Sakens bakgrunn
Forsvarsdepartementet avslo delvis 16. mars 2015 en begjæring fra Dagbladet om innsyn i en granskningsrapport fra PwC om Forsvarets salg av fartøy. Begrunnelsen var at det forelå taushetsplikt om «noens personlige forhold», jf. offentleglova § 13 første ledd, jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1. Departementet viste til at ØKOKRIM hadde igangsatt etterforskning av fartøysalgene, og at det på det aktuelle tidspunktet kun forelå en mistanke om lovbrudd. Departementet la til grunn at opplysningene som kunne knyttes til enkeltpersoner som var mistenkt for lovbrudd, var taushetsbelagte. Videre la departementet til grunn at beskrivelser av mulige brudd på tolloven, eksportkontrolloven og eksportkontrollforskriften var taushetsbelagte, fordi opplysningene stod i sammenheng med hva enkeltpersoner hadde gjort. Dagbladet brakte saken inn for ombudsmannen ved e-post 24. mars 2015. I klagen ble det bl.a. vist til at rapporten allerede var anonymisert, og at det ikke var rettslige grunnlag for å unnta opplysninger om kritikkverdige forhold begått av offentlig ansatte.
I Forsvarsdepartementets vedtak 5. mai 2015 ble det også gitt delvis avslag på innsyn i kontrakter, kontraktsutlysninger og rammeavtaler mellom Forsvarets logistikkorganisasjon og to selskaper som var involvert i fartøysalgene. Departementet begrunnet det delvise avslaget med at det forelå taushetsplikt om «noens personlige forhold», jf. offentleglova § 13 første ledd, jf. forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1. Det ble vist til at det ikke var taushetsplikt for opplysninger som fastslår at en tjenestemann har gjort seg skyldig i straffbare handlinger i tjenesten og hvilke administrative og strafferettslige reaksjoner det hadde ført til, men at nærmere opplysninger om «personlege eigenskapar hos gjerningsmannen» faller inn under taushetsplikten. På bakgrunn av dette avslo departementet innsyn i opplysninger som navn, grad/stilling og kontaktinformasjon på de involverte som kunne knyttes til eller mistenkes for straffbare handlinger. Dagbladet brakte denne saken inn for ombudsmannen ved e-post 18. mai 2015. I klagen ble det bl.a. vist til at opplysninger om navn, grad, stilling, kontaktinformasjon mv. ikke kan anses som personlige egenskaper eller karakteristikker. Det ble også klaget på at det hadde tatt Forsvarsdepartementet nærmere seks måneder å behandle saken.
Ombudsmannens undersøkelser
Dokumentene i sakene ble innhentet fra Forsvarsdepartementet. I brev herfra 30. april 2015 ble departementet bedt om å gi en konkret begrunnelse for hvorfor opplysninger om enkeltpersoner var sladdet i granskningsrapporten. Det ble bedt om at departementet knyttet vurderingen til hver enkelt person som var sladdet i rapporten, herunder offentlig ansatte og andre involverte i prosessen, samt oppgi hvilke lovbrudd de aktuelle personene var mistenkt for. Departementet ble også bedt om å grunngi nærmere hvorfor enkelte andre opplysninger i rapporten ble ansett omfattet av taushetspliktbestemmelsen i forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1 om noens personlige forhold.
I svarbrev 18. mai 2015 ga Forsvarsdepartementet en vurdering av taushetspliktbestemmelsen i forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1 og fremholdt at departementet hadde foretatt en konkret vurdering, der det bl.a. var lagt vekt på hvem opplysningene gjelder, karakteren av eventuelle lovbrudd, om handlingene er begått i den private sfære, den offentlige interessen i at opplysningene blir kjent, om det dreier seg utelukkende om en mistanke eller om lovbruddet er konstatert og i hvilken sammenheng opplysningene fremkommer. Departementet ga uttrykk for at opplysningene om enkeltpersoner i dokumentet var sladdet for å ivareta taushetsplikten overfor de personene som kan mistenkes for å ha begått straffbare overtredelser i forbindelse med transaksjonene som er omtalt i PwCs rapport. Navn, stillingstitler og angivelse av kjønn var sladdet, og det ble vist til at personene i så stor grad som mulig var forsøkt anonymisert. Departementet ga deretter en konkret begrunnelse for hvorfor opplysninger om de enkelte personene var sladdet i rapporten, herunder hvilke lovbrudd de aktuelle personene var mistenkt for samt den såkalte koblingsfaren. Videre begrunnet departementet hvorfor enkelte andre opplysninger i rapporten var sladdet og opplyste at noen av disse opplysningene var sladdet ved en inkurie. Når det gjaldt de faktiske beskrivelsene og vurderingene av disse som straffbare, opplyste departementet at opplysningene kunne bidra til å identifisere personer som står bak eventuelle ulovligheter.
