En advokat klaget i oktober 2011 til ombudsmannen over Justis- og beredskapsdepartementets behandling av en søknad fra A om soningsoverføring fra Hellas til Norge. Advokaten opplyste i klagen at søknaden om soningsoverføring ble fremsatt 12. juli 2008, men at det fortsatt ikke var fattet en avgjørelse i saken. Av de vedlagte saksdokumentene fremgikk det blant annet at departementet tok opp spørsmålet om soningsoverføring med greske myndigheter i brev 3. desember 2008. Dette brevet skal imidlertid ikke ha blitt mottatt av de ansvarlige myndigheter i Hellas, som tilsynelatende først ble kjent med saken gjennom en påminnelse fra departementet 27. januar 2010.
I første omgang ble det tatt kontakt med Justis- og beredskapsdepartementet per telefon 27. og 31. oktober 2011. I telefonsamtalene ble det blant annet opplyst at departementet ved brev 17. april 2011 til greske myndigheter hadde sendt en endelig aksept til overføring. Det eneste som da gjenstod for å fatte en avgjørelse var en tilsvarende aksept fra greske myndigheter. Videre ga departementet uttrykk for at fremdriften i saker om soningsoverføring generelt i stor grad vil bero på det andre landets prioritering av den aktuelle saken. Departementet ville imidlertid følge opp saken ved å sende en påminnelse til greske myndigheter. En kopi av brevet 17. april 2011 ville også bli sendt til advokaten, da dette ved en feiltakelse ikke var gjort tidligere. Det ble senere mottatt kopi av departementets oversendelsesbrev til advokaten 2. november 2011.
På bakgrunn av det som fremkom i telefonsamtalene, og sett i lys av den totale saksbehandlingstiden til da på nesten tre år og fire måneder, ble det funnet grunn til å be om en skriftlig redegjørelse fra departementet. I brev 2. november 2011 ble det blant annet bedt om en redegjørelse for, og departementets syn på, behandlingen av saken i perioden 3. desember 2008 til 27. januar 2010. Videre ble det spurt om hvilke rutiner som fantes for å følge opp anmodninger om soningsoverføring som sendes til andre land. Det ble også bedt om å få opplyst hvilken betydning forsinkelsen i saksbehandlingen hadde hatt for prioriteringen av saken.
Dernest ble departementet bedt om å redegjøre nærmere for saksbehandlingen i perioden fra 14. november 2010, da Riksadvokaten ga sin tilslutning til fortsatt fullbyrding i Norge, og frem til neste initiativ ble tatt overfor greske myndigheter mer enn fem måneder senere. Det ble også stilt spørsmål om advokatens henvendelser 16. november 2010 og 16. mars 2011 var besvart, og eventuelt hvorfor dette ikke var gjort. Til sist ble det spurt om det hadde vært etterlyst et svar på den siste anmodningen til greske myndigheter, og hva som eventuelt var årsaken til at dette ikke var gjort. Departementet ble også bedt om å redegjøre for den videre oppfølgingen av saken.
I sitt svar 20. desember 2011 opplyste departementet at greske myndigheter i brev 22. november 2011 hadde opplyst at Hellas ikke ville gi sin aksept til overføring. Begrunnelsen var at den domfelte ikke oppfylte alle vilkårene for soningsoverføring i henhold til Den europeiske konvensjonen om overføring av domfelte av 21. mars 1983. Det øvrige innholdet i svarbrevet er nærmere omtalt nedenfor.
Ved avslutningen av saken uttalte jeg:
«1. Saksbehandlingstiden – innledende bemerkninger
Etter forvaltningsloven 10. februar 1967 § 11 a første ledd skal en sak forberedes og avgjøres «uten ugrunnet opphold». Bestemmelsen stiller krav både til saksbehandlingstiden og hva som er akseptable årsaker til opphold i saksbehandlingen. Vilkåret «uten ugrunnet opphold» er skjønnsmessig og det nærmere innholdet vil kunne variere etter blant annet saksområde og sakstype.
Det tok mer enn to år og ni måneder fra advokat B innga søknaden om soningsoverføring på vegne av A til Justis- og beredskapsdepartementet ga sitt samtykke 17. april 2011. Dette er i utgangspunktet svært lenge, og det må kreves en særskilt begrunnelse for at en slik saksbehandlingstid skal kunne aksepteres.
2. Perioden 3. desember 2008 til 27. januar 2010 – oppfølgingen overfor greske myndigheter
Som departementet har fremholdt, vil fremdriften i soningsoverføringssaker i stor grad også bero på den andre statens ressurser og prioriteringer. Dette får i noen grad betydning for hvilke krav som kan stilles til norske myndigheter i slike saker. Den andre staten må få rimelig tid til å besvare henvendelser, og det kan også tenkes å være rimelig å vente lenger med å etterlyse svar enn hva som ville ha vært forsvarlig overfor et annet norsk forvaltningsorgan. Hvilke generelle erfaringer man har med vedkommende land vil etter omstendighetene også kunne ha betydning for hvor raskt man purrer på svar.
