.
Ombudsmannens syn på saken
1. Behandlingen av klagen på politiets opptreden
1.1. Saksbehandlingstiden
Etter forvaltningsloven § 11 a første ledd skal forvaltningsorganet «forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold». Vilkåret «uten ugrunnet opphold» er skjønnsmessig. Hva som i det enkelte tilfellet vil være en akseptabel saksbehandlingstid, vil variere med sakens art og omfang. Også tilgjengelige ressurser har betydning i vurderingen av om en sak er avgjort uten ugrunnet opphold. Øvrige saksbehandlingsregler – blant annet det alminnelige kravet om forsvarlig saksutredning – vil kunne begrunne en lengre saksbehandlingstid i kompliserte og prinsipielle saker enn i enklere saker, jf. Ot.prp. nr. 75 (1993–1994) s. 59.
Politidistriktet brukte nesten seks måneder på å besvare As klage på politiets opptreden i forbindelse med ransakelse og påfølgende beslag og anmeldelse. Politidistriktet har ikke opplyst hva som er normal saksbehandlingstid i denne typen saker – noe det heller ikke ble uttrykkelig spurt om i henvendelsen herfra. I saken her synes dette uansett å være av underordnet betydning for vurderingen opp mot forvaltningsloven § 11 a.
I tråd med politidistriktets redegjørelse hit legger ombudsmannen til grunn at saken har blitt liggende ubehandlet hos politidistriktet som følge av uklarheter om hvem som hadde ansvar for å håndtere ulike sider ved saken. Dette kan ikke anses som en akseptabel årsak til at behandlingen av en sak trekker ut. At forvaltningen har en journalførings- og arkiveringspraksis som sikrer oversikt over hva som er gjort i en sak, er sentralt for å sikre en forsvarlig saksbehandling, og faller innenfor kravene forvaltningsorganet må oppfylle for å ha utvist god forvaltningsskikk. Også for øvrig må det forventes at det enkelte forvaltningsorgan innretter virksomheten slik at oppgaver ikke blir forlagt som følge av uklarhet rundt ansvarsforhold og hva som allerede er blitt gjort.
Slik saken er opplyst, må ombudsmannen derfor konkludere med at henvendelsene fra klager ikke er besvart «uten ugrunnet opphold».
1.2. Informasjon under sakens gang
Det følger av forvaltningsloven § 11 a annet ledd at forvaltningsorganet som hovedregel har plikt til å gi et foreløpig svar dersom det ventes å ta «uforholdsmessig lang tid» før endelig svar på en henvendelse vil kunne gis. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere og – såvidt mulig – angis når svar kan ventes. Det foreløpige svaret må – i samsvar med god forvaltningsskikk – følges med nye orienteringer hvis den varslede saksbehandlingstiden overskrides.
Som nevnt brukte politiet rundt seks måneder på å besvare klagerens klage på politiets opptreden. Dette overskrider klart grensen for når det er påkrevd å sende et foreløpig svar. Politidistriktet har ikke svart på spørsmålet herfra om hvilken informasjon klageren har fått under sakens gang. Klageren selv har imidlertid opplyst at han ikke mottok noen slike tilbakemeldinger fra politiet under sakens gang. Da politiet ikke har dokumentert at slike tilbakemeldinger ble gitt, må ombudsmannen legge dette til grunn.
Politidistriktet kan etter dette ikke anses å ha overholdt sin plikt til å holde parten informert under sakens gang.
2. Behandlingen av Sivilombudsmannens henvendelser
Det følger av sivilombudsmannsloven § 7 første ledd at ombudsmannen kan kreve de opplysninger fra offentlige tjenestemenn og alle som virker i forvaltningens tjeneste som «han trenger for å kunne utføre sitt verv». Etter Instruks for Stortingets ombudsmann for forvaltningen (sivilombudsmannsinstruksen) § 6 annet ledd kan ombudsmannen sette frister for forvaltningen for å gi de opplysningene eller dokumentene ombudsmannen trenger. For at ombudsmannen effektivt skal kunne utøve sitt verv, er det avgjørende at forvaltningen er tilgjengelig og innen fastsatte frister gir de opplysninger som ombudsmannen finner nødvendige for å vurdere hvordan en sak best skal håndteres.