Departementets svarbrev ble oversendt klageren, som innga merknader til saken. På bakgrunn av merknadene ble det stilt spørsmål til departementet om det i rapporten var sladdet opplysninger som er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder, jf. forvaltningsloven § 13 a nr. 3. I brev 19. juni 2015 ga departementet uttrykk for at de ikke hadde kjennskap til at departementets representanter hadde meddelt taushetsbelagte opplysninger under kontrollhøringen i Stortinget. Departementet la til grunn at de taushetsbelagte opplysningene i rapporten ikke var alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder, og at departementet ikke kunne medvirke til eventuell spredning av taushetsbelagte opplysninger. Departementets kommentarer ble oversendt klageren, som innga tilleggsmerknader til saken, hvorpå departementet innga ytterligere merknader til saken i brev 22. juli 2015.
I brev 9. juni 2015 herfra ble det også funnet grunn til å be departementet om en konkret begrunnelse for hvorfor opplysninger om enkeltpersoner var sladdet i kontraktene, kontraktsutlysningene og rammeavtalene mellom Forsvarets logistikkorganisasjon og to selskaper som var involvert i fartøysalgene. Departementet ble videre bedt om å redegjøre for saksbehandlingstiden i saken, herunder årsaken til at det tok nærmere seks måneder å behandle saken.
I svarbrev 18. juni 2015 viste Forsvarsdepartementet til begrunnelsen som var gitt for å unnta opplysninger om enkeltpersoner i granskningsrapporten. Når det gjaldt saksbehandlingstiden, opplyste departementet at det hadde fått oversendt Dagbladets klage over avslag på innsyn i brev 17. november 2014 fra Forsvarets logistikkorganisasjon. Dokumentene det var avslått innsyn i, fulgte imidlertid ikke med brevet. På anmodning fra departementet ble disse oversendt 9. desember 2014. Ettersom flere av dokumentene ikke var påført journalføringsdato eller saks- eller dokumentnummer, ble Forsvarets logistikkorganisasjon bedt om å oversende dokumentene på nytt, og disse ble mottatt 2. februar 2015. Departementet viste videre til at det samtidig med behandlingen av klagen over avslag på innsyn i kontraktene mv. hadde spørsmålet om innsyn i granskningsrapporten fra PwC til behandling. Det var «de samme offentlighetsvurderingene» som lå til grunn i disse sakene, og på denne bakgrunn mente departementet det var nødvendig å avvente vedtaket i klagesaken, før det var foretatt en ny vurdering av granskningsrapporten. Departementet uttalte videre:
«Ved en fornyet vurdering av PwC-rapport I foretok vi en gjennomgang av hele rapporten, som er på 73 sider. På grunn av sakens omfang og kompleksitet, herunder innsynsbegjæringer, omgjøringsanmodninger og innsynsklager om samme sak, så vi behovet for å utarbeide en omfattende oversikt over hva som var sladdet, grunnlaget for å unnta opplysningene fra offentligheten samt grunnlaget for eventuelt ytterligere innsyn på bakgrunn av nye, relevante opplysninger. I vurderingen la vi særlig vekt på tidsaspektet og hensynet til allmennhetens behov for kontroll og etterprøvbarhet. Etter at PwC-rapport I etter fornyet vurdering ble lagt ut på regjeringens nettsider 13. mars 2015, begynte vi å utarbeide et nytt vedtak i klagesaken. Samme dag mottok vi imidlertid brev fra Sivilombudsmannen der vi ble bedt om å gjøre rede for saksbehandlingstiden, med frist til å svare senest innen en uke. Vi besvarte Sivilombudsmannens henvendelse 19. mars 2015. Dagen etter, 20. mars 2015, mottok vi nye opplysninger i saken i form av PricewaterhouseCoopers rapport til Forsvarsdepartementet av samme dato om undersøkelse av forhold knyttet til Forsvarets avhending av fartøyer (heretter benevnt PwC-rapport II). PwC-rapport II viste blant annet til noen av dokumentene som var til klagebehandling hos oss. Rapporten skulle sendes til Stortingets kontroll- og konstitusjonskomité, og i den forbindelse vurderte vi offentliggjøring av rapporten. Vi kom til at rapporten inneholdt taushetsbelagte opplysninger. Disse opplysningene ble sladdet, og rapporten ble lagt ut på regjeringens nettsider 30. mars 2015.
