Uttalelse
Sakens bakgrunn
Ved lokale lønnsforhandlinger høsten 2012 fikk de seks lærerne ved voksenopplæringen i Notodden kommune såkalt kontaktlærertillegg. Tillegget skulle bestå av en fast del og en del som varierte etter antall elever, noe som kunne variere gjennom året. Ved en feil ble tillegget lagt inn to ganger – først som en del av grunnlønnen og deretter som et variabelt tillegg. Tillegget i grunnlønnen var beregnet ut fra det elevtallet hver av lærerne hadde på forhandlingstidspunktet. Det ble foretatt etterbetaling fra virkningsdato 1. august 2012 på lønnsutbetalingen for desember 2012. Det reelle elevtallet for den enkelte lærer ble deretter beregnet, og tillegget ble lagt inn på nytt – som et variabelt kontaktlærertillegg – i januar 2013. Det ble også ved den utbetalingen foretatt etterbetaling for perioden august–desember 2012. Ved senere utbetalinger synes kontaktlærertillegget å være justert for faktisk elevtall ved endringer. De seks lærerne ble informert om lønnstillegget i likelydende brev 9. november 2012 fra kommunen. I brevet fremgår blant annet tidligere og ny årslønn og virkningsdato for lønnstillegget. Det fremgår ikke at lønnstillegget er variabelt eller at tillegget er et såkalt kontaktlærertillegg.
Feilen ble først oppdaget av de seks lærernes hovedtillitsvalgte i forbindelse med lønnsforhandlingene høsten 2014. Den hovedtillitsvalgte informerte da lærerne og kommunen om feilen, og utbetalingen av de variable tilleggene ble stoppet fra og med september 2014. I brev 3. januar 2015 innkalte kommunen de seks lærerne til «informasjonsmøte» om feilutbetalingene. I brevet, som var likelydende til de seks lærerne, heter det blant annet:
«Notodden kommune har som mål å rette opp feilen, som i dette tilfellet betyr tilbakebetaling av lønn som er feilutbetalt.»
Etter informasjonsmøtet ble hver av klagerne innkalt til individuelle samtaler om tilbakebetalingene. Kravene utgjorde i størrelsesorden kr 18 750 – kr 52 500 for hver av de seks ansatte. I den likelydende innkallingen 6. februar 2015 heter det blant annet:
«Arbeidsgiver mener at ansatte burde ha forstått at en lønnsøkning på det dobbelte av det som var gitt ved lokale lønnsforhandlinger var feil.»
Advokat A i Utdanningsforbundet bestred tilbakebetalingskravene på vegne av de seks lærerne, men kommunen opprettholdt sine krav.
Klagen hit og ombudsmannens undersøkelser
Advokat A klaget til ombudsmannen på vegne av de seks lærerne. I klagen 17. juni 2015 er det ikke bestridt at tillegget i grunnlønnen beror på en feil. Det anføres imidlertid at de seks lærerne var i aktsom god tro om utbetalingene. Det vises blant annet til at de feilutbetalte lønnstilleggene ble innbakt i lønnen, og at de ikke ble nærmere spesifisert. Videre er det opplyst at klagerne hadde begrenset tilgang til lønnsslippene i perioden fra lønnstilleggene ble effektuert til og med mars 2013, ettersom kommunen i denne perioden la om systemet for lønnsslipper. Klagerne har vist til at kommunen er ansvarlig for feilen, og at den, som den profesjonelle parten i saken, burde ha oppdaget denne gjennom sine interne rutiner. Kommunen var derfor nærmest til å dekke det tapet som oppsto. Det er også opplyst at en av klagerne tok kontakt med kommunen for å undersøke om utbetalingene var korrekte, uten at feilen ble oppdaget. Klagerne viser også til status quo prinsippet, herunder at det tok over 2 år fra feilen oppsto til den ble avdekket, og at klagerne har disponert de mottatte beløpene uten mistanke om at det forelå feil. Et tilbakebetalingskrav vil videre kunne svekke den gjensidige lojaliteten mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Vedlagt klagen fulgte en nærmere redegjørelse for saken fra hver av de seks klagerne. Nærmere om innholdet i disse redegjørelsene følger nedenfor under punkt 2.2–2.7.
