Sakens bakgrunn
I forbindelse med trafikkontroll 10. desember 2015 ble det registrert enkelte opplysninger om A – heretter omtalt som klageren – i politioperativt register. Etter korrespondanse med Kripos og politiet fremsatte han 7. mai 2016 krav om innsyn i samt sletting av opplysninger i registeret. Det ble etterlyst svar 2. juni 2016.
Kravet ble i første omgang avvist av Kripos 30. juni 2016 fordi klager ikke hadde fremlagt gyldig legitimasjon. Legitimasjon ble oversendt 9. juli 2016. Klageren purret på svar 21. august og 9. september 2016. Han henvendte seg deretter til ombudsmannen 3. oktober 2016 i anledning saken.
Kripos fattet avgjørelse i saken 12. oktober 2016. Begjæringen om innsyn ble innvilget, mens anmodningen om sletting av opplysninger ble avslått. Ombudsmannen ble gjort kjent dette i en telefonsamtale 13. oktober 2016 med en seniorrådgiver hos Kripos.
Klager påklaget avgjørelsen om ikke å slette de aktuelle opplysningene 19. oktober 2016. Han purret på svar 11. november 2016, før han 23. november 2016 på nytt henvendte seg til ombudsmannen. En saksbehandler hos ombudsmannen tok telefonisk kontakt med Kripos 29. november og 16. desember 2016. I den siste telefonsamtalen ble det opplyst at klagesaken var oversendt Politidirektoratet for avgjørelse 30. november 2016.
- januar 2017 henvendte klager seg til ombudsmannen på nytt. Han klaget over at det hadde gått omkring 6 uker fra saken ble oversendt Politidirektoratet, uten at han hadde mottatt noen ny tilbakemelding.
Undersøkelsene herfra
Det ble tatt telefonisk kontakt med Politidirektoratet. I telefonsamtale 19. januar 2017 opplyste en seniorrådgiver hos Politidirektoratet at det ikke var sendt noen foreløpig svar til klageren, men at dette nå ville bli gjort. Direktoratet kunne ikke opplyse når klagerens sak ville være ferdigbehandlet. Det ble imidlertid opplyst at klagesaker om innsyn i utgangspunktet ble prioritert. Samme dag som telefonsamtalen fant sted, sendte direktoratet klageren et foreløpig svar.
Blant annet på bakgrunn av opplysningene i den nevnte telefonsamtalen ble det funnet grunn til å undersøke saken nærmere. I brev herfra 23. januar 2017 ble Politidirektoratet bedt om å redegjøre for saksfremdriften og hvilken informasjon som var blitt gitt til klager mens saken hadde vært til behandling. Det ble også stilt spørsmål om direktoratet anså at behandlingen av saken hadde vært i tråd med de krav som følger av politiregisterloven § 54 annet ledd, forvaltningsloven § 11 a og alminnelige krav til forsvarlig saksbehandling og god forvaltningsskikk. Direktoratet ble også spurt når den konkrete saken kunne forventes å være ferdigbehandlet, og hva forventet saksbehandlingstid i saker om innsyn var.
Politidirektoratet oversendte sin redegjørelse til ombudsmannen 6. februar 2017. Redegjørelsen inneholdt informasjon innhentet fra Kripos om behandlingen saken der. Politidirektoratet viste til at Kripos ikke hadde sendt noen form for foreløpige svar eller lignende i saken. Det ble opplyst at Kripos beklaget den lange behandlingstiden og ville foreta en «gjennomgang av rutiner for bruk av midlertidig svar dersom forventet saksbehandlingstid forventes å overstige 30 dager». Forventet saksbehandlingstid hos Kripos i saker om innsyn, retting og sletting ble oppgitt å være rundt fire uker.
Politidirektoratet opplyst at det mottok klagesaken fra Kripos 12. desember 2016. Målet hadde opprinnelig vært å ferdigbehandle saken før eller rett etter årsskiftet. På grunn av stor saksmengde hadde imidlertid ikke dette blitt gjort. Direktoratet ga uttrykk for at den samlede saksbehandlingstiden i saken hadde vært for lang, og erkjente at direktoratet skulle ha sendt et foreløpig svar til klager på et tidligere tidspunkt. Det ble opplyst at direktoratets rutiner ville bli gjennomgått. Direktoratet opplyste at forventet saksbehandlingstid for klager over avslag på begjæringer om innsyn, og sletting var på rundt en måned.
Politidirektoratet fattet avgjørelse i klagesaken 1. februar 2017.
Ombudsmannens syn på saken
- Rettslige utgangspunkter
Det følger av politiregisterloven § 10 at politiet «skal føre registre som gir en fortløpende og døgnkontinuerlig over alle vesentlige opplysninger om ordning og utførelse av polititjenesten på vedkommende sted». Dette gjennomføres blant annet gjennom såkalte politioperative registre. Forvaltningen av disse registrene er nærmere regulert i politiregisterforskriften kapittel 53.
Den som er blitt registrert i et politioperativt register, har adgang til å begjære innsyn i de opplysninger som er blitt registrert om seg selv, jf. politiregisterloven § 49 første ledd annet punktum. Etter § 51 første ledd kan også vedkommende begjære retting, sperring og sletting av opplysninger med feil og mangler. Dersom begjæringen ikke etterkommes, kan avslaget påklages, jf. § 55. I forarbeidene til politiregisterforskriften er det forutsatt at avgjørelser om innsyn i og sletting av opplysninger i politiregistrene er enkeltvedtak, jf. foredrag til kongelig resolusjon 20. september 2013 nr. 1097 (PRE-2013-09-20-1097) punkt 5.5.1. Av politiloven § 55 annet ledd følger det at bestemmelsene i forvaltningsloven kapittel VI gjelder så langt de passer for klager over slike avgjørelser.