Samme dag mottok vi e-post fra Dagbladet, der det ble begjært innsyn i alle underlagsdokumentene til PwC-rapport II. Dokumentene utgjør en full perm på flere hundre sider. Dagen etter, 31. mars 2015, ba Dagbladet om innsyn i rapporten slik den foreligger i original form, uten de sladdinger som var gjort i den publiserte utgaven. Vi sendte Dagbladet foreløpig svar i saken 9. april 2015. Den 13. og 17. april 2015 besvarte vi Sivilombudsmannens henvendelse om oversendelse av saksdokumentene i klagesaken fra Dagbladet tilknyttet PwC-rapport I. Etter en ny vurdering av PwC-rapport II, kom vi til at det ikke var grunnlag for å gi innsyn i de taushetsbelagte opplysningene i rapporten, og fattet vedtak i saken 24. april 2015. Etter denne saken, ferdigbehandlet vi klagesaken om innsyn i kontrakter mv., og fattet et vedtak i saken 5. mai 2015.»
Avslutningsvis fremholdt departementet at saksbehandlingstiden måtte ses i sammenheng med hele sakskomplekset og den totale arbeidsmengden ved behandlingen av sakene. Departementet viste også til at det i samme tidsrom som behandlingen av innsynssakene tilknyttet fartøysalgene, mottok og ferdigbehandlet innsynsbegjæringer og innsynsklager i en rekke andre saker samt at departementet også hadde hatt andre høyt prioriterte saker til behandling. På denne bakgrunn mente departementet at saksbehandlingstiden var i samsvar med offentleglova § 32 tredje ledd første punktum.
Ettersom departementets svar ikke inneholdt en konkret begrunnelse for hvorfor opplysninger om enkelte personer var sladdet, ble departementet i brev 7. juli 2015 på ny bedt om å gi en slik begrunnelse. I brev 10. juli 2015 svarte departementet at den aktuelle avdelingen i Forsvarets Logistikkorganisasjon og Norsk Megling og Auksjon AS har små miljøer og består av få ansatte. Det ble vist til at opplysningene om de ansatte var sladdet, fordi angivelse av dem ville kunne gjøre det enklere å identifisere de aktuelle personene som er knyttet til eventuelle straffbare handlinger.
Departementets svarbrev ble oversendt klageren, som ikke hadde ytterligere merknader til saken.
Ombudsmannens syn på saken
1. Taushetsplikt for personlige forhold
Hovedregelen etter offentleglova § 3 er at forvaltningens saksdokumenter er offentlige, med mindre det finnes hjemmel for å unnta dokumentet fra offentlighet. I lovens § 13 første ledd er det gitt unntak for opplysninger undergitt lovbestemt taushetsplikt. De alminnelige reglene om taushetsplikt følger av forvaltningsloven § 13 flg. Den aktuelle bestemmelsen om taushetsplikt i denne saken er forvaltningsloven § 13 første ledd nr. 1, der det fremgår at «[e]nhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om … noens personlige forhold». Begrensninger i taushetsplikten er gitt i bl.a. forvaltningsloven §§ 13 a og 13 b.
Taushetsplikt for opplysninger om «noens personlige forhold» omfatter ikke alle opplysninger om enkeltpersoner. Det må dreie seg om opplysninger som det er vanlig å ville holde for seg selv, se bl.a. NOU 2003:30 Ny offentlighetslov, side 229. I den nærmere vurderingen må man bl.a. legge vekt på om opplysningene, alene eller sammen med andre tilgjengelige opplysninger, kan skade eller utlevere en person, om opplysningene er gitt i noe som minner om et betroelsesforhold, og om utlevering av opplysningene kan skade tillitsforholdet til forvaltningen. Videre må det legges vekt på i hvilken grad allmennheten har en berettiget interesse i å gjøre seg kjent med opplysningene.