Ombudsmannen fant at det var grunn til å undersøke saken nærmere. I brev 25. juni 2015 ble kommunen bedt om å gi en utfyllende redegjørelse for den vurderingen som ligger til grunn for tilbakesøkingskravene. Forutsatt at tilbakesøkingskravene er hjemlet i den ulovfestede læren om condictio indebiti, ble kommunen bedt om å redegjøre for om det er foretatt en konkret helhetsvurdering. Det ble bedt om en redegjørelse for den konkrete vurderingen som eventuelt var gjort for hver av de seks klagerne. Kommunen ble bedt om å oversende samtlige dokumenter, herunder dokumenter knyttet til lønnsoppgjøret i 2012, dokumenter knyttet til tilbakesøkingskravene og lønnsslippene for de seks klagerne for perioden mai til desember 2012.
I svaret 4. august 2015 redegjorde kommunen kort for hvordan feilen hadde oppstått. Om klagernes tilgang til lønnsslippene skrev kommunen:
«Notodden kommune gikk over til ny leverandør av lønnssystem fra 01.04.2013. Fram til da ble det levert elektronisk lønnsslipp til alle ansatte som hadde oppgitt e-postadresse og på papir til de uten (relativt få).»
Om begrunnelsen for å kreve tilbakebetaling, skrev kommunen:
«Den vanlige grunnen til at det fremmes krav om tilbakebetaling av for mye utbetalt lønn er at arbeidsgiver har gjort en feil. Saken/saksbehandling handler da om eller hvordan feilen kan rettes opp. Kommunen er innforstått med at det som utgangspunkt er arbeidsgivers ansvar å utbetale korrekt lønn, men arbeidstaker har også en aktsomhetsplikt som innebærer at lønnsslippen må kontrolleres.
Ved lokale lønnsforhandlinger i 2012 fremmet Utdanningsforbundet krav om kontaktlærertillegg for 6 av sine medlemmer ved Voksenopplæringen, konkretisert ved seks ulike beløp avhengig av antall elever. Kravene ble innfridd. Utdanningsforbundet har fremmet dette kravet gjentatte ganger og arbeidsgiver mener det derfor må kunne forventes at lærerne måtte forstå at det ikke var annen begrunnelse for lønnstillegg på mellom 14 og 26.000 kroner. Etter lokale forhandlinger pleier Utdanningsforbundet (og andre fagforeninger) å være raskt ut med informasjon om resultat til sine medlemmer. Vi antar at dette også skjedde ved lokale forhandlinger i 2012 og at ansatte ved Voksenopplæringen var svært fornøyd med at et krav gjennom mange år ble innfridd. Dersom de 6 ansatte trodde det var annen begrunnelse for lønnsendring, burde de ha tatt dette opp med sin fagforening eller med sin leder. En ansatt (B) har opplyst at hun tok kontakt med lønnsavdelingen og spurte om hennes lønnsutbetaling var riktig. Der fikk hun opplyst at lønn var utbetalt i henhold til de bilag som var kommet dit. Vi er ikke kjent med at hun tok kontakt med sin leder (arbeidsgiver).
I klagen fra Utdanningsforbundet hevdes det at ansatte hadde begrenset tilgang til lønnsslipper fram til mai 2013. Dette stemmer ikke. Det ble levert elektronisk lønnsslipp fram til 31.03.2013. I forbindelse med overgang til nytt lønnssystem fra 01.04.2013, sendte kommunen ut lønnsslipp på papir i noen måneder før vi var tilbake til elektronisk lønnsslipp tidlig på høsten 2013.