Det fremgår av departementets redegjørelse og de oversendte saksdokumentene at det i etterkant av det første brevet til greske myndigheter i begynnelsen av desember 2008 ikke var noen aktivitet i saken før advokat B på nytt tok kontakt med departementet 15. januar 2010. Ifølge departementet skal mangelen på oppfølging overfor greske myndigheter i denne perioden blant annet skyldes et skifte av saksbehandler i saken. Om de alminnelige saksbehandlingsrutinene i soningsoverføringssaker har departementet blant annet opplyst følgende:
«Etter Kriminalomsorgsavdelingens saksbehandlingsrutiner skal saker om soningsoverføring følges opp med jevnlige henvendelser til den andre staten. Departementet har en oversikt over sakene med opplysning blant annet om hvilket land det gjelder, det rettslige grunnlaget for soningsoverføringen og navn på saksbehandler. Videre skal det noteres hvilken aktivitet som har vært i saken. Søknaden om soningsoverføring for A og departementets brev til Hellas er registrert på oversikten over overføringssaker.»
I As sak synes det åpenbart at disse interne retningslinjene ikke har vært fulgt. Den totale mangelen på aktivitet fra departementet i den aktuelle perioden på mer enn 13 måneder kan tyde på at saken var mer eller mindre glemt frem til advokat B etterlyste en redegjørelse i januar 2010. Det synes klart at det var denne henvendelsen som fikk saksbehandlingen i gang igjen, og hva som ville ha skjedd uten denne henvendelsen er et åpent spørsmål.
Uavhengig av hva som var bakgrunnen for at rutinene ikke ble fulgt, fremstår fraværet av oppfølging i denne perioden som urovekkende. Dette er egnet til å svekke den generelle tilliten til departementets håndtering av saker om soningsoverføring, selv om jeg ikke på grunnlag av denne enkeltsaken har grunnlag for å konkludere med at dette er utslag av generelt dårlig oppfølging av slike saker. Departementets saksbehandling i As sak i den aktuelle perioden må uansett kritiseres.
Departementet opplyste i svaret hit at det ville bli foretatt en gjennomgang av rutinene i overføringssaker, og særskilt rutinene for å purre på den andre staten. At det er behov for en slik gjennomgang har støtte i at det også i etterkant av brevet 17. april 2011 tok over seks måneder før det ble purret på en tilbakemelding fra greske myndigheter. Ifølge departementet ville det også bli vurdert å utarbeide egne rutiner for å sikre at brev i overføringssaker faktisk blir mottatt hos rette offentlige myndighet i mottakerstaten. Selv om jeg ser det som positivt at departementet nå vurderer slike tiltak, fremstår det også som høyst nødvendig for å sikre en forsvarlig behandling i fremtidige saker om soningsoverføring.
Det bes om at departementet i et nytt brev hit gir en kort redegjørelse for utfallet av rutinegjennomgangen.
3. Perioden etter 14. november 2010 – saksoppfølgingen internt i departementet m.v.
I etterkant av Riksadvokatens uttalelse 14. november 2010, ble det tilsynelatende ikke tatt aktive saksbehandlingsskritt i saken før departementet tilskrev greske myndigheter 17. april 2011. Departementet har ikke opplyst om omstendigheter som kan begrunne at det tok så lang tid før et samtykke til overføring ble sendt til greske myndigheter. Advokat Bs brev 16. november 2010 ble heller ikke besvart, noe som er beklaget av departementet i svarbrevet hit. Verken det at departementet ikke tok grep for å påskynde den interne saksbehandlingen eller mangelen på tilbakemelding til B, kan anses som akseptabelt. Den forsinkelsen som allerede hadde funnet sted tilsa at saken burde ha vært prioritert. Disse forholdene må derfor kritiseres. I svaret hit opplyste departementet at det ville bli vurdert hvordan saksbehandlingstiden for den foreliggende saksgruppen kunne reduseres, blant annet i form av interne tidsfrister for saksbehandlerne. Jeg stiller meg positiv til et slikt initiativ.
4. Saksbehandlingstiden – oppsummering og videre fremdrift
Det tok samlet sett mer enn to år og ni måneder fra søknaden om soningsoverføring ble fremsatt til departementet ga sin aksept til overføringen. Tidsbruken må i vesentlig grad tilskrives lang behandlingstid i departementet og manglende oppfølging overfor greske myndigheter. Sett i lys av blant annet den store betydningen soningsoverføring kan ha, fremstår saksbehandlingen ikke som akseptabel. Departementet har i brevet hit beklaget sin egen saksbehandlingstid. Dette er utvilsomt på sin plass.
På spørsmålet herfra om planene for den videre fremdriften i saken, har departementet uttalt at det vil «følge saken videre overfor det greske justisdepartementet». Dette er ikke konkretisert nærmere i brevet hit. Ved telefonhenvendelse til departementet 4. september 2012 fikk mitt kontor opplyst at det ikke hadde skjedd noe nytt i saken siden desember 2011, men at et nytt brev til greske myndigheter var under utarbeidelse. En kopi av brevet datert samme dag ble senere mottatt her. Jeg forutsetter at departementet treffer de nødvendige tiltak med sikte på å få en endelig avklaring av spørsmålet om soningsoverføring for A. Departementet bes holde mitt kontor orientert om den videre utviklingen i saken.
I brevet hit har departementet beklaget at brev fra advokat B ikke er besvart. Denne beklagelsen er også på sin plass. Jeg minner om at henvendelser som fremsettes under sakens gang må besvares innen rimelig tid. Videre minner jeg om plikten til å sende foreløpig svar og forsinkelsesmeldinger der det er påkrevet.
Ombudsmannssaken avsluttes med disse bemerkningene, som jeg forutsetter er notert med tanke på behandlingen av fremtidige saker.»