I saken her ble det i første omgang forsøkt å innhente opplysninger om saken per telefon. Ved klager over manglende svar er dette ofte en hensiktsmessig fremgangsmåte. Erfaringsmessig løser mange saker seg allerede ved en slik telefonhenvendelse, slik at ytterligere undersøkelser ikke er påkrevd. Dette er normalt til fordel for klageren, samtidig som det sparer forvaltningen og ombudsmannen for den ressursbruken en skriftlig prosess innebærer.
Politiet har beklaget at forsøkene herfra på å oppnå kontakt med rette vedkommende hos politiet per telefon, ikke førte frem. Beklagelsen er på sin plass. Ombudsmannen forutsetter at politidistriktet klargjør for sentralbord, forkontorer og saksbehandlere at henvendelser fra ombudsmannen skal besvares når saksbehandleren er til stede. I tilfeller hvor vedkommende saksbehandler ikke er tilgjengelig på oppringingstidspunktet, må det gjennomgående forventes at ombudsmannens saksbehandler settes over til en annen saksbehandler, eller at det videreformidles beskjed til saksbehandleren om å ringe tilbake så snart som mulig.
Heller ikke etter at saken ble tatt opp skriftlig med politidistriktet, har distriktet håndtert saken på en tilfredsstillende måte. At politidistriktet har oversittet den opprinnelige fristen for å besvare ombudsmannens henvendelser med fire og en halv måned, samtidig som det også har oversittet to nye frister, er klart kritikkverdig. At klagerens egentlige navn ikke fremgikk av det opprinnelige brevet herfra 23. mai 2018, er etter ombudsmannens mening ikke en tilstrekkelig begrunnelse for den lange responstiden. Politiets saksnummer fremkom av vedlegget til henvendelsen, og burde være tilstrekkelig til å identifisere hvilken sak – og dermed også hvem – klagen gjaldt. Dersom politidistriktet likevel ikke var i stand til dette, burde det søkt å avklare dette ved å henvende seg hit langt tidligere enn det som ble gjort.
Ombudsmannen legger til grunn at den lange responstiden til dels har sammenheng med at politiet ikke registrerte brevet herfra 23. mai før 14. juli, det vil si nesten to måneder senere. Ombudsmannen finner grunn til å understreke viktigheten av at alle innkomne henvendelser gjennomgås nøyaktig for å identifisere hvor de skal registreres, og innenfor hvilke tidsfrister de må behandles.
Ombudsmannen finner også grunn til å påpeke at politiets oppfølging etter at henvendelsen herfra ble registrert 14. juli, heller ikke er tilfredsstillende. Politiet brukte etter registreringen to og en halv måned på å besvare ombudsmannens brev, og oversatt ytterligere en frist satt i brev herfra. I det endelige svaret 2. oktober 2018 har politidistriktet også unnlatt å svare på flere av spørsmålene som ble stilt i brevet 23. mai 2018. Politidistriktet oversendte heller ikke sakens dokumenter, slik det ble bedt om i brevet 23. mai.
Politidistriktet har således ikke overholdt sine plikter etter sivilombudsmannsloven § 7 og sivilombudsmannsinstruksen § 6.
Konklusjon
Klagerens klage over politiets opptreden kan ikke anses avgjort «uten ugrunnet opphold», jf. forvaltningsloven § 11 a første ledd. Klageren ble heller ikke gitt tilfredsstillende informasjon om saksfremdriften underveis, jf. § 11 a annet ledd og alminnelige normer for god forvaltningsskikk.
Politidistriktet har heller ikke oppfylt sin plikt til å gi ombudsmannen nødvendige opplysninger innen fastsatte frister, jf. sivilombudsmannsloven § 7 første ledd og sivilombudsmannsinstruksen § 6 annet ledd.
Samlet sett fremstår politidistriktets håndtering av sakskomplekset som klart kritikkverdig.
Politidistriktet har opplyst at det vil undersøke hvorfor det tok nesten to måneder før ombudsmannens brev 23. mai 2018 ble registrert på saken hos distriktet. Ut fra det som har fremkommet av undersøkelsene herfra, bør distriktet også på mer generelt grunnlag gå gjennom sine rutiner for håndtering og registrering av innkomne henvendelser, og for å sørge for klarhet i den interne ansvarsfordelingen i denne typen saker.
Ombudsmannen ber om at politidistriktet innen 25. april 2019 gir en redegjørelse for hvordan dette er fulgt opp.