5 av de 6 berørte har vært ansatt i Notodden kommune i lang tid og har hatt ordinære lønnsutbetalinger uten særlig variasjon i lønn (stillingsstørrelse, overtid eller kveldstillegg). Lønnsendringer har skjedd i forbindelse med sentralt oppgjør med årslønn i tråd med lønnstabell i hovedtariffavtalen. En ansatt begynte i 2011 og fikk regulert sin lønn noe senere på året med bakgrunn i ny ansiennitetsberegning. I samtaler med den enkelte har det ikke framkommet spesielle forhold som har gjort at arbeidsgiver har sett grunn til å vektlegge økonomiske forhold i et tilbakebetalingskrav. Arbeidsgiver har vært på tilbudssiden om tilbakebetaling, men ansatte har avvist et hvert tilbakebetalingskrav.»
Det er ikke opplyst hva som er det rettslige grunnlaget for tilbakesøkingskravene. Noen mer konkret helhetsvurdering for hver av de seks klagerne fremgår heller ikke av redegjørelsen. Vedlagt kommunens brev fulgte enkelte av sakens dokumenter.
Klagerne v/advokat A kom i brev 9. september 2015 med merknader til kommunens redegjørelse. Om tilgangen til lønnsslippene heter det:
«Det er noe ulik tilbakemelding på om klagerne fikk tilgang til elektroniske lønnsslipper på grunn av overgangen til nytt system fra august 2012 til mars 2013, i tidspunktet da de omtvistede beløpene ble betalt. En av klagerne opplyste at verken hun eller IT-ansvarlig på VO, etter oppfordring fra vedkommende, klarte å få ut de elektroniske lønnsslippene, heller ikke etter at IT-ansvarlig skal ha bedt lønnskontoret om hjelp.»
Det er også knyttet merknader til kommunens omtale av den ene klagerens spørsmål til arbeidsgiver om lønnsutbetalingen var riktig. Det er vist til klagerens uttalelse om dette.
Kommunen har ikke kommet med ytterligere merknader i saken.
Ombudsmannens syn på saken
1. Rettslig utgangspunkt – læren om condictio indebiti
Partene synes å være enige om at det er funksjonstillegget som ble lagt inn som en del av grunnlønnen, første gang utbetalt i desember 2012, som utgjør feilutbetalingene. Kontaktlærertillegget, som ble beregnet og første gang utbetalt i januar 2013, forutsettes å være korrekt. Det legges til grunn at Notodden kommune da utbetalingene ble foretatt, var av den oppfatning at utbetalingene av tilleggene i grunnlønnen var korrekt. Adgangen til å kreve tilbakebetaling må da vurderes etter den ulovfestede læren om condictio indebiti. Hvorvidt Notodden kommune kan kreve tilbakebetaling av feilutbetalingene, beror på en konkret helhetsvurdering. I Rt-1985-290 er utgangspunktet for vurderingen formulert slik (på side 294):
«Det er et grunnleggende trekk i læren om condictio indebiti at hvert tilfelle skal vurderes konkret og under hensyn til rimelighet.»
Dette innebærer at hver av de seks sakene må vurderes individuelt.
To motstående hensyn må veies mot hverandre ved vurdering av tilbakesøkningskrav etter læren om condictio indebiti. Oppgjørshensynet taler for at en betaling som har funnet sted bør betraktes som endelig, og at mottakeren bør kunne innrette seg etter dette. Korreksjonshensynet taler derimot for at feil bør rettes. Flere momenter vil kunne være av betydning ved den nærmere vurderingen av kravet om tilbakesøking, bl.a. partenes subjektive forhold, herunder hvem som var nærmest til å forstå at størrelsen på utbetalingene berodde på en feil, hvem som var skyld i feilen, partenes profesjonalitet, hva betalingen gjelder, hvor lang tid som er gått frem til tilbakebetalingskravet ble fremmet, om feilbetalingen har ført til en berikelse for mottakeren osv. Det er rikholdig rettspraksis knyttet til læren om condictio indebiti. Temaet er også viet betydelig plass i juridisk litteratur, jf. bl.a. Bergsåker, Pengekravsrett (3. utg. 2015), side 272–287, Hagstrøm, Obligasjonsrett (2003) side 678–688 og Krüger, Pengekravsrett (2. utg.1984) side 309–320.