Det tradisjonelle utgangspunktet i norsk rett er at opplysninger om at en navngitt person har gjort seg skyldig i straffbare handlinger eller andre lovbrudd, er underlagt taushetsplikt. Etter hvert har det skjedd en viss utvikling og modifisering i synet på hva som bør være underlagt taushetsplikt. Det er eksempelvis blitt vanligere at opplysninger om brudd på lover og forskrifter som er skjedd i næringsvirksomhet og som oppdages av offentlige kontrollinstanser, blir offentliggjort. Ofte vil det heller ikke være taushetsplikt for opplysninger om at en tjenestemann har gjort seg skyldig i straffbare handlinger i tjenesten, med mindre opplysningene kan være egnet til å karakterisere vedkommende som person.
I den konkrete vurderingen av hvilke opplysninger om straffbare handlinger og andre lovbrudd som er underlagt taushetsplikt, må det ses hen til bl.a. hvem opplysningene gjelder, karakteren av lovbruddet, om handlingene er begått i den private sfære, den offentlige interessen i at opplysningene blir kjent, om det dreier seg utelukkende om en mistanke eller om lovbruddet er konstatert og i hvilken sammenheng opplysningene fremkommer. Det vises i den forbindelse til bl.a. Justis- og beredskapsdepartementets Rettleiar til offentleglova punkt 6.2.3.1 og 6.2.3.2, Justisdepartementets lovavdelings uttalelse 8. juli 2005, JDLOV-2005-3575 og ombudsmannens uttalelse 19. januar 2010, SOM-2009-544.
De aktuelle dokumentene gjelder Forsvarets logistikkorganisasjons salg av fartøy for Forsvaret. På bakgrunn av at det ble reist spørsmål om salgene hadde skjedd i samsvar med regelverket, ble PwC engasjert til å gjennomføre en ekstern gjennomgang av salgene. I granskningsrapporten fra PwC er det gitt en redegjørelse for de faktiske forholdene knyttet til fartøysalgene, herunder hvilke personer som har vært involvert samt hvilken rolle de har spilt. Videre er det gitt enkelte vurderinger av salgene opp mot regelverket. Kontraktene, kontraktsutlysningene og rammeavtalene gjelder enkelte sider av sakskomplekset, og det fremgår der bl.a. hvem som har vært involvert i salgene.
Av granskningsrapporten fremgår det at det kan foreligge straffbare handlinger eller andre lovbrudd i forbindelse med fartøysalgene. Videre er det på det rene at ØKOKRIM og britiske myndigheter har igangsatt etterforskning av salgene. Saken er fortsatt på mistankestadiet, og eventuelle lovbrudd er foreløpig ikke konstatert. Det fremgår av granskningsrapporten at mandatbegrensningen har gjort at PwC ikke har fått et fullstendig bilde av relevante forhold, og at det er behov for ytterligere undersøkelser. Videre synes det som om de pågående etterforskningene omfatter flere forhold enn de som konkret er vurdert i granskningsrapporten. Det knytter seg derfor fortsatt noe usikkerhet til de faktiske forholdene i saken. At det kun foreligger mistanke om straffbare forhold eller andre lovbrudd, taler for at opplysninger som knytter enkeltpersoner til fartøysalgene, er underlagt taushetsplikt.
På den annen side gjelder dokumentene mulige straffbare forhold eller andre lovbrudd av til dels alvorlig karakter, begått i offentlig tjeneste eller som ledd i næringsvirksomhet. Ved å ha forestått salg av militære fartøy, har Forsvarets logistikkorganisasjon forvaltet viktige verdier på vegne av det offentlige. Det stilles særlig krav om at personer og/eller enheter innen det offentlige som forvalter denne typen verdier, skal ha tillit. Og hvis det avdekkes uregelmessigheter knyttet til prosessen, har allmennheten en berettiget interesse i å få kjennskap til hva som har skjedd. Av granskningsrapporten fremgår det at flere av fartøyene nå befinner seg i Guineabukta og benyttes til bl.a. å forhindre tyveri av råolje i nigeriansk farvann og kommersielle sikkerhetsoppdrag i olje- og gassindustrien. Konsekvensene av fartøysalgene har dermed også et alvorlig preg.
