Sakens bakgrunn
Finanstilsynet fattet 9. november 2015 vedtak som forbød A å drive eiendomsmegling. Vedtaket ble påklaget til Finansdepartementet 30. november 2015. Spørsmål om partsinnsyn i de av sakens dokumenter som er tema i denne uttalelsen, synes for første gang å ha bli tatt stilling til i e-post 18. mai 2015 fra Finanstilsynet til partens daværende advokater. Der avslo tilsynet en begjæring om dokumentinnsyn med henvisning til at de eventuelle aktuelle dokumentene ikke var en del av saken, og at tips og henvendelser var unntatt offentlighet i medhold av offentlighetsloven § 13 og/eller § 24 annet ledd.
I brev til Finansdepartementet 10. mars 2016 opplyste partens advokat at krav om partsinnsyn etter forvaltningsloven § 18 ville bli gjentatt. I brev 6. mai 2016 ba advokat Vincent Tsang Finansdepartementet omgjøre Finanstilsynet avslag på partsinnsyn. Advokaten purret på svar 11. juli 2016. Departementet besvarte purringen 13. juli 2016, hvor det opplyste at det ikke hadde rukket å vurdere spørsmålet før ferien, men at forespørselen skulle sees på så raskt som mulig etter ferien. I brev 30. august 2016 til Finanstilsynet ba departementet om en tilbakemelding på enkelte spørsmål knyttet til avslaget på partsinnsyn. Finanstilsynet besvarte henvendelsen 15. september 2016, og svaret ble oversendt til partens advokat for eventuelle merknader 26. september 2016. Slike merknader ble gitt 3. oktober 2016. I brev til klageren 1. november 2016 opplyste Finansdepartementet at anførslene i klagen over avslaget på partsinnsyn ville vurderes sammen med de øvrige anførslene i klagesaken om forbud mot å drive eiendomsmegling, når departementet fatter vedtak i den underliggende klagesaken.
Undersøkelsene herfra
Advokat Vincent Tsang klaget til ombudsmannen 17. november 2016 på vegne av A over Finansdepartementets beslutning om å behandle klage over avslag på partsinnsyn samtidig med avgjørelsen i den underliggende saken. Etter en gjennomgang av saksdokumentene fant ombudsmannen grunn til å undersøke enkelte sider av saken nærmere.
I brev 29. november 2016 ba ombudsmannen departementet om å redegjøre for om det var i samsvar med forvaltningslovens krav å avvente avgjørelsen av klagen over partsinnsyn, for å behandle denne sammen med klagen i den underliggende saken. Det ble også bedt om en redegjørelse for saksbehandlingen så langt, og for om behandlingstiden for kravet om partsinnsyn hadde vært i samsvar med forvaltningslovens krav. I sitt svar 13. desember 2016 redegjorde departementet for saksbehandlingen i partsinnsynssaken, og opplyste at det var besluttet å realitetsbehandle partsinnsynsklagen på bakgrunn av ombudsmannens henvendelse i saken. Den 16. desember 2016 ble det fattet vedtak i klagesaken, hvor det ble opprettholdt et delvis avslag på partsinnsyn. Slik ombudsmannen forstår vedtaket, fikk klager likevel et noe mer omfattende innsyn.
Ombudsmannens syn på saken
1. Tidspunkt for avgjørelse i klagesaken
Tungtveiende hensyn taler for at en klage på avslått partsinnsyn må behandles før det fattes endelig avgjørelse i den saken dokumentene inngår i. I forarbeidene til § 20 i forvaltningsloven, Ot. prp. nr. 38 (1964-65), er disse hensynene oppsummert slik:
«Skal adgangen til å gjøre seg kjent med saksdokumentene ha noen praktisk betydning for parten, er det en forutsetning at han på grunnlag av saksmaterialet kan få høve til å uttale seg før avgjørelse treffes. Dette er også klart forutsatt i komiteens motiver. Partens adgang til å gjøre seg kjent med opplysningene i saken tar nettopp sikte på å sette ham i en slik stilling at han «faktisk vil kunne bli i stand til å uttale seg før avgjørelsen treffes» (jf. side 194 første spalte).»
Departementet la etter en konkret vurdering opp til at klagen i partsinnsynssaken skulle behandles sammen med avgjørelsen i den underliggende saken.
Etter ombudsmannens henvendelse realitetsbehandlet departementet likevel partsinnsynssaken for seg, og begrunnet dette med at «klage over avslag på begjæring om partsinnsyn bør behandles tidligere».
Ombudsmannen kan vanskelig se at det var grunnlag for å utsette behandlingen av klagen i saken om partsinnsyn inntil behandlingen av klagen i den underliggende saken. Det var derfor på sin plass at departementet endret sitt syn og behandlet saken.
2. Saksbehandlingstiden for kravet om partsinnsyn
Etter forvaltningsloven § 11a skal forvaltningsorganet «forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold». Ombudsmannen har tidligere uttalt seg om behandlingstiden for begjæringer om partsinnsyn, blant annet i sak 2010/1911:
«Ved tidligere anledninger har jeg uttalt at allmennhetens begjæringer om innsyn etter offentlighetsloven i utgangspunktet bør avgjøres samme dag, og i alle fall innen en til tre dager, med mindre det gjør seg gjeldende særlige forhold som tilsier at et noe lengre tidsforløp kan aksepteres. Ut fra sammenhengen mellom offentlighetsloven og forvaltningsloven, er det lagt til grunn at saksparter som ber om å få oversendt saksdokumenter etter forvaltningslovens regler om partsinnsyn ikke bør stilles dårligere.»
Det må aksepteres noe lenger behandlingstid i en innsynssak som blir behandlet i to instanser, se blant annet sak 2007/2367. I sak 2008/1718 (somb-2008-7), som gjaldt Fylkesmannen i Oslo og Akershus behandling av klagesaker om innsyn etter offentleglova, uttalte ombudsmannen at en generell behandlingstid på mellom to og tre uker etter mottakelse av klage vanskelig kunne aksepteres, selv når det ble tatt høyde for eventuelle tilbakesending av saken til førsteinstansen for klagebehandling. Behandlingstiden fra klagerens advokat i brev 6. mai 2016 ba departementet omgjøre Finanstilsynets avslag og frem til departementets vedtak i klagesaken 16. desember 2016, har vært på over 7 måneder. Ombudsmannen har forståelse for at behandlingstiden ble noe lenger enn vanlig i denne saken, blant annet som følge av sakens kompleksitet og at departementet måtte henvende seg til Finanstilsynet for å avklare enkelte spørsmål. Samlet sett har likevel behandlingstiden vært uakseptabelt lang.
3. Oppsummering
Departementet kunne ikke utsette avgjørelsen av innsynssaken for å behandle den samtidig med klagen i den underliggende saken. Det var derfor på sin plass at departementet omgjorde utsettelsen og behandlet saken.
Departementets behandlingstid på over 7 måneder for klage over avslag på partsinnsyns var uakseptabelt lang. Ombudsmannen ber departementet om å sikre at fremtidige klagesaker om partsinnsyn behandles med tilstrekkelig hurtighet.