2. De konkrete helhetsvurderingene
Som nevnt må det foretas en individuell og konkret helhetsvurdering av om det er grunnlag for tilbakesøking for hvert av de seks kravene. Enkelte forhold gjør seg imidlertid gjeldende for alle seks kravene. Nedenfor følger derfor først en gjennomgang av de momentene som er sammenfallende, deretter gjennomgås de særskilte momentene som knytter seg til de enkelte kravene.
2.1. Momenter som gjør seg gjeldende i alle sakene
Utgangspunktet er at arbeidsgiveren har plikt til å utbetale riktig lønn. En arbeidstaker må som hovedregel kunne forutsette at lønnsberegninger og utbetalinger er riktige. Likevel kreves det at arbeidstakere kjenner grunnlaget for egen lønn og foretar en viss undersøkelse og kontroll av de utbetalingene som gjøres. Slik undersøkelse gjøres normalt ved kontroll av lønnsslippen.
I dette tilfellet ble tillegget etter lønnsforhandlingene høsten 2012 lagt inn feil av arbeidsgiver, ved at det variable tillegget også ble lagt inn som en del av grunnlønnen. I brev 9. november 2012 til lærerne ble også lønnstillegget presentert som et tillegg i grunnlønn. Klagerne var ikke direkte delaktig i lønnsforhandlingene, og hadde begrenset anledning for å undersøke om kommunens beregninger av lønnen på bakgrunn av forhandlingsresultatet ble korrekt. Selv om kravet om kontaktlærertillegg skal ha blitt fremmet på vegne av lærere i voksenopplæringen flere ganger, er det vanskelig å se at de seks klagerne, på bakgrunn av den informasjonen arbeidsgiveren ga, burde forstått at den lønnsendringen det ble informerte om i brevet 9. november 2012 ikke var riktig.
Lønnstilleggene ble som nevnt etterbetalt for perioden fra august 2012 frem til utbetaling i henholdsvis desember 2012 og januar 2013. At det ble foretatt to slike etterbetalinger to måneder på rad kan i utgangspunktet tale for at de seks lærerne burde forstått at det forelå en feilutbetaling, både fordi disse utbetalingene har vært høyere enn øvrige lønnsutbetalinger og fordi det fremgår av lønnsslippene at det er foretatt etteroppgjør for de samme månedene på lønnsslippene for desember 2012 og for januar 2013. Etter det ombudsmannen forstår, består imidlertid kontaktlærertillegget av en fast del og en del som varierer etter lærerens elevtall. Det synes derfor ikke påfallende at det ble gitt tillegg både på lærernes grunnlønn, og et eget kontaktlærertillegg som jo varierte. Ombudsmannen har derfor ikke funnet grunn til å ta stilling til uenigheten mellom kommunen og enkelte av klagerne om tilgjengeligheten av lønnsslippene i den aktuelle perioden.
Det var også variasjoner i lærernes lønn forut for desember 2012. Det vises til at det i det sentrale lønnsoppgjøret 2012 ble gitt et generelt tillegg på 2,7 % (minst kr 12 000) med virkningsdato 6. juni 2012. Det legges til grunn at dette tillegget ble effektuert og etterbetalt i løpet av høsten 2012. I tillegg varierte lønnen avhengig av elevtallet i perioden etter januar 2013. Disse variasjonene antas å ha gjort det vanskeligere for klagerne å oppdage feil i lønnsutbetalingene.