Etter ombudsmannens syn er det likevel vanskelig å se at allmennheten på det nåværende stadium har en berettiget interesse i å gjøre seg kjent med hvilke navngitte personer som kan mistenkes for straffbare forhold eller andre lovbrudd i tilknytning til fartøysalgene. Det er gitt innsyn i hvilken enhet i Forsvaret og hvilke selskaper som har vært involvert i fartøysalgene, og hvilken rolle de har spilt. Sett i lys av at saken foreløpig kun er på mistankestadiet, legger ombudsmannen derfor til grunn at det foreligger taushetsplikt for identifiserende opplysninger om personer som er mistenkt for straffbare handlinger eller andre lovbrudd i tilknytning til fartøysalgene.
I de aktuelle dokumentene har Forsvarsdepartementet unntatt opplysninger om enkeltpersoner, herunder navn, stillingstittel, stillingsfunksjon, kontaktinformasjon mv. Departementet har i ombudsmannssaken gitt en nærmere begrunnelse for hvorfor opplysninger om de enkelte personene er unntatt.
Det følger av forvaltningsloven § 13 a nr. 2 at taushetsplikten ikke er til hinder for at opplysningene brukes når behovet for beskyttelse må anses varetatt ved at individualiserende kjennetegn utelates. Hvilke opplysninger som må utelates etter denne bestemmelsen, må vurderes ut fra opplysninger i dokumentet sammenholdt med offentlig tilgjengelig informasjon. I vurderingen må det bl.a. ses hen til om opplysningene gjelder personer med tilknytning til mindre miljøer, hvor de lettere vil kunne identifiseres.
Selv om PwC ikke har gjengitt navn på sentrale personer i granskningsrapporten, men enten brukt ufullstendig navn eller stillingstittel eller stillingsfunksjon, legger ombudsmannen til grunn at de opplysningene om enkeltpersoner som departementet har sladdet i rapporten, sammenholdt med annen tilgjengelig informasjon, kan identifisere personer som er mistenkt for lovbrudd. Det samme gjelder de opplysningene som er sladdet i kontraktene, kontraktsutlysningene og rammeavtalene. Det vises i den forbindelse særlig til departementets forklaring om at de aktuelle miljøene er små, og at opplysninger dermed lett kan knyttes til de aktuelle personene.
Opplysningene som er sladdet på side 11 og side 64 til 66 i granskningsrapporten, omhandler beskrivelser av handlingene. Departementet har begrunnet sladdingen med at miljøene er små og at detaljer omkring de faktiske forholdene og vurderingen av disse som straffbare, kan bidra til å identifisere de/den som en eventuell mistanke rettes mot.
Etter ombudsmannens syn er det vanskelig å se hvorfor det er større fare for identifikasjon ved å gi innsyn i de aktuelle avsnittene enn det som gjelder for øvrige deler av granskningsrapporten. De delene av rapporten, kontraktene, kontraktsutlysningene og rammeavtalene som det er gitt innsyn i, synes også å inneholde detaljert informasjon om de faktiske forholdene i saken, men departementet har for disse opplysningene funnet at det er tilstrekkelig å utelate enkelte identifiserende opplysninger. I alle tilfeller er ikke departementets påstand om identifikasjonsfare nærmere begrunnet eller forklart, og det er derfor uklart for ombudsmannen om og på hvilken måte det er noen reell fare for identifikasjon. Departementet bes derfor om å foreta en ny vurdering av om det kan gis innsyn i de aktuelle avsnittene. I den grad departementet opprettholder synspunktet, bes det om at faren for identifikasjon utdypes nærmere.
Spørsmålet blir dernest om det er sladdet opplysninger i rapporten som er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder, jf. begrensningen i taushetsplikten etter forvaltningsloven § 13 a nr. 3. Klageren har i saken anført at opplysninger om «mulige lovbrudd, titler og annet allerede synes alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder».