For begjæringer om innsyn, retting, sperring eller sletting av opplysninger i politiregistre, er det i politiregisterloven § 54 annet ledd bestemt at det skal gis svar «snarest mulig og senest innen 30 dager». For klagebehandlingen er det ikke gitt en tilsvarende bestemmelse. Det følger imidlertid av den alminnelige bestemmelsen i forvaltningsloven § 11 a første ledd at saken må avgjøres «uten ugrunnet opphold». Ved både førstegangsbehandlingen og klagebehandlingen følger det det videre av § 11 a tredje ledd, jf. annet ledd at det skal gis et foreløpig svar dersom henvendelsen ikke kan besvares innen en måned etter at den er mottatt. I det foreløpige svaret skal det opplyses om årsaken til forsinkelsen og – så vidt mulig – om når endelig avgjørelse kan forventes, jf. § 11 a annet ledd annet punktum.
- Kripos’ behandling av begjæringen og klagen
Klagerens begjæring om innsyn i og sletting av opplysninger ble i første omgang avvist som følge av det ikke var fremlagt gyldig legitimasjon. Dette avvisningsvedtaket ble først truffet etter at det var gått mer enn syv uker siden begjæringen ble fremsatt. Etter at klageren fremla den påkrevde legitimasjonen, brukte Kripos så mer enn tre måneder på å ta stilling til begjæringen. Behandlingstiden utgjør et markant brudd på den lovfastsatte lengstefristen på 30 dager. Dette er kritikkverdig. Både hensynet til den private parten og hensynet til borgernes respekt for forvaltningen og rettsordenen tilsier at forvaltningen må være nøye med å overholde lovpålagte frister.
Videre brukte Kripos seks uker på sin forberedende behandling i klageomgangen. Heller ikke dette kan anses tilfredsstillende. Det må legges til grunn at Kripos allerede kjente saken godt. Klageoversendelsen 30. november 2016 synes ikke å indikere at det ble foretatt noen ytterligere undersøkelser av faktiske forhold. Begrunnelsen som er gitt i oversendelsen til direktoratet, samsvarer også i stor grad med den som ble gitt ved avslaget 12. oktober 2016. Selv om det ikke er fastsatt noen lengstefrist for klagebehandlingen, tilsier sammenhengen med politiregisterloven § 54 annet ledd at førsteinstansens forberedende behandling av klagen i hvert fall ikke bør ta lenger tid enn 30 dager.
Kripos har beklaget behandlingstiden og opplyst at det vil bli foretatt en gjennomgang av rutiner for bruk av foreløpig svar dersom forventet saksbehandlingstid forventes å overstige 30 dager. Både beklagelsen og den varslede gjennomgangen er på sin plass. Det må likevel understrekes at lengstefristen på 30 dager etter politiloven § 54 annet ledd ikke er fravikelig. Også ved den forberedende klagebehandlingen må det gjennomgående legges til grunn at en saksbehandlingstid på over 30 dager vil være uakseptabelt. Formålet med den varslede rutinegjennomgangen bør i første rekke være å sikre at disse fristene overholdes. Eventuelle endringer i rutinene for bruk av foreløpig svar må ikke skje på en måte som er egnet til å undergrave dette formålet.
- Politidirektoratets behandling av klagen
Etter at Politidirektoratet mottok klagesaken, tok det tok det rundt syv uker å avgjøre saken. Heller ikke på dette stadiet kan saken anses å ha hatt en tilfredsstillende fremdrift. Også ved direktoratets behandling må 30-dagersfristen i politiloven § 54 annet ledd anses å gi føringer for hva som kan anses som akseptabel saksbehandlingstid. I klagers tilfelle hadde saken dessuten allerede vært lenge til behandling da den ble mottatt hos direktoratet. Dette tilsier at saken burde vært gitt høyere prioritet hos direktoratet.
Reglene om foreløpig svar i forvaltningsloven § 11 a gjelder også for klageinstansen behandling av saken. Direktoratet skulle derfor under alle omstendigheter ha sendt klageren et foreløpig svar da det ble klart at klagen ikke kunne avgjøres innen en måned, jf. § 11 a tredje ledd.
Politidirektoratet har beklaget den lange saksbehandlingstiden i klageomgangen og varslet at «rutiner for informasjon til klager, herunder bruk av foreløpig svar» vil bli gjennomgått. Dette er på sin plass. Også for Politidirektoratet bør formålet med rutinegjennomgangen i første rekke være å sørge for at denne typen klagesaker avgjøres tilstrekkelig hurtig.
Oppsummering
Saken gjelder Kripos’ og Politidirektoratets behandlingstid for et krav om innsyn i og sletting av opplysninger i politioperativt register. Kripos brukte mer enn syv uker på å avvise klagers innsynsbegjæring som følge av at det ikke var fremlagt gyldig legitimasjon. Etter at legitimasjonen var fremlagt, tok det tre måneder før Kripos traff avgjørelse i saken. Behandlingstiden er vesentlig lenger enn den lovpålagte lengstefristen på 30 dager, jf. politiregisterloven § 54 annet ledd.
Også i klageomgangen har saksbehandlingstiden vært uakseptabelt lang. Både Kripos og Politidirektoratet har dessuten forsømt plikten til å gi klager foreløpig svar, jf. forvaltningsloven § 11 a annet og tredje ledd.
Ettersom både Kripos og Politidirektoratet har beklaget den lange behandlingstiden, og gitt uttrykk for at rutinene knyttet til saker om innsyn, retting og sletting vil bli gjennomgått, kan ombudsmannen la saken bero med kritikken som fremgår av denne uttalelsen.