Det neste spørsmålet er om Notodden kommune burde oppdaget feilen. Som den profesjonelle part burde kommunen hatt rutiner som sikrer at lønnstillegg legges riktig inn i systemet, og at beregningen kontrolleres før utbetaling gjennomføres. I forbindelse med utbetalingen av lønn i desember 2012 kontaktet en av de seks lærerne lønnskontoret for å undersøke om utbetalingen den måneden var riktig. Feilen burde i det minste vært oppdaget da. Videre burde kommunen oppdaget feilen da det riktige tillegget ble lagt inn i januar 2013. De seks lærernes kontaktlærertillegg ble justert etter elevtall. Kommunen burde videre ha oppdaget feilen hver gang slik justering fant sted. Slik saken er opplyst finner ombudsmannen å kunne legge til grunn at Notodden kommune i det minste burde ha oppdaget feilen da funksjonstillegget ble lagt inn i januar 2013. Kommunen burde reagert på at resultatet fra lønnsoppgjøret ble lagt inn to ganger. I forbindelse med innleggingen av funksjonstillegget burde kommunen også ha undersøkt om grunnlønnen var korrekt.
Den tiden som har gått fra betaleren oppdaget eller burde oppdaget feilen til tilbakesøkingskravene ble fremmet, er tillagt betydelig vekt i rettspraksis, se blant annet Bergsåker side 281 flg. med videre henvisninger. Dersom det har gått lang tid fra feilen oppstod til tilbakesøkingskravet fremmes, tilsier oppgjørshensynet at tilbakesøking ikke bør skje. Dette gjør seg særlig gjeldende ved ytelser til dekning av mottakerens livsopphold, som for eksempel lønn, se blant annet Krüger side 312.
I denne saken har feilen vedvart over en periode på 21 måneder. Fra den første feilutbetalingen fant sted til tilbakesøkingskravene ble fremmet, gikk det i overkant av to år. Fra den siste feilutbetalingen fant sted til kommunen krevde tilbakebetaling, gikk det ca. fire måneder. Etter ombudsmannens syn er det avgjørende i denne saken den tiden som gikk fra kommunen burde oppdaget feilen til tilbakesøkingskravene ble fremmet, altså om lag to år. Tidsmomentet trekker i kommunens disfavør. Særlig gjelder dette når en eventuell tilbakebetaling får betydning for mottakernes ligningsberegning, noe som vil være tilfelle i disse sakene.
Videre gikk det om lag fire måneder fra kommunen ble kjent med feilen i september 2014 til tilbakesøkingskravene ble fremmet i januar 2015. Selv om kravene neppe kan avskjæres på grunn av passivitet med en slik tidsbruk, er det grunn til å bemerke at avklaring av de faktiske omstendighetene ikke burde tatt særlig lang tid i disse sakene. Se til sammenligning Rt-1998-989 (på side 1001–1002). Kommunen burde også ha varslet de seks lærerne kort tid etter at kommunen var blitt gjort oppmerksom på feilen.
Feilutbetalingene knytter seg til klagernes lønn, og det legges til grunn at midlene i hovedsak har gått til deres alminnelige forbruk. Dette trekker også i retning av å avskjære tilbakesøkingskravene. Det er flere steder i litteraturen tatt til orde for at når det uriktige utbetalte beløpet er lønn, eller annen ytelse til livsopphold, taler det til betalerens disfavør, se blant annet Bergsåker side 280 og Hagstrøm side 684. At feilutbetalingene har foregått over lang tid, er også i seg selv et argument som trekker i retning av å avskjære tilbakesøkingskravene.
Så langt taler en samlet vurdering med stor tyngde mot at kommunen kan kreve tilbakesøking. Spørsmålet blir da om det er momenter knyttet til den enkelte saken som gjør at ett eller flere av kravene likevel kan kreves tilbakebetalt.
2.2. Kravet mot C
Tilbakesøkingskravet mot C utgjør kr 30 000 før skatt, fordelt på utbetalinger over 25 måneder (inkl. etterbetaling).