Etter forvaltningsloven § 13 nr. 3 er taushetsplikten ikke til hinder for at opplysningene brukes når ingen berettiget interesse tilsier at de holdes hemmelig, f.eks. når de er alminnelig kjent eller alminnelig tilgjengelig andre steder. Opplysninger er alminnelig kjent dersom de er offentlig publisert, men derimot ikke dersom de bare en kjent i form av rykte eller bare er kjent i et avgrenset miljø, jf. Justis- og beredskapsdepartementets Rettleiar til offentleglova punkt 6.2.5.4. Det bør unngås at forvaltningen aktivt medvirker til at opplysningene får en helt annen omtale og spredning enn de ellers ville fått, jf. Ot. prp. nr. 3 (1976-1977) side 147 flg. At taushetsbelagte opplysninger en gang, eventuelt ved en feil, har blitt offentliggjort, betyr for øvrig ikke at taushetsplikten uten videre har opphørt, jf. ombudsmannens årsmelding for 2004 side 107 (SOMB-2004-20).
Omstendigheter knyttet til Forsvarets salg av fartøy har vært omtalt i en rekke presseoppslag. Det har også vært høring i Stortingets kontroll- og konstitusjonskomite, hvor personer tilknyttet Forsvaret, selskaper involvert i salgene, Toll- og avgiftsdirektoratet, forsvarsministre og utenriksministre har forklart seg om saken. Høringen ble overført direkte på Stortingets nett-TV. Det legges derfor til grunn at en rekke opplysninger om saken må anses «alminnelig kjent» i lovens forstand.
Selv om omstendigheter knyttet til fartøysalgene er omtalt offentlig, er det imidlertid vanskelig å se at hvilke navngitte personer som kan mistenkes for lovbrudd og hvilken rolle de har hatt i fartøysalgene, kan anses alminnelig kjent. Slik saken er opplyst for ombudsmannen, synes det å foreligge en berettiget interesse i å unnta identifiserende opplysninger om personer som er mistenkt for straffbare handlinger eller andre lovbrudd i tilknytning til fartøysalgene i granskningsrapporten. Unntaksbestemmelsen i forvaltningsloven § 13 a nr. 3 kommer derfor ikke til anvendelse i dette tilfellet.
Forsvarsdepartementet har i brev 18. mai 2015 opplyste at enkelte opplysninger var sladdet i rapporten ved en inkurie. I e-post 29. mai 2015 fra klageren fremgår det at departementet ikke har oversendt en ny utgave av rapporten hvor disse sladdingene var fjernet. Dersom dette fortsatt ikke er gjort, forutsettes det at departementet nå oversender rapporten på nytt slik at klageren gis innsyn i de opplysningene som feilaktig har vært unntatt.
2. Saksbehandlingstiden
En klage over avslag på innsyn skal forberedes og avgjøres «utan ugrunna opphald», jf. offentleglova § 32 tredje ledd første punktum. Den samme formuleringen benyttes i lovens § 29 første ledd om saksbehandlingstiden av selve innsynskravet. Dette taler for at saksbehandlingstiden ved klagebehandlingen også skal være kort.
Ombudsmannen har i tidligere saker fremhevet at hensynene bak kravet til rask saksbehandlingstid i innsynssaker også gjør seg gjeldende ved klagebehandling av avslag på innsyn. Det er først ved klagevedtaket at det foreligger en endelig avgjørelse av spørsmålet om innsyn, og innsyn vil ofte kunne være en nødvendig forutsetning for å gjøre andre rettigheter gjeldende.
I Justis- og beredskapsdepartementets Rettleiar til offentleglova på side 164, som riktignok gjelder behandling av innsynskrav i førsteinstans, fremgår det at hva som skal regnes som ugrunnet opphold må vurderes ut fra bl.a. om innsynskravet reiser vanskelige spørsmål, hvilket omfang kravet har og hvilken arbeidsmengde forvaltningsorganet ellers har. Videre fremgår det på side 177 at behandlingen av klagesaker typisk vil ta noe lengre tid enn behandlingen i førsteinstansen, bl.a. fordi det stilles strengere krav til begrunnelsen i klagesaker og at slike saker ofte vil være mer kompliserte enn førsteinstanssakene. Dette må imidlertid ses i lys av at vanlige innsynskrav skal avgjøres innen en til tre virkedager.