I redegjørelse 5. juni 2015 har C opplyst at hun ble ansatt som lærer ved Notodden Voksenopplæring i 80 % stilling høsten 2011. Etter en tid reagerte hun på lønnsplasseringen, og tok derfor kontakt med kommunen. Det viste seg at hennes ansiennitet var feilberegnet, og det ble foretatt en korreksjon og etterbetaling sommeren 2012. I tillegg kom de variasjonene i lønnsutbetalingene som er pekt på ovenfor. C opplyser at hun ikke hadde tilgang til lønnsslippene i den aktuelle perioden, men at hun har fått tilgang til disse i etterkant. Av 29 lønnsutbetalinger i perioden oktober 2012 til februar 2015 skal det ha vært 26 forskjellige beløp. Nettoutbetalingene skal ha variert mellom kr 19 431 og kr 31 624.
Utskriftene av lønnsjournalen for perioden oktober 2012 til mai 2013 bekrefter at det var til dels store variasjoner i utbetalingene. Disse variasjonene har gjort det vanskelig for C å oppdage feilutbetalingene.
Etter en samlet vurdering, sammenholdt med de momentene som fremkommer ovenfor under punkt 2.1, er det etter ombudsmannens syn ikke grunnlag for tilbakesøking av den feilutbetalte lønnen til C.
2.3. Kravet mot D
Tilbakesøkingskravet mot D utgjør kr 44 466 før skatt.
D har i redegjørelse 2. juni 2015 i hovedsak anført at endringene i lønnsutbetalinger skjedde omtrent samtidig med at det ble gitt tillegg etter sentrale forhandlinger. I tillegg varierte kontaktlærertillegget gjennom året. Videre har D vist til orienteringen som ble gitt i brevet fra arbeidsgiver 9. november 2012, der det ble informert om lønnsforhøyelsen.
Utskriftene av lønnsjournalen for perioden oktober 2012 til mai 2013 viser at utbetalingene i desember 2012 og i januar 2013 skiller seg vesentlig fra de øvrige utbetalingene. Variasjonene kan imidlertid ikke alene tilskrives feilutbetalingen, og det er uklart for ombudsmannen hva variasjonene i utbetalingene skyldes. Videre vises det til vurderingen om det at det ble foretatt etteroppgjør både på lønnsutbetalingen for desember 2012 og januar 2013 på side 5 ovenfor. Det er derfor vanskelig å se at D burde forstått at tillegget i grunnlønnen innebar en feil. Variasjonene i lønnen etter januar 2013 er det uansett ikke grunn for å si at han burde reagert på.
Også for Ds del må det antas at den feilutbetalte lønnen er brukt til løpende livsopphold. Han viser også i sin redegjørelse til at han vil måtte ta opp lån for å kunne innfri kommunens krav. Dette taler for at kommunen bør være nærmest til å bære tapet. Sammenholdt med de momentene som fremkommer ovenfor under punkt 2.1, er det ikke grunnlag for tilbakesøking av kravet mot D.
2.4. Kravet mot E
Tilbakesøkingskravet mot E utgjør kr 18 750 før skatt, fordelt på utbetalinger over 25 måneder (inkl. etterbetaling).
I redegjørelse 22. mai 2015 har E opplyst at hun først ble kjent med feilutbetalingene da hun ble kontaktet av hovedtillitsvalgt høsten 2014. Hun skal ikke ha hatt tilgang til lønnsslippene «[d]e første månedene etter 01.08.12». Videre skriver hun:
«Da feilutbetalingene startet, visste jeg at jeg nå skulle få kontaktlærertillegget – at lønnen ville øke etter at kravet om funksjonstillegg for kontaktlærer hadde nådd fram. Jeg hadde også fått brev fra kommunen der de uttrykte gleden over å melde at lønnen min var endret. Kontaktlærertillegget varierer ift antall elever og skal komme i tillegg til fast lønn.»
Det må etter ombudsmannens syn legges til grunn at E var i aktsom god tro om utbetalingene. Sammenholdt med de momentene som fremkommer ovenfor under punkt 2.1, er det ikke er grunn for tilbakesøking av kravet mot E.
2.5 Kravet mot B
Tilbakesøkingskravet mot B utgjør kr 52 500 før skatt, fordelt på utbetalinger over 25 måneder (inkl. etterbetaling).
I redegjørelse (antatt feildatert) 26. juni 2015 skriver hun:
«Da jeg fikk lønnslippen for desember 2012 i posten, så jeg at det var en etterbetaling der som ikke var spesifisert. Tidligere hadde vi fått muntlig informasjon om at kontaktlærertillegget ville bli etterbetalt i januar 2013. Jeg ringte derfor straks til lønnskontoret for å undersøke om utbetalingen var riktig. På lønnslippen står det at ved mistanke om feil utbetaling skal lønnsmottaker ta kontakt med lønnskontoret så raskt som mulig – og det gjorde jeg. Den ansatte på lønnskontoret svarte bekreftende da jeg spurte om utbetalingen var riktig. Jeg spurte da om etterbetalingen gjaldt kontaktlærertillegget. Svaret var at det gjorde den ikke. Etterbetalingen var for lønnsforhøyelsen, og det ble referert til brevet fra oppvekstsjefen som kom i november. Jeg spurte da om vi ikke skulle ha kontaktlærertillegg likevel, men fikk til svar at det skulle vi. Etterbetalingen for dette ville komme i januar 2013, hvilket det gjorde. For å være på den sikre siden spurte jeg om det var riktig at vi skulle ha både lønnsforhøyelse og kontaktlærertillegg. Dette fikk jeg bekreftende svar på. Avslutningsvis sa jeg at jeg tok denne telefonen fordi jeg ville være 100% sikker på at utbetalingen var riktig, og at jeg ikke ville komme i en situasjon der jeg måtte tilbakebetale penger. Jeg fikk forsikringer om at det ikke ville skje – alt var som det skulle være.»
B har gjort de undersøkelser som man kan forvente da hun fikk mistanke om at det forelå feil ved lønnsutbetalingen. De svarene hun skal ha fått fra lønnskontoret, kan ikke sies å ha gitt grunn for ytterligere undersøkelser. Ombudsmannen er ikke enig med Notodden kommune i at hun også burde kontaktet sin leder. Det er lønnskontoret som er ansvarlig for utbetaling av lønn, og disse som eventuelt skulle tatt saken opp med Bs leder dersom det var usikkerhet knyttet til om beregningen var korrekt.
Etter en samlet vurdering er det klart at det ikke er grunnlag for tilbakesøking av kravet mot B.
2.6. Kravet mot F
Tilbakesøkingskravet mot F utgjør kr 30 625 før skatt, fordelt på utbetalinger over 25 måneder (inkl. etterbetaling).
I redegjørelse 1. juni 2015 har F opplyst at han jobbet 70 % frem til 1. januar 2013, og deretter 80 %. Det fremgår av vedlagte lønnsslipp at det ble foretatt etterbetaling for april og mai på lønnsutbetalingen for juni 2013. Lønnskontoret skal ha unnlatt å informere Statens pensjonskasse om endringen i stillingsprosenten, til tross for at F tok dette opp med arbeidsgiver sommeren 2013. Feilutbetalingene som følge av kommunens manglende varsling til Statens pensjonskasse medførte at F ble trukket i lønn i perioden januar 2014 til april 2015. Det legges til grunn at F derfor har hatt store variasjoner i lønnsutbetalingene også ut over det som følger av det sentrale lønnsoppgjøret, feilutbetalingene i denne saken og variasjonene i kontaktlærertillegget. I tillegg burde kommunen oppdaget feilen i grunnlønnen da F tok kontakt om stillingsprosenten sommeren 2013.