Om saksbehandlingstiden ved klagebehandlingen har ombudsmannen tidligere uttalt at en «saksbehandlingstid på mellom to og tre uker etter mottakelse […] vanskelig [kan] aksepteres, også når det tas høyde for en eventuell tilbakesending av saken til førsteinstansen for klagebehandling», jf. ombudsmannens årsmelding for 2008 side 59 (SOMB-2008-7). Klageinstansen må prioritere behandlingen av klager over avslag på innsyn, også i perioder med stort arbeidspress. Siden saksforberedelsen allerede har funnet sted i første instans, skal det mye til for å akseptere en saksbehandlingstid i klagesaker på over to uker.
Forsvarsdepartementet benyttet nærmere seks måneder på å behandle Dagbladets klage over avslag fra Forsvarets logistikkorganisasjon på innsyn i de aktuelle kontraktene, kontraktsutlysningene og rammeavtalene. Saksbehandlingstiden har dermed under enhver omstendighet vært for lang og ikke i samsvar med offentleglovas krav.
Forsvarsdepartementet har ved mottak av klagen ikke sørget for å sette i gang behandlingen av saken så raskt som mulig ved å kontrollere at saken var tilstrekkelig opplyst for klagebehandling. Det er for øvrig uklart for ombudsmannen hvorfor departementet mente det var nødvendig å få oversendt dokumentene på nytt fra Forsvarets logistikkorganisasjon, all den tid innsynskravet ikke gjaldt spesifikke saks- og dokumentnummer. Eventuelle undersøkelser av hvilke dokumenter Forsvarets logistikkorganisasjon hadde vurdert innsyn i og om det var gitt innsyn i noen av de oversendte dokumentene, kunne etter ombudsmannens syn ha vært avklart raskere.
Ombudsmannen har forståelse for at saken har reist prinsipielle og vanskelige spørsmål, samt at kravet var stort i omfang. Dette kan begrunne en litt lengre saksbehandlingstid. Det er også forståelig at det tar noe lengre tid å behandle innsynssaker når forvaltningsorganet mottar flere henvendelser om innsyn i det samme saksforholdet. På den annen side vil saksforholdet da være kjent for forvaltningsorganet, og – som Forsvarsdepartementet selv skriver – vil behandlingen av sakene i stor grad bero på de samme vurderingene. Selv om det ses hen til disse forholdene, vil likevel en saksbehandlingstid opp i mot seks måneder uansett være for lang. Det minnes i den forbindelse om at et forvaltningsorgan må sørge for å ha rutiner som gjør at innsynskrav og innsynsklager kan behandles så raskt som praktisk mulig, også i perioder med stort arbeidspress. Ombudsmannen vil også anbefale departementet å beklage den lange saksbehandlingstiden ovenfor klageren.
3. Oppsummering
Ombudsmannen er kommet til at det foreligger taushetsplikt for identifiserende opplysninger om personer som er mistenkt for straffbare handlinger eller andre lovbrudd i tilknytning til fartøysalgene. Departementet har imidlertid ikke i tilstrekkelig grad begrunnet hvorfor innsyn i enkelte avsnitt i rapporten som inneholder beskrivelser av handlingene, kan innebære en reell fare for identifikasjon av de personene som kan mistenkes for lovbrudd. Departementet er bedt om å foreta en ny vurdering av om det kan gis innsyn i de aktuelle avsnittene i rapporten.
Saksbehandlingstiden ved behandlingen av innsynsklagen vedrørende kontraktene, kontraktsutlysningene og rammeavtalen har dessuten vært for lang. Ombudsmannen anbefaler departementet å beklage den lange saksbehandlingstiden ovenfor klageren.
Videre utvikling etter ombudsmannens uttalelse
Departementet foretok deretter en ny vurdering av om det kunne gis innsyn i de avsnittene i rapporten som ombudsmannen hadde reist spørsmål ved i uttalelsen. Etter den fornyede vurderingen ga departementet innsyn i opplysningene. Departementet beklaget også overfor klageren at det ikke tidligere hadde vært mulig å besvare klagen over avslaget fra Forsvarets logistikkorganisasjon på innsyn i kontrakter mv. mellom logistikkorganisasjonen og to selskaper som var involvert i fartøysalgene. Etter dette var det ikke grunn til noe mer fra ombudsmannens side.