Sammenholdt med de momentene som fremkommer ovenfor under punkt 2.1, er det ikke grunn for tilbakesøking av kravet mot F.
2.7. Kravet mot G
Tilbakesøkingskravet mot G utgjør kr 45 833 før skatt, fordelt på utbetalinger over 25 måneder (inkl. etterbetaling).
I redegjørelse 1. juni 2015 har G anført at «[k]ontaktlærertillegget var nytt for meg», og at det i brevet fra arbeidsgiver 9. november 2012 ble opplyst at hun hadde fått tillegg i årslønnen. Hun opplyser at hun ikke hadde tilgang på lønnsslipper i perioden august 2012 til mars 2013, og at hun kun så hva som kom inn på lønnskontoen. Hun hadde ikke mistanke om at lønnen ikke var korrekt. Da hun igjen mottok lønnsslipp i april 2013, merket hun seg at hun fikk utbetalt månedslønn beregnet ut fra den nye årslønnen, i tillegg til kontaktlærertillegg. Om dette skriver hun:
«Jeg har oppfattet at kontaktlærertillegget besto dels av en fast del og dels av en variabel del ettersom hvor mange elever jeg hadde i min gruppe. For mitt vedkommende varierte elevantallet flere ganger i løpet av året. Det var derfor ikke påfallende for meg at kontaktlærertillegget kom som en egen post i lønnsoppgaven.»
G må etter dette sies å ha vært i aktsom god tro om utbetalingene. Videre har hun opplyst at den økonomiske konsekvensen av en tilbakebetaling vil være alvorlig, og at hun vil måtte ta opp lån dersom hun skal tilbakebetale beløpet. På denne bakgrunn, og sammenholdt med de momentene som fremkommer ovenfor under punkt 2.1, er det ikke grunn for tilbakesøking av kravet mot G.
3. Kommunens saksbehandling
På bakgrunn av de dokumentene som er oversendt, fremstår kommunens behandling av tilbakesøkingskravene som lite betryggende. Det fremgår ikke av saksdokumentene at det har vært foretatt noen bred og konkret helhetsvurdering av det enkelte kravet, slik læren om condictio indebiti gir anvisning på. Heller ikke etter at saken ble tatt opp herfra, har kommunen foretatt en tilfredsstillende rimelighetsvurdering av hvert enkelt krav.
Ombudsmannen forutsetter at kommunens praksis når det gjelder behandling og vurdering av slike tilbakesøkingskrav legges om, og at eventuelle fremtidige spørsmål om tilbakesøking undergis en grundig behandling i henhold til gjeldende regler. De vurderingene som gjøres, bør nedtegnes skriftlig.
4. Oppsummering
Ved feilutbetaling av lønn må spørsmålet om tilbakebetaling løses etter den ulovfestede læren om condictio indebiti. Notodden kommune kritiseres for ikke å ha foretatt en konkret helhetsvurdering av det enkelte kravet, slik denne læren gir anvisning på. Heller ikke etter at saken ble tatt opp herfra, har kommunen gitt en tilfredsstillende vurdering av kravene.
Etter en konkret helhetsvurdering av de seks kravene har ombudsmannen kommet til at kommunen ikke har grunnlag for å kreve tilbakebetaling. Det er i vurderingene lagt særlig vekt på at det var kommunen, som den profesjonelle parten, som var årsak i feilen, at den burde hatt systemer for å fange opp feilen og at andre forhold gjorde at kommunen burde oppdaget feilen. Den tiden som gikk fra kommunen burde oppdaget feilen til tilbakesøkingskravene ble fremmet, at feilutbetalingen har foregått over lang tid og at kravene knytter seg til lønnsutbetalinger, er også tillaget vekt. Videre har ombudsmannen kommet til at samtlige av de seks lærerne var i aktsom god tro om lønnsutbetalingene. Notodden kommune bes derfor om å vurdere de seks tilbakesøkingskravene på nytt.